Administrator-Handbuch

📦 1. Installation & Einrichtung

Tempio Suite kann auf verschiedene Arten betrieben werden. Hier findest du die Kurzübersicht, damit du weißt, welche Variante zu deinem Betrieb passt. Ausführliche Details stehen in Kapitel 31 (Installationsvarianten).

1.1 Variante A – Lokal (Einzelplatz)

Tempio wird auf einem einzelnen PC im Betrieb installiert. Der Zugriff erfolgt innerhalb des Firmennetzes über die Adresse http://[Server-IP]:8080. Ein Internetanschluss wird nur für die Lizenzprüfung und für Updates benötigt – die tägliche Arbeit läuft komplett im eigenen Netz.

1.2 Variante B – Netzwerk (mehrere Geräte)

Ein PC dient als Server, weitere Geräte (PCs, Tablets, Handys) greifen im selben Netzwerk über die Server-IP zu. Das ist die typische Lösung, wenn mehrere Arbeitsplätze plus ein Kiosk-Terminal genutzt werden.

1.3 Variante C – Cloud / eigene Subdomain

Zugriff von überall über eine eigene, SSL-verschlüsselte Web-Adresse (z. B. zeiterfassung.deine-firma.de), meist über einen Reverse-Proxy wie den Nginx Proxy Manager. Erfordert eine eigene Domain und etwas Netzwerk-Konfiguration. Was im Proxy einzutragen ist, steht an einer Stelle: Kapitel 51.6 (Proxy-Block) und Kapitel 1.6 (Proxy-IP übernehmen).

1.4 Kiosk-PC einrichten

Der Kiosk-PC ist das Stempel-Terminal am Eingang oder im Personalraum. Bei der Einrichtung werden die Server-Adresse, der Anzeige-Modus (ein oder zwei Monitore) und der RFID-Leser konfiguriert. Alle Details dazu stehen in Kapitel 20 (Kiosk-System).

1.5 Öffentliche Adresse eintragen

Trag unter Einstellungen → Allgemein → „Öffentliche Adresse der Suite (mit https://)“ die Adresse ein, unter der deine Mitarbeiter die Suite erreichen, z. B. https://zeit.deine-firma.de. Sie muss mit https:// beginnen (nur im eigenen Netz ohne Zertifikat http://). Aus dieser Adresse entstehen die Links in E-Mails – vor allem „Passwort zurücksetzen“ und die Zugangsdaten für neue Mitarbeiter – sowie die Kiosk-Start-Adresse. Fehlt sie, verschickt die Suite beim Zugriff von außen keinen Passwort-Link (ein Link auf eine fremde Adresse wäre gefährlich) und meldet das den Admins in der Glocke („Passwort-Reset ohne öffentliche Adresse“). Die Adresse für die Kalender-Abo-Links der Mitarbeiter ist ein eigenes Feld auf der Seite API-Zugänge (Kapitel 51.5).

1.6 Hinter Nginx Proxy Manager: Proxy-IP eintragen

Läuft die Suite hinter einem Reverse Proxy (Nginx Proxy Manager, nginx), sieht sie ohne weitere Einstellung für alle Geräte nur die IP des Proxys und immer http. Dann sperren zum Beispiel zehn falsche Anmeldungen eines einzigen Geräts alle API-Zugänge und Kalender-Abos, und das Protokoll zeigt nur die Proxy-IP. Abhilfe: die IP des Proxys als vertrauenswürdig eintragen. Nur von dieser einen Adresse übernimmt die Suite dann die echte Geräte-IP (X-Forwarded-For) und das Protokoll (X-Forwarded-Proto).

1. IP des Proxys ermitteln: Einstellungen → System & Wartung → Proxy-Konfiguration über die öffentliche Adresse aufrufen. Der Abschnitt „Erkannte Verbindung“ zeigt unter „Diese Anfrage“ die Absender-IP und schlägt sie als Proxy-IP vor. Dieser Vorschlag samt Knopf erscheint nur, wenn die Anfrage wirklich über den Proxy kommt (der Proxy schickt dann X-Real-IP mit) und noch kein Proxy aktiv ist.
2. Eintragen: Auf derselben Seite mit dem Knopf „Diese IP als vertrauenswürdigen Proxy übernehmen“ (oder im Feld „Vertrauenswürdiger Proxy (IP)“), jeweils mit deinem Passwort bestätigt. Die Suite ändert dabei nur die Zeile TRUSTED_PROXY= in tempio_lokal.cfg und legt vorher eine Sicherung an. Alternativ die Zeile selbst in die Datei tempio_lokal.cfg im Tempio-Ordner schreiben, z. B. TRUSTED_PROXY=192.168.1.10.
3. Die Suite neu starten: Nach dem Übernehmen bzw. nach Änderungen an tempio_lokal.cfg die Suite neu starten, über System-Werkzeuge → „Server jetzt neu starten“ (Kapitel 26). Bei Tray-Betrieb geht auch das Tray-Menü „Neustart“. Bis dahin zeigt die Proxy-Seite „Vertrauenswürdiger Proxy, aktiv“ und „Eingetragen“ getrennt an, mit dem Hinweis „Wird nach einem Neustart der Suite wirksam.“
4. Kontrolle: Die Seite Proxy-Konfiguration erneut über die öffentliche Adresse aufrufen. Dort steht jetzt der eingetragene Proxy, und als Absender-IP erscheint die IP deines Geräts, als Protokoll https.

Erlaubt ist genau eine IP-Adresse: kein *, kein Netzbereich, kein Hostname. Ein ungültiger Eintrag wird ignoriert; die Proxy-Seite zeigt ihn dann rot an. Läuft der Nginx Proxy Manager im Docker auf demselben Rechner, ist es meist die Docker-Bridge-IP. Trag genau die Adresse ein, die die Proxy-Seite anzeigt. 127.0.0.1 gilt nur, wenn du es ausdrücklich einträgst.

Gehostete Instanzen: Das setzt Tempio (Umgebungsvariable TEMPIO_TRUSTED_PROXY).

1.7 Start, Neustart und Doppelstart

Die Suite startet je Port und je Datenbank nur einmal. Ein zweiter Start (z. B. Tray und Dienst gleichzeitig, ein zweites Fenster, oder Autostart und Watchdog zugleich) bricht ab. So laufen automatische Aufgaben wie Backups und Erinnerungs-Mails nie doppelt.

• Tray, und die Suite läuft schon (typisch nach der Anmeldung, wenn Autostart und Watchdog sie beide starten): Der zweite Tray beendet sich still, ohne Meldungsfenster. In logs/tempio_tray.log steht dann „Zweiter Start erkannt (Autostart/Watchdog?) – Suite läuft bereits, beende still.“ Der Dienst schreibt dieselbe Zeile in logs/tempio_service.log.
• Doppelklick auf die Start-Datei, während die Suite läuft: Das Fenster zeigt „Port 8080 ist bereits belegt – läuft die Suite schon? Kein zweiter Start.“ (mit deinem Port) und darunter, dass die Suite bereits antwortet. Das Fenster kannst du schließen.
• Der Port ist von einem anderen Programm belegt: Meldung wie oben; der Tray zeigt dazu das Fenster „Tempio Suite wurde nicht gestartet“. Dann das andere Programm beenden oder in tempio_lokal.cfg einen anderen PORT= wählen.
• Eine andere Instanz nutzt dieselbe Datenbank (z. B. der Dienst auf einem anderen Port oder ein zweiter Rechner): „Für diese Datenbank läuft bereits eine Tempio-Instanz (…, seit …). Kein zweiter Start.“ In der Klammer steht, wo die laufende Instanz läuft (Rechner, Port).

Was tun? Das bestehende Fenster bzw. den laufenden Dienst weiter nutzen. Soll die Suite anders laufen (z. B. als Dienst statt im Tray), die laufende Instanz zuerst beenden und dann neu starten. Ob die Suite die Sperre hält, steht unter System-Werkzeuge → Server neu starten („Instanz-Sperre: gehalten seit …“).

Neustart: Über den Knopf in der Suite (Kapitel 26) oder das Tray-Menü „Neustart“ kann es bis zu etwa 15 Sekunden länger dauern, bis die neue Instanz übernimmt: Sie wartet, bis die alte den Port freigegeben hat. Das ist normal.

🧭 2. Bedienung & Menüaufbau

Damit du dich sofort zurechtfindest, hier ein kurzer Überblick, wie Tempio aufgebaut ist. Wenn du diese Grundlagen kennst, erklären sich die meisten Funktionen von selbst.

2.1 Das Hauptmenü

Links (am Handy über das ☰-Symbol oben) findest du das Hauptmenü mit allen Bereichen: Dashboard, Mitarbeiter, Dienstplan, Zeiterfassung, Genehmigungen, Betriebsstruktur, Einstellungen und mehr. Welche Punkte du siehst, hängt von deiner Rolle ab – ein Administrator sieht alles, ein Mitarbeiter nur seine eigenen Bereiche.

2.2 Das Dashboard (Startseite)

Nach dem Anmelden landest du auf dem Dashboard. Es zeigt dir die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick: offene Anträge, die deiner Entscheidung harren, aktuelle Anwesenheiten, anstehende Aufgaben und Warnhinweise (z. B. auslaufende Lizenz oder verfallender Resturlaub). Von hier springst du mit einem Klick in den jeweiligen Bereich.

2.3 Einstellungen

Fast alle Konfigurationen (E-Mail, Backup, Lizenz, Schichtfarben, Pausenregeln, System-Werkzeuge) findest du gebündelt unter Einstellungen. Die Seite ist in übersichtliche Unterbereiche gegliedert, sodass du nicht lange suchen musst.

👥 3. Mitarbeiterverwaltung

3.1 Neuen Mitarbeiter anlegen (Schritt für Schritt)

1. Menü → Mitarbeiter → + Neu.
2. Stammdaten ausfüllen: Vor- und Nachname sind Pflicht. Personalnummer (ab 100 empfohlen), Geburtsdatum, Adresse usw. nach Bedarf.
3. Beschäftigung: Eintrittsdatum, Vertragsart, Abteilung, Position.
4. Vergütung & Arbeitszeit: Beschäftigungsart, Lohn, Soll-Stunden, Urlaubsanspruch. Bei Minijob erscheint zusätzlich die Option „Rentenbefreit“.
5. Optional Kiosk-PIN vergeben und ein Benutzerkonto anlegen (für den Web-Login).
6. Auf Speichern klicken.

3.2 Standort-Zuweisung

Hauptstandort: In der Personalakte im Dropdown „Standort“ wählen – wird automatisch in der Standortverwaltung eingetragen.
Nebenstandorte: Menü → Betriebsstruktur → Standorte → Standort auswählen → Mitarbeiter → Nebenstandort hinzufügen. Ein Mitarbeiter kann an mehreren Standorten arbeiten.

3.3 Benutzerkonto & Onboarding-E-Mail

Beim Anlegen „Benutzerkonto erstellen“ aktivieren und Benutzername/Passwort vergeben. Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt und SMTP konfiguriert (Kapitel 28), erhält der Mitarbeiter automatisch eine Willkommens-E-Mail mit seinen Zugangsdaten. Beim ersten Login muss er sein Passwort ändern.

3.4 RFID-Karte zuweisen

Es gibt zwei Wege:

• Manuell: Personalakte → Feld „RFID-Tag“ / „Ausweis-Nr.“ → Karten-Code eintragen.
• Chip-Anlernen am Kiosk (komfortabel, siehe Kapitel 21.3): Unbekannte Chips werden am Terminal erfasst und später im Backoffice einem Mitarbeiter zugeordnet.

3.5 Kiosk-, Web- & Verfügbarkeits-Zugang steuern

Menü → Kiosk-Zugang. Pro Mitarbeiter steuerst du getrennt:

• Kiosk aktiv: Darf am Terminal stempeln.
• Web-Stempeln aktiv: Darf zusätzlich über die Web-App/das Handy stempeln.
• Verfügbarkeit aktiv: Schaltet das Verfügbarkeits-Modul für diesen Mitarbeiter frei (siehe Kapitel 10).
• Befristung: Der Zugang kann mit einem Ablaufdatum vergeben werden (z. B. für Aushilfen und Saisonkräfte).

Jede Änderung wird protokolliert (wer, wann, was). So bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer wann freigeschaltet wurde.

3.6 Mitarbeiter archivieren & löschen

Archivieren (empfohlen): Der Mitarbeiter wird inaktiv, alle Daten und Zeiten bleiben erhalten – wichtig für Nachweise und gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
Endgültig löschen: Entfernt den Mitarbeiter samt aller verknüpften Daten unwiderruflich. Erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (siehe Kapitel 27) durchführen.

🔐 4. Rollen & Berechtigungen

Über Menü → Rollen legst du fest, wer was darf. Eine Rolle ist ein Bündel von Rechten; jedem Benutzer wird genau eine Rolle zugewiesen. So stellst du sicher, dass z. B. eine Schichtleitung Dienstpläne bearbeiten, aber keine Lohndaten sehen kann.

4.1 Typische Rollen

• Administrator: Vollzugriff auf alle Funktionen und Einstellungen.
• HR-Manager: Personal, Abwesenheiten, Lohn – ohne System-Einstellungen.
• Schichtleitung: Verwaltet Dienstpläne und Mitarbeiter des eigenen Standorts.
• Mitarbeiter: Sieht nur eigene Daten, stempelt, beantragt Urlaub.

4.2 Eigene Rolle anlegen oder anpassen

1. Menü → Rollen → + Neue Rolle (oder eine vorhandene bearbeiten).
2. Namen vergeben und die gewünschten Rechte ankreuzen. Die Rechte sind in Gruppen sortiert (z. B. Dienstplan, Personal, Sensible Daten), damit du den Überblick behältst.
3. Speichern und die Rolle anschließend in der Benutzerverwaltung zuweisen.

🔒 5. Sensible Personaldaten & Datenschutz (DSGVO)

Personaldaten sind besonders schützenswert. Damit nicht jeder mit Verwaltungsrechten automatisch auch Kontodaten, Krankmeldungen oder Vertragsdetails sieht, kannst du den Zugriff auf besonders sensible Bereiche gezielt einzeln vergeben. Diese drei Rechte findest du in der Rechtegruppe „Sensible Daten“ (Menü → Rollen).

5.1 Die drei Einzelrechte

• 💶 Finanzdaten – Zugriff auf Bankverbindung, Lohn, Sozialversicherungs- und Steuermerkmale. Nur wer dieses Recht hat, sieht diese Felder in der Personalakte.
• 🏥 Gesundheitsdaten – Zugriff auf gesundheitsbezogene Angaben (z. B. Krankmeldungen, Atteste, gesundheitliche Einschränkungen).
• 📄 Vertragsdaten – Zugriff auf Vertragsdetails (z. B. Vertragsart, Laufzeit, Kündigungsfristen, Zusatzvereinbarungen).

Diese Rechte wirken zusätzlich zu den normalen Personalrechten. Eine Schichtleitung kann also z. B. Namen, Abteilung und Dienstplan eines Mitarbeiters sehen, ohne Einblick in dessen Kontodaten oder Krankmeldungen zu haben.

5.2 Rechte einer Rolle zuweisen

1. Menü → Rollen → gewünschte Rolle bearbeiten.
2. In der Gruppe „Sensible Daten“ die passenden Häkchen setzen – nur die, die diese Rolle wirklich braucht.
3. Speichern. Die Änderung gilt sofort für alle Benutzer mit dieser Rolle.

🏢 6. Standortverwaltung

Menü → Betriebsstruktur → Standorte. Hier legst du Filialen bzw. Betriebsstätten an, weist Mitarbeiter zu und filterst Dienstpläne nach Standort.

6.1 Standort anlegen

Standorte → + Neu → Name und Adresse eingeben → Speichern.

6.2 Mitarbeiter zuweisen

Standort öffnen → Mitarbeiter → Personen als Haupt- oder Nebenstandort hinzufügen. Ein Mitarbeiter kann an mehreren Standorten arbeiten.

🗂️ 7. Abteilungen

Menü → Betriebsstruktur → Abteilungen. Abteilungen (z. B. Küche, Service, Lager) helfen, Mitarbeiter zu gruppieren und Dienstpläne sowie Auswertungen übersichtlicher zu gestalten. Jede Abteilung kann eine eigene Farbe bekommen.

1. Abteilungen → + Neu → Name (und optional Farbe) vergeben.
2. In der Personalakte unter „Beschäftigung“ die Abteilung zuweisen.

Im Dienstplan und in Berichten kannst du anschließend nach Abteilung filtern.

🧱 8. Betriebsstruktur – die Navigation verstehen

Alle Bereiche, die den „Aufbau“ deines Betriebs betreffen, sind unter dem Dach Betriebsstruktur zusammengefasst und über eine einheitliche Leiste erreichbar. So findest du dich überall sofort zurecht, egal in welchem Unterbereich du gerade bist.

8.1 Die obere Hauptleiste

Ganz oben findest du auf allen Betriebsstruktur-Seiten dieselbe Chip-Leiste mit den Hauptbereichen in dieser Reihenfolge:

🏢 Standorte  ·  🗂️ Abteilungen  ·  📅 Arbeitstage  ·  📇 Chips  ·  🖥️ Kiosk-Terminals  ·  ✅ Checklisten  ·  🧽 Reinigung

Ein Klick bringt dich direkt in den jeweiligen Bereich. Der aktuell geöffnete Bereich ist farblich hervorgehoben, sodass du immer weißt, wo du bist. „Checklisten“ und „Reinigung“ stehen bewusst nebeneinander, weil beides Aufgaben sind, die am Kiosk und auf dem Handy abgehakt werden.

8.2 Die untere Unterleiste

Manche Bereiche haben eigene Unterseiten. Diese erscheinen in einer zweiten, optisch abgesetzten Leiste direkt darunter – nur dort, wo es sie gibt:

• Checklisten: Übersicht · Protokoll / Kontrolle · Archiv
• Reinigung: Übersicht · Protokoll / Nachweis

So bleibt die obere Leiste immer gleich und aufgeräumt, während die seitenspezifischen Unterpunkte sauber getrennt darunter erscheinen. Wechselst du z. B. auf „Protokoll“, bleibt oben „Checklisten“ aktiv markiert, und unten siehst du, auf welcher Unterseite du gerade bist.

📅 9. Dienstplan

9.1 Schicht einplanen

Dienstplan → Tag/Woche/Monat → Zelle anklicken. Standardmäßig ist „Vorlage wählen“ voreingestellt; alternativ gibst du eine freie Zeit ein oder trägst eine Abwesenheit ein. Die Schicht erscheint sofort beim Mitarbeiter in seinem eigenen Dienstplan.

Uhrzeiten werden nur im Format HH:MM gespeichert. Eine Schicht mit ungültiger Uhrzeit (etwa aus einem alten Datenbestand) wird im Dienstplan mit „?“ markiert – bitte anklicken und die Zeit korrigieren.

9.2 Schichtvorlagen

Dienstplan → Vorlagen → Neue Vorlage (z. B. „Frühschicht 06–14 Uhr“). Vorlagen beschleunigen die Planung enorm. Jede Vorlage kann einem Standort zugeordnet werden (global = alle Standorte sehen sie).

9.3 Offenes Schichtende (Endzeit verbergen)

In einer Schichtvorlage oder einzelnen Schicht kannst du „Endzeit vor Mitarbeiter verbergen“ aktivieren. Mitarbeiter sehen dann nur den Beginn (z. B. „ab 18:00″), das Ende bleibt offen. Admins sehen die Endzeit weiterhin. Praktisch in der Gastronomie, wenn das Ende vom Betrieb abhängt.

9.4 Schicht- & Status-Farben

Unter Einstellungen → Schichtplan-Farben legst du eigene Farben für Status wie Urlaub, Krank, Frei, Berufsschule usw. fest. Diese erscheinen im Dienstplan und machen ihn auf einen Blick lesbar.

9.5 Arbeitstage-Konfiguration (auch halbe Tage)

Menü → Betriebsstruktur → 📅 Arbeitstage. Hier legst du für jeden Wochentag den Tagesanteil fest: Ganzer Tag (100%), Halber Tag (50%) oder Frei (0%). Andere Werte gibt es nicht.

• Ebenen: Globale Arbeitstage gelten für alle. Darunter kannst du abweichende Wochenpläne für einen Standort, eine Abteilung oder einen einzelnen Mitarbeiter hinterlegen. Es gilt die speziellste vorhandene Ebene (Person > Abteilung > Standort > Global) – immer mit dem ganzen Wochenplan.
• Wirkung: Der Wochenplan bestimmt die Soll-Stunden, wie viele Urlaubstage ein Urlaub kostet und wie viele Stunden dafür gutgeschrieben werden. Tage und Stunden passen dadurch immer zusammen (Einzelheiten in Kapitel 16.7).
• Feiertage richten sich nach dem Bundesland unter Einstellungen → ⚙️ Allgemein → „Bundesland / Feiertage“.

9.6 Dienstplan sperren

Menü → Dienstplan-Sperren → Zeitraum, Antragsarten und Standort auswählen. In gesperrten Zeiträumen können Mitarbeiter keine (oder nur bestimmte) Abwesenheitsanträge stellen – nützlich für Stoßzeiten und wichtige Termine.

9.7 Standort-Filter & PDF-Druck

Über das Standort-Dropdown oben filtern. Schichtleitungen sehen automatisch nur ihren Standort. Über die Druck-/Export-Funktion erzeugst du Dienstpläne als PDF (Wochen- oder Monatsansicht) zum Aushang oder Versand.

9.8 Einzelnen Tag aus einer Abwesenheit entfernen

Muss ein Mitarbeiter an einem Urlaubs- oder Krankheitstag doch arbeiten, nimmst du nur diesen einen Tag aus der Abwesenheit heraus. Dafür gibt es zwei gleichwertige Wege:

1. Über das Abwesenheitsmenü: Dienstplan → Abwesenheit anklicken → im Fenster „Abwesenheit bearbeiten“ „📅 Nur diesen Tag stornieren“.
2. Über die Schicht: Ist der Abwesenheitstag im Dienstplan als Schicht eingetragen (z. B. eine Schicht „Urlaub“), auf das ✕ der Schicht klicken. Das Fenster „🗑 Schicht löschen“ zeigt dann den Hinweis „Nur dieser Tag wird aus der Abwesenheit entfernt.“ → „🗑 Ja, löschen“.

Beide Wege wirken gleich: Liegt der Tag am Anfang oder Ende, wird die Abwesenheit gekürzt; liegt er mitten drin, wird sie in zwei Abwesenheiten geteilt; war es der einzige Tag, wird sie storniert. Der Urlaubstag wird dem Urlaubskonto wieder gutgeschrieben und die Stunden dieses Tages werden zurückgebucht – genau in der Höhe, in der sie gebucht waren (an einem halben Arbeitstag also ein halber Tag).

🟢 10. Verfügbarkeits-Modul

Das Verfügbarkeits-Modul lässt Mitarbeiter (vor allem Minijob und Teilzeit) hinterlegen, wann sie arbeiten können. Das erleichtert die Dienstplanung erheblich, weil du auf einen Blick siehst, wer wann einsetzbar ist.

10.1 Pro Mitarbeiter freischalten

Das Modul ist standardmäßig aus. Aktiviere es pro Mitarbeiter unter Menü → Kiosk-Zugang → „Verfügbarkeit aktiv“. Erst dann erscheint beim Mitarbeiter der Menüpunkt Verfügbarkeit.

10.2 Die drei Stufen

• 🟢 Verfügbar  ·  🟡 Nur notfalls  ·  🔴 Nicht verfügbar
• Jeweils ganztägig oder mit Zeitfenster (von–bis).

10.3 Grundmuster & Ausnahmen

Mitarbeiter pflegen ein wöchentliches Grundmuster (pro Wochentag) und einzelne Ausnahmen für konkrete Daten. Als Admin siehst und bearbeitest du immer alle Verfügbarkeiten – unabhängig davon, ob der Self-Service beim Mitarbeiter aktiv ist.

10.4 Anzeige im Dienstplan & Warnungen

Die Verfügbarkeit erscheint in allen drei Dienstplan-Ansichten als farbiger Punkt (🟢/🟡/🔴), den du anklicken kannst (Details und Zeiten). Planst du jemanden außerhalb seines verfügbaren Fensters ein, erscheint eine Warnung mit den konkreten verfügbaren Zeiten – du kannst trotzdem einplanen, weißt aber Bescheid.

10.5 Wochen-Rhythmus (A/B/C-Wochen)

Manche Mitarbeiter haben kein gleichbleibendes Wochenmuster, sondern einen mehrwöchigen Rhythmus (z. B. eine „gerade“ und eine „ungerade“ Woche im Wechsel). Dafür lässt sich pro Mitarbeiter ein Wochen-Rhythmus mit einem Zyklus von 2 bis 6 Wochen aktivieren (Woche A, B, C … im Wechsel).

• Einschalten: Beim Aktivieren wird das bisherige Grundmuster als Woche A verstanden und automatisch in die weiteren Wochen (B, C …) kopiert – so startet jede Woche identisch und du passt sie danach einzeln an.
• Pflege: Auf der Verfügbarkeits-Seite gibt es dann pro Rhythmus-Woche einen eigenen Tab (Woche A / B / …), in dem du das Grundmuster dieser Woche einträgst.
• Zyklus ändern: Vergrößern füllt nur die neu hinzugekommenen Wochen; Verkleinern entfernt die überzähligen Wochen. Ein Zyklus unter 2 ist kein Rhythmus und wird auf 2 angehoben.
• Ausschalten: Die hinterlegten Wochen bleiben gespeichert – es gilt wieder nur Woche A.

Welche Kalenderwoche gerade A, B oder C ist, bestimmt Tempio anhand eines festen Ankers; jeder Tag derselben Woche liefert dieselbe Rhythmus-Woche. Ausnahmen für konkrete Daten gelten unabhängig vom Rhythmus (sie hängen am Datum, nicht an der Woche).

✅ 11. Checklisten / To-Do

Mit Checklisten gibst du wiederkehrende Aufgaben vor (z. B. „Öffnen Küche“, „Schließen Service“). Mitarbeiter haken sie auf dem Handy und/oder am Kiosk-Terminal ab – jeweils mit Name und Uhrzeit, also voll nachvollziehbar. Verwaltung unter Menü → Betriebsstruktur → Checklisten.

11.1 Checkliste anlegen & Punkte pflegen

1. Checklisten → Titel eingeben → Anlegen.
2. In der Bearbeiten-Ansicht Punkte hinzufügen, sortieren (↑/↓) und optional als „Pflicht“ markieren.

11.2 Zuweisung (wann gilt die Liste?)

Pro Liste optional kombinierbar – leer heißt jeweils „gilt für alles“:

• Abteilung (z. B. nur Küche)
• Wochentag (z. B. nur freitags)
• Schichtvorlage (z. B. nur Frühschicht) – entscheidend für die Trennung morgens/abends

11.3 Sichtbarkeit: Wo erscheint die Liste?

Unabhängig voneinander wählbar:

• 📱 Handy-Schalter – Liste erscheint in „Meine Checklisten“.
• 🖥 Kiosk-Terminals (Mehrfachauswahl) – auf welchen Terminals die Liste am Kiosk erscheint.

11.4 Trennung morgens/abends (Beispiel)

Lege die Morgen-Liste an und weise ihr die Schichtvorlage „Frühschicht“ zu, die Abend-Liste der Vorlage „Spätschicht“. Dann sieht ein morgens eingeteilter Mitarbeiter nur die Morgen-Liste, ein abends eingeteilter nur die Abend-Liste. Listen ohne Vorlage gelten für alle Schichten (z. B. eine allgemeine Hygiene-Liste). Ohne Schicht-Eintrag sieht der Mitarbeiter nur die allgemeinen Listen.

11.5 Geteilter Stand & Schicht-Kennung

Der Erledigt-Haken wird pro Punkt, Tag und Schicht gespeichert. Handy und Kiosk teilen denselben Stand für dieselbe Schicht. Für eine andere Schicht (z. B. Spät statt Früh) zählt ein eigener, frischer Stand – die Liste „setzt sich also pro Schicht zurück“.

11.6 Protokoll / Kontrolle & Archiv

Über die Unterleiste (siehe Kapitel 8.2) erreichst du zwei Nachweis-Seiten:

• Protokoll / Kontrolle: zeigt, welche Punkte wann und von wem abgehakt wurden – ideal zur Kontrolle, ob alles erledigt wurde.
• Archiv: ältere, abgeschlossene Listen zum Nachschlagen.

11.7 Duplizieren

In der Übersicht gibt es pro Liste den Button „⧉ Duplizieren“. Er fragt nach einem neuen Titel und kopiert alles (Punkte, Zuweisungen, Sichtbarkeit). Die Kopie wird inaktiv angelegt – erst prüfen, dann aktiv schalten. Praktisch, wenn sich Listen stark ähneln.

🧽 12. Reinigungsplan

Der Reinigungsplan ist für wiederkehrende Reinigungs- und Wartungsaufgaben mit festem Intervall gedacht (z. B. „Abfluss Theke reinigen – alle 7 Tage“). Im Unterschied zu Checklisten (die sich an der Schicht orientieren) hat jede Reinigungsaufgabe ein Fälligkeitsdatum und wird nach jedem Abhaken automatisch neu berechnet. So gerät keine turnusmäßige Aufgabe in Vergessenheit. Verwaltung unter Menü → Betriebsstruktur → Reinigung.

12.1 Reinigungsaufgabe anlegen

1. Titel eingeben (z. B. „Abfluss Theke reinigen“).
2. Intervall (Tage): Wie oft die Aufgabe fällig wird. Über die Schnellauswahl-Knöpfe geht’s noch schneller: täglich = 1 · wöchentlich = 7 · alle 2 Wochen = 14 · monatlich = 30 · quartalsweise = 90.
3. Karenz (Tage): Wie viele Tage vor der Fälligkeit die Aufgabe schon abgehakt werden darf. In dieser Zeit erscheint sie gelb als „bald fällig“. Karenz 0 = erst genau am Fälligkeitstag abhakbar.
4. Wo soll die Aufgabe erscheinen? Wähle Handy („Meine Reinigung“) und/oder ein oder mehrere Kiosk-Terminals. Wie bei Checklisten gilt: Wird nichts gewählt, erscheint die Aufgabe nirgends.
5. Auf + Anlegen klicken.

12.2 Status verstehen

In der Aufgabenliste zeigt eine farbige Markierung sofort den Zustand:

• 🟢 Erledigt – aktuell alles im grünen Bereich, noch nicht wieder fällig.
• 🟡 Bald fällig – innerhalb der Karenzzeit, darf schon erledigt werden.
• 🔵 Heute fällig – heute ist der Stichtag.
• 🔴 Überfällig – der Termin ist verstrichen (mit Anzeige, seit wie vielen Tagen).

Die Spalten „Zuletzt“ und „Nächste“ zeigen, wann die Aufgabe zuletzt erledigt wurde und wann sie das nächste Mal fällig ist.

12.3 Aufgaben abhaken, sortieren, bearbeiten

• Als Admin direkt abhaken: Über den ✓-Knopf in der Aktionsspalte verbuchst du eine Aufgabe sofort als erledigt (mit Sicherheitsabfrage). Das Fälligkeitsdatum rückt automatisch um das Intervall weiter.
• Sortieren: Mit den Pfeilen ↑/↓ die Reihenfolge anpassen.
• Bearbeiten/Löschen: Über die entsprechenden Symbole. Beim Bearbeiten kannst du Intervall, Karenz und Sichtbarkeit jederzeit ändern.

12.4 Protokoll / Nachweis

Über die Unterleiste oder den Knopf „📋 Protokoll / Nachweis“ siehst du, wer wann welche Reinigungsaufgabe erledigt hat. Das ist ein wertvoller Nachweis, z. B. für Hygiene- und Reinigungspflichten gegenüber Kontrollen.

🕐 13. Zeitkorrekturen

Nicht jede Stempelung sitzt perfekt: Mal wird das Ausstempeln vergessen, mal stimmt eine Zeit nicht. Über die Zeitkorrektur bringst du solche Buchungen sauber und nachvollziehbar in Ordnung. Menü → Zeitkorrekturen (bzw. im Bereich Zeiterfassung).

13.1 Zwei Wege: Antrag und Sofortkorrektur

• Mitarbeiter-Antrag: Ein Mitarbeiter beantragt eine Korrektur (siehe Mitarbeiter-Handbuch). Der Antrag landet bei dir zur Genehmigung.
• Admin-Sofortkorrektur: Du als Admin korrigierst direkt – die Änderung ist sofort wirksam und wird im Prüfprotokoll vermerkt.

13.2 Der Korrektur-Dialog

Im Dialog „Zeitkorrektur“ wählst du:

1. Den Mitarbeiter.
2. Bestehende korrigieren (eine vorhandene Buchung ändern) oder Neue Buchung anlegen (eine fehlende nachtragen).
3. Bei „Bestehende korrigieren“: Monat/Jahr und die betroffene Buchung auswählen. Die aktuellen Kommen-/Gehen-Zeiten werden vorbefüllt.
4. Neue Kommen– und Gehen-Zeit eingeben.
5. Optional eine Pause (Minuten) angeben – siehe Kapitel 14.
6. Eine Notiz / Begründung eintragen und speichern.

13.3 Vergessene Abmeldungen

Hat jemand vergessen auszustempeln, taucht die offene Buchung in der Korrektur-Übersicht auf. Du trägst die korrekte Gehen-Zeit nach – die Tagesstunden werden automatisch neu berechnet.

13.4 Manuelle Buchung „Urlaub“ oder „Krank“ – Schutz vor Doppelbuchung

Zeiterfassung → Manuelle Buchung (bzw. eine vorhandene Buchung bearbeiten). Wählst du als Art Urlaub oder Krank für einen Tag, an dem aus einem genehmigten Antrag bereits genau diese Abwesenheit gutgeschrieben ist, speichert Tempio zunächst nicht. Du siehst einen Hinweis („Für <Datum> ist bereits Urlaub aus Antrag … gutgeschrieben …“), deine Eingaben bleiben im Formular stehen, und es erscheint das Häkchen „Doppelbuchung bestätigen – an diesem Tag ist bereits eine Abwesenheit gutgeschrieben.“ Erst mit diesem Häkchen wird gespeichert.

☕ 14. Pausenkorrektur

Manchmal stimmt nicht die Kommen-/Gehen-Zeit, sondern die Pause: Jemand hat vergessen, sich aus der Pause zurückzumelden, oder die Pause war in Wirklichkeit kürzer oder länger als automatisch berechnet. Genau dafür gibt es die Pausenkorrektur – als eigenes Feld im Korrektur-Dialog.

14.1 Das Feld „Pause (Minuten)“

Im Zeitkorrektur-Dialog (Kapitel 13) gibt es das optionale Feld „Pause (Minuten)“:

• Leer lassen → die Pause bleibt unverändert. Es greift wie bisher die automatische Pausenregel deines Betriebs. Bestehende Buchungen und reine Kommen-/Gehen-Korrekturen ändern sich dadurch nicht.
• Einen Wert eintragen (auch 0) → die Pause wird auf genau diesen Wert gesetzt. Beispiel: „20″ bedeutet, dass für diese Buchung genau 20 Minuten Pause gerechnet werden.

14.2 Wichtig: Eine gesetzte Pause hat Vorrang

Normalerweise rechnet Tempio automatisch eine Mindestpause, sobald eine bestimmte Arbeitsdauer überschritten wird. Trägst du im Korrekturfeld aber einen eigenen Pausenwert ein, hat dieser Vorrang – auch wenn er kürzer ist als die automatische Pause. So kannst du z. B. bewusst 20 Minuten setzen, obwohl die Automatik 30 vorsehen würde.

14.3 Mitarbeiter-Antrag mit Pause

Auch Mitarbeiter können eine Pausenkorrektur beantragen (z. B. „ich habe vergessen, mich aus der Pause zurückzumelden – es waren nur 20 Minuten“). Der Antrag erscheint bei dir zur Genehmigung mit der beantragten Pausenzeit. Genehmigst du ihn, wird die Pause exakt wie beantragt übernommen und die Tagesstunden werden neu berechnet.

✔ 15. Anträge genehmigen

Menü → Freigaben & Korrekturen (Seite „Genehmigungen – Offene Anträge“, bzw. „Offene Anträge“ auf dem Dashboard). Hier laufen alle Anträge zusammen, die deine Entscheidung brauchen: Urlaub, Schichttausch, Zeit- und Pausenkorrekturen.

1. Antrag öffnen und Details prüfen (bei Korrekturen siehst du auch die beantragte Pause).
2. Genehmigen oder Ablehnen (bei Ablehnung optional Begründung).
3. Der Mitarbeiter wird automatisch benachrichtigt.

Bei Abwesenheitsanträgen kannst du über „✏️ Bearbeiten“ einen Änderungsvorschlag mit geändertem Zeitraum machen. Der Mitarbeiter nimmt ihn an, lehnt ab oder macht einen eigenen Gegenvorschlag; darauf kannst du wieder mit einem neuen Vorschlag antworten. Nimmt der Mitarbeiter einen Vorschlag an, gilt der neue Zeitraum. Bei Schichttausch kannst du den Tausch ebenfalls anpassen, bevor du bestätigst.

🌴 16. Urlaubsverwaltung

16.1 Urlaubsanspruch festlegen

In der Personalakte → Bearbeiten die Felder „Urlaubstage / Jahr“ und bei Bedarf „Zusatzurlaub (Tage)“ ausfüllen (hier in ganzen Tagen). Daraus legt Tempio je Jahr ein Urlaubskonto an und berechnet den Resturlaub automatisch. Halbe Tage trägst du direkt im Urlaubskonto ein (Kapitel 16.3).

16.2 Urlaubsübersicht & Kalender

Menü → Urlaubsverwaltung. Du siehst alle Mitarbeiter mit ihren Urlaubswerten je Jahr, den Urlaubskalender (📅 Kalender: wer ist wann abwesend) und kannst Engpässe früh erkennen. Über Details öffnest du die Urlaubskonten eines Mitarbeiters – dort findest du je Jahr die Kontowerte, die Karte „Urlaub buchen“ und die Buchungsliste.

16.3 Urlaubskonto bearbeiten (Kontodaten)

Urlaubsverwaltung → Details → beim gewünschten Jahr Bearbeiten. Im Fenster „Urlaubskonto <Jahr> bearbeiten“ pflegst du:

• Jahresurlaub (Tage), Zusatzurlaub (Tage) und Übertrag aus Vorjahr – jeweils auch mit halben Tagen (z. B. 24,5).
• Übertrag automatisch berechnen: Angehakt rechnet Tempio den Übertrag bei einem Urlaubsverfall automatisch neu; abgehakt bleibt dein eingetragener Wert stehen.
• Begründung / Notiz zum Konto.

Die Zeile „Manuelle Korrekturen: … Tage (über Buchungen)“ ist nur eine Anzeige. Ein Korrekturfeld gibt es hier nicht mehr – Gutschriften und Abzüge buchst du über die Karte „Urlaub buchen“ (Kapitel 16.4).

16.4 Urlaub buchen: Gutschrift, Abzug, Verfall, Auszahlung

Unter jedem Urlaubskonto steht die Karte „Urlaub buchen – Konto <Jahr>“ (das laufende Jahr ist aufgeklappt, die anderen klappst du per Klick auf). Sie ersetzt den früheren „Manuellen Urlaubsabzug“ und das Korrekturfeld.

1. Art wählen:
   • Gutschrift – zusätzliche Urlaubstage (z. B. Sonderregelung, Ausgleich für einen Feiertagsdienst).
   • Abzug – Urlaubstage abziehen (z. B. Korrektur eines Erfassungsfehlers).
   • Verfall – Resturlaub verfällt.
   • Auszahlung – Urlaubstage werden ausbezahlt statt genommen.
2. Tage eingeben – halbe Tage sind möglich (z. B. 0,5 oder 1,5).
3. Datum prüfen (vorbelegt mit heute). Es bestimmt, in welchem Monat die Buchung wirkt.
4. Grund eintragen – Pflichtangabe, er steht später in der Buchungsliste.
5. Optional „Mitarbeiter benachrichtigen“ und – nur bei Gutschrift/Abzug – „mit Zeitausgleich aufs Stundenkonto“ (Kapitel 16.6).
6. Buchen klicken und die Sicherheitsfrage bestätigen.

Verfall und Auszahlung buchen nie Zeit aufs Stundenkonto. Liegt das Datum außerhalb des Kontojahres, zeigt die Karte einen gelben Hinweis („Datum liegt außerhalb des Kontojahres … – die Buchung wirkt auf Konto …“); gebucht wird trotzdem auf das Konto der Karte.

16.5 Buchungsliste & Verwerfen

Jede Buchung ist ein eigener Eintrag in der Liste „Buchungen <Jahr>“ unter dem Konto – mit Datum, Art, Tagen, Zeitausgleich, Grund, wer gebucht hat und Status. Überschrieben wird nie etwas; so bleibt jederzeit nachvollziehbar, wie der Kontostand zustande kam.

• Verwerfen: Eine Gutschrift oder einen Abzug nimmst du über „Verwerfen“ zurück: Grund eintragen → „Zurücknehmen“. Die Buchung bleibt durchgestrichen mit Status „verworfen“ sichtbar, der Kontostand wird zurückgerechnet. Hatte sie einen Zeitausgleich, werden auch die Stunden zurückgebucht.
• Übernahme Altbestand: Manuelle Korrekturen aus der Zeit vor diesem Update wurden beim Update einmalig als Buchung „Übernahme Altbestand“ übernommen. Der Kontostand hat sich dadurch nicht verändert.

16.6 Zeitausgleich: Urlaubstage gegen Stunden tauschen

Bei Gutschrift oder Abzug kannst du in der Karte „Urlaub buchen“ zusätzlich „mit Zeitausgleich aufs Stundenkonto“ anhaken. Dann wird gleichzeitig das Stundenkonto des Mitarbeiters gebucht:

• Abzug von Urlaubstagen → die Stunden kommen aufs Stundenkonto (Urlaub wird in Plusstunden getauscht).
• Gutschrift von Urlaubstagen → die Stunden gehen vom Stundenkonto ab (Überstunden werden in Urlaub getauscht).
• Im Feld Stunden schlägt Tempio „Tage × Tagessoll“ vor (z. B. „Vorschlag: 8 h (1 Tag(e) × 8 h)“). Du kannst den Wert überschreiben; leer gelassen gilt der Vorschlag. Ist kein Tagessoll hinterlegt, musst du die Stunden selbst angeben.
• Die Stunden wirken 1:1 auf das Stundenkonto – sie werden nicht durch Pflichtstunden aufgezehrt. Im Stundenkonto erscheinen sie im betroffenen Monat als „Davon Urlaubs-Zeitausgleich“.
• Wirksam ist der Monat des Buchungsdatums. Liegt das Datum in der Zukunft, steht in der Buchungsliste „wirksam ab <Monat>“.

16.7 Wie Urlaubstage gezählt werden

• Nach dem Wochenplan: Jeder Tag kostet so viel Urlaub, wie der Mitarbeiter an diesem Tag laut Arbeitstage-Einstellung arbeitet (Ganzer Tag = 1, Halber Tag = 0,5, Frei = 0; Kapitel 9.5). Gutgeschrieben werden genau die passenden Stunden – Tage und Stunden passen immer zusammen.
• Halber Urlaubstag: Setzt du beim Antrag das Häkchen „Halber Tag“, kostet jeder Tag 0,5 – an einem halben Arbeitstag höchstens diesen halben Tag, an einem freien Tag nichts. Das geht auch über mehrere Tage (jeder Tag halb).
• Feiertage richten sich nach dem eingestellten Bundesland. Wie ein Feiertag im Urlaub zählt, legst du unter Einstellungen → ⏱️ Lohn & Zeit → „Feiertag im Urlaub“ fest:
  • Feiertag ist kein Urlaubstag – keine Zeitgutschrift (Standard): Der Feiertag kostet keinen Urlaubstag.
  • Feiertag ist Urlaubstag – mit Zeitgutschrift: Der Feiertag zählt als Urlaubstag, dafür werden die Stunden gutgeschrieben.
  Krankheit und andere Abwesenheiten werden an Feiertagen immer nach der Arbeitstage-Einstellung gutgeschrieben.
• Bestehende Anträge behalten die Zählung, mit der sie angelegt wurden.

16.8 Minijob: Urlaub und Stunden

• Ohne feste Monatsstunden: Urlaubstage werden ganz normal gezählt, aber es werden keine Stunden automatisch gutgeschrieben. Tempio weist darauf hin („… ist Minijobber ohne feste Monatsstunden – … wurde keine Zeit gutgeschrieben. Bitte Stunden manuell nachbuchen.“).
• Mit festen Monatsstunden (Personalakte: „Soll-Monatsstunden“): Der Minijob wird wie eine Teilzeitstelle behandelt – mit Soll-Stunden und Stundengutschrift für Abwesenheiten. Gutgeschrieben wird mit dem Tagessoll aus der Personalakte („Soll-Tagesstunden (auto)“).

16.9 Rechte für die Urlaubsverwaltung

In der Rollenverwaltung (Kapitel 4) gibt es in der Gruppe „Abwesenheiten“ drei Urlaubsrechte:

• Urlaubskonten verwalten – Urlaubskonten aller Mitarbeiter ansehen, Verfall-Liste, Nachweise, Resturlaub-Hinweis.
• Urlaub buchen (Gutschrift/Abzug, Kontodaten) – Gutschrift und Abzug buchen und verwerfen, Kontodaten bearbeiten, Konto anlegen, Sync, Jahreswechsel.
• Urlaubsverfall und -auszahlung – Verfall und Auszahlung buchen, Verfall bestätigen/verlängern, Vormerkungen freigeben oder verwerfen.

Für den Zeitausgleich braucht der Bearbeiter zusätzlich „Stundenkonto / Überstunden“; ohne dieses Recht ist der Zeitausgleich-Bereich in der Karte gar nicht zu sehen. Die Karte zeigt jedem nur die Arten, die er buchen darf. Mitarbeiter ohne diese Rechte sehen ihr eigenes Urlaubskonto weiterhin, können dort aber nichts buchen.

16.10 Resturlaub, Vorjahres-Übertrag & Verfall

Das System behandelt den Vorjahres-Übertrag korrekt: Verbraucht ein Mitarbeiter im neuen Jahr Urlaub, wird dieser zuerst mit dem Übertrag verrechnet – nur der wirklich nicht genutzte Teil verfällt. Maßgeblich ist eine Verfallsfrist: entweder eine am Konto individuell vereinbarte Frist oder standardmäßig der 31. März des Folgejahres. Jeder Übertrag bekommt einen Status: aktiv, fällt bald (Frist nähert sich), überfällig oder verfallen.

16.11 Verfallsliste, Hinweis & Nachweis

Urlaubsverwaltung → ⚠ Verfall-Verwaltung. Ansehen, Hinweise und Nachweise erfordern das Recht Urlaubskonten verwalten; einen Verfall bestätigen oder die Frist verlängern darf nur, wer zusätzlich Urlaubsverfall und -auszahlung hat (Kapitel 16.9).

• Verfallsliste – zeigt, bei wem Resturlaub zu verfallen droht, mit Frist und verfallender Menge. Deine Arbeitsliste, um rechtzeitig zu handeln.
• Hinweis an den Mitarbeiter – per Knopf verschickst du einen Hinweis auf den verfallenden Urlaub (E-Mail/Benachrichtigung). Das ist arbeitsrechtlich wichtig: Der Arbeitgeber muss nachweisbar auf drohenden Verfall hinweisen (Mitwirkungsobliegenheit, § 7 BUrlG / EuGH-Rechtsprechung).
• Verfall-Nachweis – dokumentiert die Urlaubsabzüge als Liste am Bildschirm und als CSV, PDF-Sammelnachweis und einzelner Beleg (PDF). Filterbar nach Jahr bzw. Zeitraum.

16.12 Verfall bestätigen – direkt oder mit Vormerkung

Ob verfallender Resturlaub aus der Verfall-Verwaltung sofort abgebucht wird oder erst nach einer ausdrücklichen Freigabe, steuert die Einstellung „Bestätigungspflicht vor Urlaubsverfall (Vier-Augen-Prinzip)“ unter Einstellungen → ⏱️ Lohn & Zeit:

• Aus (direkt): Du bestätigst den Verfall eines Kontos direkt; der Resturlaub wird als verfallen markiert.
• An (mit Vormerkung): Verfälle werden zunächst nur vorgemerkt und landen in einer Freigabe-Warteschlange (Urlaubsverwaltung → ✓ Vorgemerkte Verfälle). Dort siehst du jeden vorgemerkten Verfall mit Betrag und entscheidest einzeln: freigeben (Verfall wird wirksam) oder verwerfen (bleibt erhalten). So geht nichts automatisch verloren.

16.13 Anteiliger Jahresanspruch (optional)

Optional lässt sich der anteilige Urlaubsanspruch bei unterjährigem Ein-/Austritt aktivieren (Einstellungen → ⏱️ Lohn & Zeit → „Anteilige Urlaubsberechnung bei unterjährigem Ein-/Austritt“, ab Werk aus). Ist er aktiv, wird das Jahres-Kontingent anteilig berechnet; wurde tatsächlich gekürzt, vermerkt Tempio das im Notizfeld des Kontos. In der Wartezeit (erste sechs Monate) weist das System zusätzlich darauf hin, dass der volle Anspruch noch nicht erreicht ist.

⏳ 17. Überstunden & Stundenkonten

Menü → Stundenkonto. Für jeden Mitarbeiter wird ein monatliches Stundenkonto geführt: Soll-Stunden gegen tatsächlich geleistete Ist-Stunden.

• Saldo: Plus- oder Minusstunden je Monat, kumuliert über die Zeit.
• Korrekturen: Du kannst manuelle Korrekturen mit Begründung erfassen (z. B. Auszahlung, Abbau).
• Ausdruck: Überstundenübersicht je Mitarbeiter als PDF zum Nachweis. Die Urlaubsangaben im Ausdruck stammen direkt aus dem Urlaubskonto und stimmen mit der Urlaubsverwaltung überein.
• Urlaubs-Zeitausgleich: Stunden aus einem Zeitausgleich (Kapitel 16.6) erscheinen im betroffenen Monat als eigene Zeile „Davon Urlaubs-Zeitausgleich“. Sie wirken 1:1 auf den Saldo und werden nicht durch Pflichtstunden aufgezehrt.

Die Soll-Stunden ergeben sich aus den hinterlegten Monats-/Wochenstunden und den Arbeitstagen (siehe Arbeitstage-Konfiguration in Kapitel 9.5). Stunden werden überall als „x Std y Min“ angezeigt (z. B. „7 Std 30 Min“), in engen Tabellen kurz als „7:30 h“.

💶 18. Lohn & Lohnabrechnung

Menü → Lohnexport. Tempio unterstützt die Vorbereitung der Lohnabrechnung, indem es Arbeitszeiten, Zuschläge und Abwesenheiten je Mitarbeiter und Monat zusammenfasst.

1. Monat auswählen.
2. Die berechneten Stunden/Beträge je Mitarbeiter prüfen.
3. Bei Bedarf Lohn-Korrekturen erfassen.
4. Abrechnung als PDF ausdrucken oder Daten exportieren (siehe DATEV-Export).

Urlaub im Lohnexport: Die Spalte „Urlaub“ zählt die Urlaubstage des Monats genauso wie das Urlaubskonto – halbe Tage als 0,5, nach dem Wochenplan des Mitarbeiters und mit der Zählung, mit der der Antrag angelegt wurde; angezeigt ohne überflüssiges „,0“ (z. B. „3,5“ oder „4“). „Resturlaub“ zeigt den Stand zum Monatsende und steht – wie in den Exportdateien – immer mit einer Nachkommastelle da (z. B. „17,0“).

📤 19. DATEV-Export

Exportiert die aufbereiteten Lohn-/Stundendaten in einem Format, das deine Steuerberatung bzw. Lohnbuchhaltung weiterverarbeiten kann.

1. Abrechnungsmonat wählen.
2. Export starten – die Datei wird erzeugt und steht zum Download bereit.
3. Datei an die Steuerberatung übergeben. Die Export-Historie zeigt frühere Exporte.

🖥 20. Kiosk-System

20.1 Funktionsweise

Das Kiosk-Terminal läuft als Vollbild-Oberfläche auf dem Kiosk-PC. Mitarbeiter stempeln per RFID-Karte oder Personalnummer + PIN. Eine separate „RFID-Bridge“ liest die Karten am Leser und meldet sie an den Server.

20.2 Funktionen am Terminal

• Stempeln per RFID oder PIN (Personalnummer + ✓, dann PIN).
• Pause starten/beenden (vor dem Stempeln „Pause“ wählen).
• Anwesenheitsliste – wer ist gerade da.
• Checkliste – falls für das Terminal aktiviert (siehe Kapitel 21.2).
• Reinigung – falls Reinigungsaufgaben für das Terminal freigegeben sind.
• Tagesbon drucken (falls Thermodrucker eingerichtet).

20.3 Zwei-Monitor-Betrieb (Kiosk + Kasse/RDP)

Bei der Einrichtung Modus [2] Kiosk + anderes Programm wählen. Monitor 1 bleibt frei für Kassensystem, RDP etc. Monitor 2 zeigt den Kiosk im Vollbild.

20.4 Kiosk manuell starten/stoppen

kiosk_start.bat – Kiosk und RFID-Bridge starten
kiosk_stop.bat – Kiosk beenden

20.5 Tagesbon-Drucker

Unter Einstellungen → Thermodrucker die IP und Aktivierung hinterlegen. Beim Abmelden kann der Mitarbeiter dann einen Tagesbon direkt am Thermodrucker ausdrucken.

💳 21. Kiosk-Terminals & Chip-Anlernen

Menü → Betriebsstruktur → Kiosk-Terminals. Hier verwaltest du die einzelnen Stempel-Terminals. Jedes Terminal hat einen geheimen Geräte-Token: Nur Geräte mit gültigem Token eines aktiven Terminals dürfen stempeln. Das schützt davor, dass jemand über die öffentliche Adresse von außen stempelt.

21.1 Terminal anlegen

1. Kiosk-Terminals → + Neu → Name vergeben (z. B. „Empfang Wadern“, „Küche“).
2. Optional einem Standort zuordnen.
3. Das Terminal erhält einen Token, der beim Einrichten des Kiosk-PCs als Start-Adresse hinterlegt wird. Ein Terminal lässt sich jederzeit deaktivieren (z. B. bei Verlust).

21.2 Checkliste & Reinigung am Terminal anzeigen

Pro Terminal kannst du die Checklisten-Anzeige aktivieren. Ist sie an, erscheint am Kiosk die Kachel „Checkliste“ mit den offenen Punkten der laufenden Schicht. Ebenso lassen sich Reinigungsaufgaben je Terminal freigeben. Welche Listen bzw. Aufgaben ein Terminal zeigt, steuerst du zusätzlich in der Checkliste/Reinigungsaufgabe selbst (Kapitel 11.3 und 12.1).

21.3 Chip-Anlernen (neue RFID-Chips erfassen)

Statt jeden Karten-Code manuell abzutippen, kannst du neue Chips direkt am Terminal anlernen:

1. Am Kiosk auf Chip anlernen tippen und den Erfassungs-PIN eingeben (vorher in der Verwaltung setzen).
2. Neue Chips nacheinander auflegen – jeder erkannte Chip erscheint mit seiner Nummer.
3. Im Backoffice (Kiosk-Verwaltung) ordnest du die erfassten Chips den Mitarbeitern zu.
4. Die Erfassung endet automatisch nach 5 Minuten ohne Scan.

21.4 Kiosk-Zugang & Protokoll

Menü → Kiosk-Zugang zeigt pro Mitarbeiter den Status (Kiosk/Web/Verfügbarkeit, Befristung) und ein Audit-Protokoll aller Änderungen – wer hat wann wen freigeschaltet.

🔔 22. Benachrichtigungen & Push

Tempio informiert Mitarbeiter und Verwaltung über wichtige Ereignisse (genehmigter Urlaub, neue Anträge, Schichtänderungen) – im Programm und optional als Push auf dem Handy.

22.1 Push einrichten

Unter Einstellungen → Benachrichtigungen aktivierst du den Push-Dienst. Mitarbeiter müssen Tempio als App installiert haben und Benachrichtigungen erlauben (siehe Mitarbeiter-Handbuch).

22.2 Welche Ereignisse?

Jeder Mitarbeiter kann pro Ereignistyp festlegen, ob er benachrichtigt wird, und zwischen den Modi Push, Push + E-Mail, nur E-Mail oder keine wählen. So vermeidest du unnötige Meldungen und stellst sicher, dass Wichtiges ankommt.

🔑 23. Lizenzverwaltung

Einstellungen → Lizenz. Lizenzschlüssel eintragen und auf „Aktivieren“ klicken. Tempio prüft regelmäßig automatisch online.

23.1 Updates

Neue Versionen werden über die Update-Funktion (Einstellungen → System) eingespielt. Vor dem Update wird automatisch eine Sicherung erstellt. Je nach Lizenz (Abo/Dauerlizenz) werden Updates über den Lizenzserver gesteuert.

💾 24. Datensicherung (Backup)

Alles zur Sicherung findest du unter Einstellungen → Backup. Ein Backup umfasst je nach Einstellung die Datenbank (PostgreSQL und/oder SQLite) und die Programm- bzw. Nutzdaten (Uploads, Dokumente, Konfiguration). Oben auf der Seite siehst du den freien Speicherplatz, den letzten Lauf und ob der automatische Zeitplan aktiv ist (grüner Punkt = Scheduler läuft).

24.1 Lokaler Speicherort & Aufbewahrung

Das lokale Backup ist immer die Grundlage und wird zuerst erstellt. Standard-Ort ist der Unterordner backups\ im Tempio-Verzeichnis; einen eigenen Pfad trägst du im Feld „Backup-Pfad“ ein. Über die Aufbewahrung (Tage) legst du fest, wie lange alte Sicherungen behalten werden – Älteres wird beim nächsten Lauf automatisch gelöscht.

24.2 Manuelles Backup & Verlauf

Mit „Jetzt sichern“ startest du jederzeit ein Backup von Hand. Der Fortschritt wird live angezeigt; jeder Lauf landet mit Größe, Dauer, Prüfsumme und Protokoll in der Verlaufsliste. Über das Protokoll (📄) siehst du bei Problemen genau, was schiefgelaufen ist.

24.3 Umfang: Voll oder nur Nutzdaten

Beim Datei-Backup wählst du zwischen zwei Profilen:

• Voll – ein vollständiger Abzug des Programmordners (inklusive Programmcode). Für den kompletten Wiederaufbau im Ernstfall.
• Nutzdaten – nur die wirklich unersetzlichen Daten: Uploads, Dokumente und Konfiguration. Deutlich kleiner, ideal für die tägliche Sicherung.

24.4 Verschlüsselung (Wiederherstellungs-Kennwort)

Setzt du unter „Wiederherstellungs-Kennwort“ ein Passwort, wird jedes Backup vor dem Verlassen des Servers verschlüsselt (in einer .enc-Datei). Das ist besonders wichtig, sobald Backups das Haus verlassen (Cloud, E-Mail), denn sie enthalten personenbezogene Daten.

Verlierst du den Server (neue Hardware), kannst du über „Kennwort wiederherstellen“ aus demselben Kennwort den Schlüssel neu erzeugen – ein falsches Kennwort führt zu einer klaren Meldung, nie zu Datenverlust. Über „Kennwort entfernen“ deaktivierst du es wieder (Rückfall auf den reinen Datei-Schlüssel).

24.5 Zusätzliches Speicherziel (Kopie außer Haus)

Zusätzlich zum lokalen Backup kannst du ein zweites Ziel wählen, an das die Sicherung gespiegelt wird. Jede Kopie wird nach der Übertragung anhand einer Prüfsumme verifiziert; stimmt sie nicht, wird sie verworfen. Zur Auswahl stehen:

• NAS / Netzlaufwerk – ein Netzwerkpfad (z. B. \\NAS\Backups) mit optionalem Benutzer und Passwort. Über „Testen“ prüfst du Erreichbarkeit und Schreibrecht.
• WebDAV – ein Cloud-Speicher per HTTPS (z. B. Nextcloud). URL, Benutzer und Passwort eintragen.
• S3-kompatibel – Objektspeicher wie Hetzner, IONOS, Backblaze oder MinIO (Endpoint, Region, Bucket, Access-Key, Secret).
• Dropbox – einfachste Cloud-Anbindung per Klick, siehe 24.6.
• E-Mail – Versand der Sicherung an eine feste Adresse (siehe 24.7).

Mit „Verbindung testen“ prüfst du jedes Ziel gefahrlos (schreibt eine kleine Testdatei und löscht sie wieder). Ist Aufhol-Modus aktiv, werden beim nächsten Lauf auch ältere lokale Sicherungen nachgereicht, die am Ziel noch fehlen.

24.6 Dropbox verbinden

1. Als Ziel Dropbox wählen und auf „Mit Dropbox verbinden“ klicken.
2. Du wirst zu Dropbox weitergeleitet, meldest dich an und erlaubst den Zugriff. Dropbox zeigt dir einen Autorisierungscode an.
3. Diesen Code kopierst du zurück in Tempio und bestätigst. Fertig – der verbundene Kontoname wird angezeigt.

Tempio speichert dabei nur einen verschlüsselten Zugriffs-Token, nie dein Dropbox-Passwort. Über „Dropbox trennen“ löschst du die Verbindung jederzeit wieder. Den Zielordner (Standard Tempio-Backups) kannst du frei setzen.

24.7 Backup per E-Mail

Für Betriebe ohne NAS oder Cloud kann die Sicherung per E-Mail zugestellt werden (nutzt deine SMTP-Einstellungen aus Kapitel 28). Kleine Backups kommen als Anhang; größere (über dem eingestellten Anhang-Limit) als zeitlich begrenzter Download-Link, der nach der ersten Abholung bzw. nach Ablauf ungültig wird.

24.8 Automatischer Zeitplan

Unter „Automatisches Backup“ legst du Häufigkeit (stündlich, täglich, wöchentlich), Uhrzeit und – bei wöchentlich – den Wochentag fest. Der nächste geplante Lauf wird angezeigt. Standard ist täglich um 03:00 Uhr.

♻️ 25. Wiederherstellung (Restore)

Die Wiederherstellung findest du unter Einstellungen → Backup → Wiederherstellung. Sie ist bewusst in einen gefahrlosen und einen kritischen Teil getrennt, damit nichts versehentlich überschrieben wird.

25.1 Das Prinzip: Erst aufbereiten, dann entscheiden

Die laufende Suite bereitet ein Backup nur vor: Sie lädt es (aus einer lokalen Sicherung, vom externen Ziel oder aus einer hochgeladenen Datei), entschlüsselt es bei Bedarf mit dem Wiederherstellungs-Kennwort und entpackt es in einen geschützten Zwischenbereich (Staging). In diesem Schritt wird nichts am laufenden System verändert. Anschließend siehst du eine Analyse (Profil, Inhalt) und entscheidest, wie es weitergeht.

1. Quelle wählen: lokales Backup, Backup vom externen Ziel (per „Ziel-Liste“ abrufbar) oder eine Datei hochladen.
2. Bei verschlüsselten Backups das Wiederherstellungs-Kennwort eingeben.
3. Auf „Aufbereiten“ klicken – das Backup liegt danach gefahrlos im Staging.

25.2 Selektive Wiederherstellung (einzelne Datei)

Aus dem aufbereiteten Staging kannst du einzelne Nutzdaten-Dateien (z. B. ein versehentlich gelöschtes Dokument) an ihren Ort zurückholen. Datenbank und übriges System bleiben dabei unangetastet – das ist der schonende, jederzeit gefahrlose Weg.

25.3 Vollständige Wiederherstellung (Datenbank / gesamtes System)

Das Zurückspielen der Datenbank oder eines Voll-Snapshots überschreibt laufende Daten und läuft deshalb bewusst außerhalb der laufenden App bei gestopptem Dienst. Tempio zeigt dir dazu auf der Restore-Seite eine fertige Schritt-für-Schritt-Anleitung mit den passenden Befehlen an. Der Ablauf ist doppelt abgesichert:

• Vor dem Überschreiben sichert das Werkzeug automatisch den Ist-Zustand (VOR_APPRESTORE_… bzw. VOR_RESTORE_…) – ein Rückweg, falls doch etwas nicht passt.
• Es ist eine doppelte Bestätigung nötig, und es wird ausschließlich geschützt entpackt (kein Schreiben außerhalb des Programmordners).

Über „Verwerfen“ räumst du ein aufbereitetes Backup wieder weg, wenn du es doch nicht brauchst.

🔄 26. Server neu starten (System-Werkzeuge)

Nach manchen Updates oder Einstellungsänderungen muss der Tempio-Server einmal neu gestartet werden, damit alles frisch geladen wird. Dafür gibt es einen bequemen Knopf direkt in der Weboberfläche – du musst dich nicht am Server-PC anmelden. Einstellungen → System-Werkzeuge → Server jetzt neu starten.

26.1 Was der Knopf macht

Ein Klick erledigt alles Nötige, in genau dieser Reihenfolge:

1. Der laufende Server wird sauber beendet.
2. Der Zwischenspeicher (Cache) wird geleert – so wirken Updates und Änderungen zuverlässig.
3. Der Server wird frisch gestartet.

Der ganze Vorgang dauert etwa 15 Sekunden. Die Weboberfläche ist kurz nicht erreichbar und danach automatisch wieder da – einfach die Seite neu laden.

26.2 Wann brauchst du das?

• Nach dem Einspielen eines Updates, wenn du dazu aufgefordert wirst.
• Wenn eine Änderung nicht sofort sichtbar wird (der Neustart leert den Cache).
• Auf Empfehlung des Supports zur Behebung kleinerer Anzeigeprobleme.

📚 27. Aufbewahrungsfristen

Menü → Aufbewahrung. Tempio hilft dir, gesetzliche Aufbewahrungspflichten im Blick zu behalten, bevor du Daten endgültig löschst.

• Lohn-/Gehaltsunterlagen: in der Regel 6 Jahre (§ 257 HGB).
• Steuerlich relevante Unterlagen: in der Regel 10 Jahre (§ 147 AO).
• Zeiterfassung: in der Regel 2 Jahre (§ 16 ArbZG).

Die Übersicht zeigt, welche Daten noch der Aufbewahrung unterliegen. Erst nach Ablauf der Fristen solltest du archivierte Mitarbeiter endgültig löschen.

📧 28. E-Mail-Konfiguration

Einstellungen → Kommunikation → E-Mail (SMTP). SMTP-Zugangsdaten eingeben und mit „Test-E-Mail senden“ prüfen. Erst wenn der Test klappt, werden Onboarding- und Benachrichtigungs-Mails zuverlässig versendet.

Schalter „E-Mail-Versand eingeschaltet“: Ist er aus, verschickt die Suite keine E-Mails – auch keine Passwort-Mails, keine Willkommens-Mails und keine Nachrichten per Mail. Ein „Passwort vergessen“ meldet dann den Admins in der Glocke, dass keine Mail rausging. Nur der Knopf „Test-E-Mail senden“ funktioniert auch bei ausgeschaltetem Versand, damit du den Server vorher prüfen kannst.

Warnleiste: Ist ein SMTP-Server eingetragen, der Versand aber ausgeschaltet, zeigt die Suite Admins (wer die Einstellungen ändern darf) auf jeder Seite oben die gelbe Leiste „Der E-Mail-Versand ist ausgeschaltet …“. Der Knopf „Einschalten“ darin setzt nur diesen Schalter auf „an“ (die übrigen SMTP-Angaben bleiben unverändert); prüfe danach mit „Test-E-Mail senden“. Mitarbeiter sehen die Leiste nicht.

28.1 E-Mail-Vorlagen

Unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen passt du Texte an (z. B. Willkommens-Mail). Platzhalter wie {name} oder {benutzername} werden automatisch ersetzt. Eine Vorlage muss „aktiv“ sein, damit sie genutzt wird.

⚖️ 29. Rechtliche Dokumente

Im Footer unter „Datenschutz“, „EULA“ und „Impressum“ erreichbar. Für Kunden mit eigener Domain: Impressum-Daten unter Einstellungen → Firma anpassen.

™ 30. Marken & Haftungsausschluss

Alle in dieser Software oder Dokumentation genannten Produktnamen sind Marken der jeweiligen Inhaber. DATEV® ist eine eingetragene Marke der DATEV eG – Tempio Suite ist kein zertifiziertes DATEV-Produkt. Windows® und OneDrive® sind Marken der Microsoft Corporation.

📊 31. Installationsvarianten im Detail

31.5 DNS-Erreichbarkeit des Lizenzservers prüfen (Linux-Server)

Symptom: Die Update-Kachel unter System-Werkzeuge → Software-Updates zeigt zeitweise „kein Hotfix“ bzw. „Update-Status nicht prüfbar“, obwohl der Lizenzserver erreichbar ist. Beim nächsten Neuladen stimmt die Anzeige wieder.

Ursache: Die Suite fragt bei jedem Aufruf der Kachel den Lizenzserver über seinen Domainnamen ab. Löst der Server diesen Namen bevorzugt über IPv6 auf und ist die IPv6-Anbindung zeitweise instabil, kann die Namensauflösung (DNS) sporadisch hängen – bis in einen Zeitüberschreitungsfehler. Fällt die Auflösung in dieses Fenster, wertet die Suite den Lizenzserver als „nicht erreichbar“. Der Anwendungscode ist daran nicht beteiligt, und auch die Firewall ist nicht die Ursache (ausgehender Verkehr ist üblicherweise erlaubt).

Diagnose – mehrfach ausführen und auf schwankende oder hängende Werte achten (LIZENZ-DOMAIN durch die tatsächliche Lizenzserver-Domain ersetzen):

for i in $(seq 1 10); do
  resolvectl flush-caches
  curl -sS -o /dev/null --max-time 8 \
    -w "dns=%{time_namelookup}s total=%{time_total}s\n" \
    "https://LIZENZ-DOMAIN/api/v1/version?produkt=suite&version=1.0.0"
  sleep 1
done

• Alle Werte durchweg unter ~0,1 s → DNS ist gesund, keine Maßnahme nötig.
• Einzelne Ausreißer über 1 s oder „Resolving timed out“ → DNS-Problem, unten beheben.

Behebung (Server-Einstellung, kein Anwendungscode): feste, schnelle DNS-Resolver mit IPv4-Vorrang eintragen. IPv6 bleibt als Ausfallsicherung erhalten, wird aber nicht mehr zuerst versucht.

1. Aktuelle Konfiguration sichern (Rückweg):

   sudo cp -a /etc/systemd/resolved.conf /etc/systemd/resolved.conf.bak_dns

2. In /etc/systemd/resolved.conf unter der Sektion [Resolve] eintragen:

   [Resolve]
   DNS=<IPv4-Resolver-1> <IPv4-Resolver-2> 1.1.1.1 8.8.8.8
   FallbackDNS=<optionale IPv6-Resolver>

   Die <IPv4-Resolver> sind die IPv4-DNS-Server des Hosters (oft schon in resolvectl status unter „DNS Servers“ sichtbar). 1.1.1.1 (Cloudflare) und 8.8.8.8 (Google) dienen als allgemeine Ausfallsicherung. Sind keine hosterspezifischen Resolver bekannt, genügen 1.1.1.1 8.8.8.8.
3. Dienst neu laden (unterbricht die Anwendung nicht):

   sudo systemctl restart systemd-resolved

4. Kontrolle – „Current DNS Server“ muss jetzt eine IPv4-Adresse zeigen:

   resolvectl status | grep -E 'Current DNS|DNS Servers'

   Anschließend die Diagnose-Schleife erneut laufen lassen; die Werte sollten stabil und schnell sein.

Rückweg – falls nach der Änderung Probleme auftreten:

sudo cp -a /etc/systemd/resolved.conf.bak_dns /etc/systemd/resolved.conf
sudo systemctl restart systemd-resolved

31.6 Zeitzone des Servers einstellen (nur Linux-Hosting)

Warum: Tempio zeigt Uhrzeiten (Stempeluhr, Kiosk, Backups, Dienstpläne) in der lokalen Zeit des Servers an. Frisch aufgesetzte Linux-Server laufen standardmäßig in der Weltzeit UTC und liegen dadurch im Sommer 2 Stunden, im Winter 1 Stunde hinter der deutschen Uhrzeit. Deshalb muss die Zeitzone einmalig auf Europe/Berlin gestellt werden.

Schritt 1 – Aktuelle Zeitzone prüfen. Steht in der Zeile Time zone: bereits Europe/Berlin, ist nichts zu tun. Steht dort Etc/UTC oder eine andere Zone, mit Schritt 2 fortfahren.

timedatectl

Schritt 2 – Zeitzone auf Deutschland stellen:

sudo timedatectl set-timezone Europe/Berlin

Schritt 3 – Ergebnis kontrollieren. Die Ausgabe muss nun zeigen:

timedatectl

      Local time: ...  (stimmt mit der echten Uhrzeit überein)
       Time zone: Europe/Berlin (CEST, +0200)   ← im Sommer
                  Europe/Berlin (CET,  +0100)   ← im Winter

Die Umstellung zwischen Sommer- und Winterzeit erfolgt danach automatisch – kein weiterer Eingriff nötig.

Schritt 4 – Tempio-Dienst neu starten. Damit die laufende Anwendung die neue Zeitzone übernimmt, den Dienst einmal neu starten. Dienstnamen an die Installation anpassen (z. B. tempio-demo, bei Kunden ggf. tempio oder tempio-<kunde>). Der Status muss anschließend active (running) anzeigen:

sudo systemctl restart tempio-demo
sudo systemctl status tempio-demo --no-pager

Schritt 5 – Sichtprüfung. In der Oberfläche kontrollieren, dass Uhrzeiten korrekt sind: ein Test-Backup anlegen und Kiosk/Stempeluhr öffnen – die angezeigte Uhrzeit muss der tatsächlichen lokalen Zeit entsprechen.

🖥 32. Hardware-Empfehlungen

Die folgenden Spezifikationen sind unverbindliche Empfehlungen für einen reibungslosen Betrieb. Tempio Suite läuft auch auf schwächerer Hardware, je nach Mitarbeiterzahl.

🔐 33. Netzwerksicherheit

Empfehlungen: Bei externem Zugriff stets HTTPS/SSL verwenden (Nginx Proxy Manager), nur notwendige Ports freigeben (Standard 8080 bzw. der von Ihnen gewählte Port), regelmäßige Updates des Betriebssystems, starke Admin-Passwörter und regelmäßige Datensicherung.

Versuchslimits bei der Anmeldung: Nach 5 falschen 2FA-Codes (auch Backup-Codes) innerhalb von 15 Minuten bricht die Suite die Anmeldung ab und sperrt weitere Code-Eingaben für dieses Konto für 15 Minuten („Zu viele falsche Codes. Bitte in 15 Minuten erneut anmelden.“); von einer Adresse aus gilt dasselbe nach 20 falschen Codes. Die Sperre steht im Protokoll (2fa_gesperrt). „Passwort vergessen“ verschickt je Konto höchstens 3 Mails pro Stunde (je Adresse höchstens 10 Anfragen in 15 Minuten); der zuletzt verschickte Link bleibt gültig. Die Antwort auf der Seite ist immer dieselbe. Ein Neustart der Suite setzt diese Zähler zurück.

✉️ 34. Nachrichten & Rundnachrichten

Mit dem Nachrichtenmodul verschickst du Rundnachrichten (Broadcasts) an dein Team – z. B. Dienstanweisungen, Terminänderungen oder Informationen, für die du einen Lesenachweis brauchst. Die Zustellung läuft über denselben Weg wie die übrigen Benachrichtigungen (interner Posteingang, Push, E-Mail), zusätzlich wird pro Empfänger festgehalten, wer gelesen und wer bestätigt hat.

34.1 Eine Rundnachricht senden

1. Menü → Nachrichten → Senden.
2. Zielgruppe wählen: Alle, ein Standort, eine Abteilung oder einzelne Personen (Mehrfachauswahl möglich).
3. Betreff und Nachricht eingeben.
4. Priorität festlegen: Info (blau), Wichtig (gelb) oder Kritisch (rot).
5. Bei Bedarf „Lesebestätigung erforderlich“ anhaken.
6. Vor dem Senden zeigt die Empfänger-Vorschau, wie viele Personen zustellbar sind.

34.2 Wer darf an wen senden?

Das steuerst du über die Rechte (Kapitel 4). Es gibt vier Sende-Rechte – an alle, an den eigenen Standort, an die eigene Abteilung oder an Einzelpersonen. Wer nur Standort- bzw. Abteilungsrecht hat, kann ausschließlich den eigenen Standort bzw. die eigene Abteilung adressieren; das gilt auch technisch und lässt sich nicht umgehen.

34.3 Lesestand nachverfolgen (Empfänger-Matrix)

Unter Nachrichten → Gesendet siehst du zu jeder Rundnachricht, wie viele Empfänger sie zugestellt bekommen, gelesen und bestätigt haben. Die Detailansicht listet jede Person einzeln (mit Zeitpunkten und den genutzten Kanälen); noch ausstehende Empfänger stehen oben. Der Nachweis ist ein Schnappschuss vom Sende-Zeitpunkt – ein späterer Standort- oder Abteilungswechsel verändert ihn nicht rückwirkend. Als Administrator siehst du alle Broadcasts, andere Absender nur ihre eigenen.

34.4 Systemereignisse mit Nachweis

Neben von Hand verfassten Rundnachrichten kann Tempio auch Systemereignisse als nachweispflichtige Nachricht zustellen – etwa „Neue Schicht“, „Urlaub entschieden“, eine erreichte Minijob-Grenze oder Hinweise an die Führung. Ob dabei eine Lesebestätigung verlangt wird, lässt sich je Ereignistyp einstellen.

Für einen funktionierenden E-Mail-Versand und die klickbaren Bestätigungs-Links muss die SMTP-Konfiguration (Kapitel 28) und die öffentliche Adresse deiner Installation (extern_domain) gesetzt sein.

34.5 1:1-Chat

Neben den Rundnachrichten gibt es einen direkten 1:1-Chat zwischen zwei Personen – gedacht für kurze Rückfragen, nicht für Nachweise. Er ist bewusst schlicht: reiner Text (bis 4.000 Zeichen je Nachricht), eine „Gelesen“-Anzeige und eine Push-Benachrichtigung an den Empfänger. Es gibt keine Lesebestätigung und – anders als bei Rundnachrichten – keine E-Mail; der Chat ist ein flüchtiger Draht, kein dienstlicher Nachweis. Die Gesprächsübersicht öffnet sich über den Chat-Bereich; aus einer erhaltenen Rundnachricht führt ein „Antworten“-Knopf direkt in den Chat mit dem Absender.

34.5.1 Wer darf chatten

Der Chat steht standardmäßig jedem aktiven Benutzer offen – er hängt nicht an einem Rollen-Recht, sondern an einem eigenen Schalter je Mitarbeiter. Ein Gespräch mit sich selbst oder mit dem technischen System-Absender ist ausgeschlossen. Möchtest du einer Person den Chat entziehen, schaltest du das in der Zugang-Verwaltung (dieselbe Stelle wie Kiosk-, Web-Stempel- und Verfügbarkeits-Zugang) über den Schalter Chat-Zugang ab. Wirkung: Die Person taucht in keiner Auswahlliste mehr auf und kann weder schreiben noch angeschrieben werden; ihre Rundnachrichten-Funktionen bleiben unberührt.

34.5.2 Aufbewahrung & Löschung

Chat-Nachrichten werden nach einer einstellbaren Frist automatisch gelöscht (Einstellung chat_aufbewahrung_tage). Ein nächtlicher Aufräumlauf entfernt ältere Nachrichten; die Verlaufsseite weist auf die geltende Frist hin. Steht die Frist auf 0, wird nie automatisch gelöscht (und es erscheint kein Hinweis). Diese eine Einstellung steuert Anzeige und tatsächliche Löschung gemeinsam – beides kann nicht auseinanderlaufen.

🎁 35. Vergütungs-Vorlagen (wiederkehrende Sonderzahlungen)

Für regelmäßig wiederkehrende Zusatzzahlungen – etwa vermögenswirksame Leistungen (VWL), Firmenwagen-Beträge oder feste Zulagen – gibt es zentrale Vorlagen. So legst du eine solche Zahlung einmal als Vorlage an und weist sie dann einzelnen Mitarbeitern zu, statt sie jeden Monat neu zu erfassen.

35.1 Vorlagen verwalten

Unter Einstellungen → Vergütungs-Vorlagen legst du Vorlagen an. Eine Vorlage trägt nur die Definition: eine Bezeichnung, eine frei wählbare Kategorie (VWL, Firmenwagen, Zulage … – neue Kategorien lassen sich direkt im Dropdown ergänzen) und einen Turnus (monatlich, quartalsweise oder jährlich). Betrag und Laufzeit gehören nicht in die Vorlage, sondern an die Zuweisung.

35.2 Einem Mitarbeiter zuweisen

Die konkrete Zuweisung (mit Betrag und Gültigkeit von/bis) erfolgt in der Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters. In der Vorlagen-Übersicht siehst du zu jeder Vorlage, welche Mitarbeiter aktuell daran hängen und wie viele Zuweisungen aktiv sind.

35.3 Automatische Buchung

Ist die Automatik aktiv, bucht Tempio fällige Sonderzahlungen gemäß Turnus selbstständig – täglich ab der eingestellten Lauf-Stunde (Standard 03:00 Uhr). Der Turnus zählt ab dem Startmonat der Zuweisung: monatlich jeden Monat, quartalsweise alle 3, jährlich alle 12 Monate; der Endmonat ist inklusive. Gebucht wird immer nur der aktuelle Monat (kein Nachholen). Der Lauf ist doppelt idempotent – bereits gebuchte Beträge werden nie doppelt angelegt. Mit „Jetzt buchen“ löst du einen Lauf sofort aus, ohne auf die Uhrzeit zu warten.

Die Vorlagen-Funktionen setzen die Lohn-Rechte voraus: Ansehen erfordert Lohn lesen, Ändern/Buchen Lohn schreiben (Kapitel 4).

🧩 36. Rechte-Übersicht: Wer darf was

Dieses Kapitel ist die vollständige Nachschlage-Referenz zu allen Rechten der Suite. Das Konzept von Rollen und Rechten steht in Kapitel 4, die besonders sensiblen Personaldaten in Kapitel 5. Hier siehst du in einer Tabelle, welches Recht was erlaubt, wo es greift und welche der vier Standard-Rollen es serienmäßig besitzt. Eigene Rollen (Kapitel 4.2) stellst du frei aus genau diesen Rechten zusammen.

36.1 Sicht 1 – Recht für Recht

Admin = Administrator · HR = HR-Manager · SL = Schichtleitung · MA = Mitarbeiter. ✓ = Recht ist in dieser Standard-Rolle enthalten.

👥 37. Rechte-Übersicht: Sicht 2 – Rolle für Rolle

Dieselbe Information aus Blickrichtung der vier Standard-Rollen – nützlich, wenn du wissen willst, was eine bestimmte Rolle darf und wo ihre Grenzen liegen.

🛡️ Administrator

Alles. Vollzugriff auf sämtliche Funktionen und Einstellungen inklusive Backup, Audit-Log, Rollenverwaltung und aller sensiblen Personaldaten. Kann nicht ausgesperrt werden.

🧑‍💼 HR-Manager

Der Personal- und Lohn-Fokus: volle Personalverwaltung (lesen/schreiben, Dokumente, Qualifikationen), Abwesenheiten lesen/genehmigen, Urlaubskonten verwalten, Urlaub buchen sowie Urlaubsverfall und -auszahlung (ohne „Stundenkonto / Überstunden“ – also ohne Urlaubs-Zeitausgleich), Zeiten lesen & Reports, komplette Lohnabrechnung inkl. DATEV-Export und Vergütungs-Vorlagen, alle drei sensiblen Datenrechte (Finanzen, Gesundheit, Vertrag), Handbuch-Pflege sowie Rundnachrichten an alle. Nicht enthalten: System-Einstellungen, Backup, Dienstplan bearbeiten, Zeiten schreiben. Hinweis: Das Audit-Log-Recht ist HR zwar zugeordnet, das Protokoll liegt aber innerhalb der Einstellungen und ist damit praktisch nur dem Administrator zugänglich (siehe Kasten unter 36.1).

👷 Schichtleitung

Der operative Standort-Fokus: Mitarbeiter lesen, Dienstplan vollständig (lesen/schreiben/Schichttausch/Sperren), Zeiten lesen & schreiben, Zeitreport, Abwesenheiten lesen & genehmigen, Checklisten sowie Rundnachrichten an Standort, Abteilung und Einzelpersonen. Bewusst nicht enthalten: Rundnachricht an alle, Lohn, sensible Personaldaten, Personal schreiben, System-Einstellungen.

🧑‍🍳 Mitarbeiter

Der Selbstbedienungs-Umfang: eigenen Dienstplan lesen und eigene Abwesenheiten beantragen. Alles Weitere (Stempeln, eigene Zeiten, Profil, Posteingang) läuft über die persönlichen Selbstbedienungs-Funktionen und braucht keine gesonderten Rechte. Den 1:1-Chat kann jeder Mitarbeiter nutzen (Kap. 34.5); gesteuert wird der Zugang über die Kiosk-Zugang-Verwaltung, nicht über ein Rollen-Recht.

⏰ 38. Bescheinigungen & Fristen

Die Suite überwacht ablaufende Nachweise und Fristen deiner Mitarbeiter und warnt rechtzeitig. Die Daten pflegst du in der Personalakte; eine betriebsübergreifende Übersicht findest du unter Menü → Mitarbeiter → Fristen (erfordert das Recht Mitarbeiter lesen).

38.1 Überwachte Fristen

• Infektionsschutz-Belehrung (§ 43 IfSG) – für Beschäftigte mit Lebensmittelkontakt. Erfasst werden Erstbelehrung (Gesundheitsamt) und letzte Folgebelehrung; die nächste Folgebelehrung wird automatisch 2 Jahre nach der letzten fällig.
• Aufenthaltstitel / Arbeitserlaubnis – Gültigkeit bei Beschäftigten aus Nicht-EU-Staaten (z. B. „Blaue Karte EU“).
• Schwerbehindertenausweis – Gültigkeit des Ausweises (Grad der Behinderung, Gleichstellung).
• Befristeter Vertrag – Ende der Befristung.
• Probezeitende – damit rechtzeitig über eine Übernahme entschieden werden kann.

Zusätzlich lassen sich Kündigung / Vertragsende (Kündigung am, Beschäftigungsende zum, Grund) in der Personalakte festhalten.

38.2 Ampel & Übersicht

Jede Frist erhält eine Farbe nach Restlaufzeit: abgelaufen, kritisch (≤ 30 Tage), bald fällig (≤ 60 Tage) oder ok. In der Fristen-Übersicht filterst du nach Zeitfenster (z. B. 30/60 Tage oder „alle“); abgelaufene Fristen werden immer angezeigt.

🧾 39. Entgeltdokumente (digitale Lohnabrechnung)

Mit diesem Modul stellst du deinen Mitarbeitern ihre Entgeltabrechnungen zusätzlich digital bereit. Du lädst das Sammel-PDF vom Steuerbüro hoch, Tempio zerlegt es in die einzelnen Belege, ordnet sie den Mitarbeitern zu und legt sie verschlüsselt ab. Nach deiner Freigabe kann der Mitarbeiter seinen eigenen Beleg im Self-Service herunterladen – sofern er das digital möchte.

39.1 Voraussetzungen & Rechte

• Das Feature muss eingeschaltet sein: Einstellungen → Schalter Entgelt aktiv (ab Werk an). Ist es aus, verschwinden Menüpunkt und alle Entgelt-Seiten.
• Rechte: Ansehen erfordert Lohn lesen, Hochladen/Zuordnen/Freigeben Lohn schreiben (Kapitel 4/36). Es gibt bewusst kein eigenes „Entgelt“-Recht – alles hängt an den beiden Lohnrechten.
• Für die verschlüsselte Ablage muss das Wiederherstellungs-Kennwort gesetzt sein (Kapitel 24.4). Es schützt Backups und Entgeltdokumente mit demselben Schlüssel.
• Für den Mitarbeiter-Download muss die Personalnummer des Steuerbüros (StB-Personalnummer) am Mitarbeiter gepflegt sein – sie ist der Zuordnungsschlüssel (siehe 39.4).

39.2 Der Ablauf im Überblick

Vom Sammel-PDF bis zum Mitarbeiter-Download sind es fünf Schritte:

39.3 Schritt 1 – Hochladen & Vorschau

Über die Betriebsleiste → Entgelt (Chip „Entgelt“) und dort Hochladen lädst du das Sammel-PDF hoch (bei passwortgeschützten PDFs das Kennwort mit angeben). Tempio zerlegt es inhaltsbasiert in Einzelbelege und zeigt eine Vorschau mit Blockgrenzen (Seite X–Y je Beleg), kleinen Thumbnails und der erkannten Dokumentart. In diesem Schritt wird noch nichts gespeichert – es ist eine reine Ansicht.

Erkennt Tempio eine mehrseitige Abrechnung fälschlich als zwei getrennte Belege, kannst du die betroffenen Einheiten in der Vorschau zu einem Beleg zusammenfassen („Zusammenfassen“). Das ist der Regelfall bei mehrseitigen Entgeltabrechnungen und sollte vor dem Import passieren, damit ein Beleg vollständig bleibt.

39.4 Schritt 2 & 3 – Importieren und automatische Zuordnung

Beim Import werden die Einzelbelege gespeichert und Tempio versucht, jeden Beleg automatisch dem richtigen Mitarbeiter zuzuordnen. Die Zuordnung läuft als Kaskade – die erste greifende Stufe gewinnt:

Die Ampel zeigt die Verlässlichkeit: grün = gesichert (Zuordnung über die eindeutige StB-Nummer bzw. von Hand bestätigt), gelb = prüfen (Alias-Treffer – bewusst nie grün, weil auf einem gelernten Namen beruhend). Rot gibt es nicht: Eine nicht gelungene Zuordnung bleibt schlicht offen.

Die Handzuordnung offener oder gelber Fälle erfolgt direkt in der Vorschau nach dem Hochladen (nicht in der späteren Dokumente-Übersicht): Du weist dort jeden noch nicht sicher zugeordneten Beleg der richtigen Person zu. Dabei kann Tempio die Zuordnung als Alias lernen, damit derselbe Fall künftig automatisch erkannt wird (siehe 39.7).

39.5 Schritt 4 – Freigeben

Erst mit der Freigabe wird ein Beleg für den Mitarbeiter sichtbar. Bis dahin ist er nur intern vorhanden. Du gibst einzeln frei oder nutzt die Sammelfreigabe für eine ganze Lieferung. Nur grün oder von Hand zugeordnete Belege sollten freigegeben werden. Bei der Freigabe wird der Mitarbeiter benachrichtigt („Entgeltdokument freigegeben“) – die Nachricht ist ein reiner Hinweis ohne Abrechnungsdaten und ohne Lesebestätigung (das würde dem Papierweg widersprechen).

Der Bereich Entgelt → Dokumente zeigt alle Belege mit Status (offen, freigegeben, verworfen), gefiltert nach Lieferung. Verworfene Belege werden nicht gelöscht – ihre Seitenspanne bleibt erhalten, damit die Vollständigkeitsprüfung des Sammel-PDFs stimmt.

Konnte für einen Beleg kein Abrechnungszeitraum automatisch gelesen werden (er steht nur bei der Entgeltabrechnung eindeutig im Text), kannst du ihn hier nachtragen (Monat/Jahr). Der Zeitraum bestimmt Bezeichnung, Sortierung und Dateinamen des Belegs – für Bestandsbelege ohne erkannten Zeitraum ist das Nachtragen die richtige Korrektur.

39.6 Einzelupload

Neben dem Sammel-PDF kannst du unter Entgelt → Einzelupload ein einzelnes Dokument gezielt einem Mitarbeiter und einer Dokumentart zuweisen – praktisch für Nachzügler oder Sonderbelege (z. B. einen Jahressteuerauszug).

39.7 Alias-Verwaltung

Unter Entgelt → Aliase siehst du die gelernten Zuordnungen (gelesene Kennung → Mitarbeiter). Ein Alias, der einmal falsch gelernt wurde, lässt sich hier löschen (mit Protokolleintrag). Aliase enthalten nie Gehaltsdaten – nur die Kennung und das Ziel; sie sind eine reine Lernhilfe für die automatische Zuordnung.

39.8 Beanstandungen bearbeiten

Findet ein Mitarbeiter einen Beleg, der nicht stimmt, kann er ihn beanstanden (siehe Mitarbeiter-Handbuch). Du bekommst dann eine Nachricht und bearbeitest den Fall unter Entgelt → Beanstandungen. Wichtig: Der Mitarbeiter hat den Beleg dabei nur aus seiner eigenen Ansicht ausgeblendet und einen Antrag gestellt – der Beleg selbst, seine verschlüsselte Datei und deine Vollansicht bleiben unverändert. Entschieden wird ausschließlich von der Lohnstelle. Drei Wege stehen zur Verfügung:

• Neu zuordnen – der Beleg gehörte zur falschen Person. Du weist ihn dem richtigen Mitarbeiter zu; andere offene Anträge zu diesem Beleg werden automatisch als gegenstandslos geschlossen. Der neue Mitarbeiter erfährt von seinem Beleg erst mit dessen Freigabe.
• Als überholt kennzeichnen – der Beleg ist inhaltlich falsch/veraltet. Er wird als überholt markiert (bleibt als Nachweis erhalten, wird nicht gelöscht).
• Löschen – der eigentliche Weg, einen Beleg endgültig zu entfernen (eigener, bewusst getrennter Vorgang).

Nach der Entscheidung wird der meldende Mitarbeiter benachrichtigt („Beanstandung bearbeitet“) – ebenfalls ohne Abrechnungsdaten. Die Grundauswahl, die der Mitarbeiter beim Melden trifft, ist eine feste Liste: Gehört nicht zu mir / falscher Mitarbeiter, Inhaltlich falsch / überholt oder Doppelt.

39.9 Zustellweg & Zustellübersicht

Jeder Mitarbeiter wählt selbst, ob er die Abrechnung nur auf Papier oder auf Papier und zusätzlich digital erhalten möchte (Standard: nur Papier). Diese Wahl trifft er in seiner Personalakte (Tab „Lohnzettel“); ändert er sie, wird die Lohnstelle informiert. Die Option „nur digital, ohne Papier“ existiert nicht.

Unter Entgelt → Zustellübersicht siehst du auf einen Blick, wer welchen Zustellweg gewählt hat – damit die Lohnstelle weiß, für wen weiterhin gedruckt werden muss. Ein digitaler Download ist nur möglich, wenn der Mitarbeiter Papier und digital gewählt hat; die Prüfung erfolgt zum Zeitpunkt des Abrufs.

39.10 Sicherheit, Verschlüsselung & Nachvollziehbarkeit

• Verschlüsselte Ablage: Freigegebene Belege liegen ausschließlich verschlüsselt (mit dem Wiederherstellungs-Kennwort abgeleiteter Schlüssel). Beim Download wird nur ein Klartext-Strom im Speicher erzeugt – nie eine unverschlüsselte Datei auf der Platte. Fehlt der Schlüssel (z. B. nach Hardwarewechsel ohne „Kennwort wiederherstellen“), ist kein Download möglich, bis das Kennwort wiederhergestellt ist (Kapitel 24.4).
• Strenger Zugriffsschutz: Der Mitarbeiter erreicht ausschließlich seinen eigenen, freigegebenen Beleg. Über geratene Belegnummern kommt niemand an fremde Dokumente.
• Audit-Log: Uploads, Zuordnungen, Freigaben, Alias-Änderungen, Zustellweg-Wechsel und Beanstandungs-Entscheidungen werden protokolliert.
• Keine Gehaltsdaten in Nachrichten: Sämtliche Benachrichtigungen (Freigabe, Zustellweg, Beanstandung) enthalten nur Hinweise, nie Abrechnungsinhalte.

🛠️ 40. Weitere Verwaltung & Einrichtung

Dieses Kapitel fasst Verwaltungsfunktionen zusammen, die im Alltag und bei der Inbetriebnahme wichtig sind.

40.1 Firmendaten & Logo

Unter Einstellungen hinterlegst du die Firmenstammdaten (Name, Anschrift, Telefon, E-Mail, verantwortliche Person) und lädst ein Firmenlogo hoch. Diese Angaben speisen den Kopf von PDF-Ausgaben, das Impressum sowie den Absender von E-Mails – sie gehören zu den ersten Einrichtungsschritten.

40.2 Benutzerkonten verwalten

In den Einstellungen verwaltest du die Benutzerkonten. Neben dem Anlegen (Kapitel 3.3) gehören dazu die häufigsten Support-Fälle:

• Passwort zurücksetzen – wenn ein Mitarbeiter sein Passwort vergessen hat (Gegenstück zum Hinweis „Passwort vergessen“ im Mitarbeiter-Handbuch).
• Konto reaktivieren – ein deaktiviertes Konto wieder freischalten.
• Konto einem Mitarbeiter zuordnen – ein Benutzerkonto mit der richtigen Personalakte verknüpfen.

40.3 Mitarbeiter per CSV importieren & exportieren

Für die Erstbefüllung bei der Inbetriebnahme kannst du Mitarbeiter per CSV-Datei importieren, statt jeden von Hand anzulegen. Lade dir zunächst die CSV-Vorlage herunter, fülle sie aus und importiere sie; Tempio zeigt vor dem endgültigen Übernehmen eine Bestätigungsansicht. Umgekehrt lässt sich der Bestand als CSV exportieren.

40.4 Massenaktionen in der Mitarbeiterliste

In der Mitarbeiterliste kannst du mehrere Mitarbeiter markieren und eine Aktion gesammelt auf alle anwenden – praktisch bei größeren Änderungen, die sonst Datensatz für Datensatz nötig wären.

40.5 Anteiliger Urlaubsanspruch

Optional lässt sich der anteilige Urlaubsanspruch für unter- jährige Ein- und Austritte aktivieren (Einstellung urlaub_anteilig_aktiv, ab Werk ausgeschaltet). Ist er aktiv, wird der Jahresanspruch bei Eintritt/Austritt im laufenden Jahr anteilig berechnet; für die Übernahme des berechneten Werts gibt es einen Bestätigungsschritt.

40.6 Terminal-API für externe Stempelgeräte

Neben dem Kiosk-Terminal (Kapitel 21) gibt es eine Programmier- Schnittstelle (API), über die externe Stempelgeräte Zeitbuchungen melden können. Die Schnittstelle ist nicht per Login geschützt, sondern über einen API-Schlüssel (Einstellung terminal_api_key).

40.7 Mitarbeiterfoto

Zu einem Mitarbeiter kann ein Foto hinterlegt werden, das in der Personalakte und in Übersichten angezeigt wird.

🧑‍🍳 41. Gäste / Aushilfen im Dienstplan

Manchmal arbeiten betriebsfremde Aushilfen mit, die kein eigenes Mitarbeiterkonto brauchen (z. B. Springer, Leiharbeit, kurzfristige Helfer). Für sie gibt es Gäste: rein informative Einträge im Dienstplan, damit sichtbar ist, wer wann eingeplant ist – ohne dabei den normalen Mitarbeiterbestand zu berühren.

41.1 Gäste verwalten

Die Gäste-Verwaltung erreichst du über die Gäste-Übersicht (aus dem Dienstplan heraus). Ein Gast hat nur wenige Angaben:

• Name (Pflicht) – wie er im Plan erscheint.
• Abteilung – in welcher Abteilungszeile er im Plan auftaucht.
• Farbe – zur schnellen optischen Unterscheidung.
• Notiz – kurze interne Bemerkung (bis 200 Zeichen).
• Aktiv – nur aktive Gäste werden im Dienstplan angeboten.

Wird ein Gast gelöscht, verschwinden auch seine Einsätze. Wer ihn nur vorübergehend nicht braucht, setzt ihn besser auf inaktiv.

41.2 Einsätze im Dienstplan setzen

Im Dienstplan trägst du für einen Gast pro Tag einen Einsatz ein – mit optionaler Beginn-/Endzeit und einer kurzen Notiz. Diese Einträge sind reine Anzeige; sie fließen in keine Stunden- oder Lohnberechnung ein.

41.3 Wer darf Gäste einplanen

Das Anlegen, Bearbeiten und Einplanen von Gästen erfordert das Recht Dienstplan schreiben (Kapitel 36) – also dieselbe Berechtigung, die auch zum Bearbeiten des normalen Dienstplans nötig ist. Der Administrator kann es immer.

🚪 42. Austritt & Offboarding-Checkliste

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, hilft die Austritts-Checkliste, nichts zu vergessen – von der Kartenrückgabe bis zur letzten Abrechnung. Sie ergänzt das reine Archivieren (Kapitel 3.6) um einen strukturierten Austrittsprozess.

42.1 Checklisten-Vorlage pflegen

Unter Einstellungen → Austritts-Checkliste legst du die Vorlage an: eine Liste von Punkten, die beim Austritt zu erledigen sind. Jeder Punkt hat einen Titel (Pflicht), optional eine Beschreibung und eine Kategorie; die Reihenfolge kannst du über die Sortierung steuern und Punkte aktiv/inaktiv schalten. Das Pflegen der Vorlage erfordert das Recht Einstellungen.

42.2 Austritt in der Personalakte

In der Personalakte gibt es den Tab „🚪 Austritt“ (sichtbar nur mit Personalakte-Schreibrecht bzw. für den Administrator). Dort hinterlegst du das Austrittsdatum (Pflichtfeld für die Abrechnung des letzten Monats, auch rückwirkend möglich) und den Austrittsgrund. Auf dem Tab arbeitest du die Checklisten-Punkte ab:

• Abhaken – jeder erledigte Punkt wird mit Zeitpunkt und bearbeitender Person festgehalten.
• Notiz – zu jedem Punkt lässt sich eine Bemerkung speichern.
• Freitext-Punkt – zusätzliche, individuell für diesen Austritt nötige Punkte ergänzen.

42.3 Automatische Austritts-Hinweise

Der Austritt-Tab zeigt zusätzlich informative Hinweise, die Tempio aus den vorhandenen Daten zusammenstellt – als Erinnerung, nicht als verbindliche Werte:

• Überstunden-Saldo zum Austrittsmonat – Abgeltung/Ausgleich mit dem Lohnbüro klären.
• Resturlaub laut Urlaubskonto – Abgeltung prüfen (läuft über den Steuerberater).
• Letzter Lohnexport – damit der Austrittsmonat noch abgerechnet wird.
• Noch aktive Zugänge – Kiosk-PIN, RFID-Karte oder aktives Login nach Austritt deaktivieren/entfernen.
• Offene Bescheinigungen/Fristen – vor dem Austritt prüfen (Kapitel 38).

Das Abhaken erfordert Administrator-Rechte oder das Recht Mitarbeiter schreiben. Alle Aktionen werden im Audit-Log protokolliert.

🛟 43. Hersteller-Wartungszugang (Support)

Für den Störungsfall gibt es einen kontrollierten Weg, über den der Hersteller Diagnose und Wartung an deiner Installation leisten kann – ohne dass ein dauerhaftes Fremdkonto mitläuft. Das System ist so gebaut, dass du die Kontrolle behältst: Ein Zugang entsteht nur, wenn du ihn aktiv freischaltest.

43.1 Das technische Wartungskonto

Es gibt genau ein technisches Konto __wartung__ („Hersteller-Wartung“). Es wird beim Start automatisch angelegt und ist standardmäßig deaktiviert mit einem Zufallskennwort, das niemand kennt – auch der Hersteller nicht. Ein nutzbarer Zugang entsteht ausschließlich über die Freischaltung unten. Das Konto lässt sich nicht löschen (es trägt den installationsweiten Wartungszustand).

43.2 Support-Kennwort deiner Installation

Du kannst für deine Installation ein Support-Kennwort festlegen (mindestens 8 Zeichen). Es wird – wie jedes Kennwort – nur als Prüfsumme (Hash) bei dir gespeichert. Sinn: Ein Hersteller-Zugang soll später nur möglich sein, wenn jemand bei dir dieses Kennwort kennt und nennt – die technische Signatur des Herstellers allein soll nicht genügen. So kann selbst bei einem gestohlenen Signaturschlüssel niemand ungefragt deine Installation öffnen.

43.3 Wartungsfenster öffnen

Im Störungsfall öffnest du ein Zeitfenster (24 Stunden). Dabei wird ein einmaliges temporäres Kennwort erzeugt und genau einmal angezeigt – danach existiert davon nur noch die Prüfsumme. Dieses Kennwort übermittelst du dem Hersteller über den bereitgestellten, verschlüsselten Weg (Anfrage erzeugen → Nachweis/Autorisierung). Läuft das Fenster ab, ist der Weg wieder zu.

Die Steuerung liegt (künftig) hinter dem Recht System-Wartung (Kapitel 36); aktuell erreichbar über die Einstellungen als Administrator.

🆘 44. Notausgang: verschlüsseltes Backup im Totalausfall öffnen

Verschlüsselte Backups werden als geschlossener Container gespeichert (siehe Kapitel 24.4). Im Totalausfall – Dienst tot, Datenbank kaputt, Suite installiert, aber nicht startbar – brauchst du einen Weg, den Container auch ohne laufende Anwendung zu öffnen. Genau dafür gibt es das Kommandozeilen-Werkzeug notausgang.py.

44.1 Was du brauchst

• Den Container selbst (die .enc-Datei) – lokal oder vom NAS/Cloud geholt.
• Den Beipackzettel (.beipack.json), der direkt neben dem Container liegen muss – er enthält das Schlüsselmaterial. Ohne ihn geht es nicht, denn die Alternative läge in der Datenbank, und die steckt ja im Container.
• Das Wiederherstellungs-Kennwort.

44.2 Ablauf

Das Skript liegt im Programmordner. Du rufst es auf der Kommandozeile mit dem Pfad zum Container (oder zum Ordner, der genau eine .enc enthält) auf und gibst das Kennwort verdeckt auf Nachfrage ein – niemals als Kommandozeilen-Argument (es würde sonst in der Prozessliste und im Verlauf landen):

python notausgang.py <Pfad-zum-Container-oder-Ordner>

Ein falsches Kennwort wird sofort erkannt (der Beipackzettel bzw. die Vorabprobe scheitert), ohne dass erst ein großer Container gestreamt wird. Bei Erfolg entpackt das Werkzeug den Container sicher in einen Ordner; darauf setzen dann die normalen Restore-Skripte an.

44.3 Danach: Klartext aufräumen

🖨️ 45. Bon- & Belegdruck

Am Kiosk-Terminal kann nach dem Stempeln ein Tages-Bon gedruckt werden; daneben gibt es den Druck größerer Belege im A4-Format (z. B. Monatsberichte). Welchen Weg der Kiosk nimmt, entscheidet Tempio automatisch je nach Betrieb und Ausstattung – es gibt drei Modi:

45.1 Bondrucker einrichten (direkt)

In den Einstellungen hinterlegst du den Bondrucker: drucker_ip, drucker_port (Standard 9100), drucker_protokoll (RAW/ESC-POS), Typ, Name und Papierbreite (58 mm oder 80 mm). drucker_aktiv schaltet den Bon-Button frei. Über Drucker testen / Test-Bon prüfst du die Verbindung. Auto-Druck beim Abmelden steuert bon_auto_print, die Sichtbarkeit des Buttons bon_zeige_button.

45.2 Print-Bridge (gehostet)

Im Hosting-Betrieb kann der Server den lokalen Drucker am Kiosk nicht direkt erreichen. Deshalb legt er den fertigen Bon beim Abmelden als Druckauftrag ab; ein kleines Hilfsprogramm auf dem Kiosk-PC – die Print-Bridge – fragt diese Aufträge regelmäßig ab und druckt sie auf dem angeschlossenen Drucker. Der Bon-Inhalt wird beim Einstellen „eingefroren“ (er zeigt den Stand beim Abmelden, nicht beim späteren Druck). Die Print-Bridge wird einmal je Kiosk-PC installiert; Druckaufträge und deren Quittungen laufen darüber.

45.3 A4-Druck (Berichte)

Für größere Ausdrucke (z. B. Monatsberichte, Nachweise) lässt sich ein A4-Drucker getrennt vom Bondrucker konfigurieren: a4_drucker_ip, a4_drucker_port und a4_drucker_queue. So geht der schmale Bon an den Bondrucker und der Bericht an den A4-Drucker.

💳 46. RFID-Bridge (Kartenleser am Kiosk)

Zum Stempeln per RFID-Karte/-Chip unterstützt der Kiosk zwei Arten von Lesern:

• Tastatur-Emulation (HID) – die meisten einfachen RFID-Leser geben die Kartennummer wie eine Tastatur ein; sie funktionieren am Kiosk direkt, ohne Zusatzsoftware.
• ACR122U über die RFID-Bridge – für diesen kontaktlosen Leser gibt es ein kleines Hilfsprogramm (die RFID-Bridge), das im Hintergrund auf dem Kiosk-PC läuft, die Karten-UID ausliest und an den Kiosk sendet.

Die RFID-Bridge wird einmalig auf dem Kiosk-PC eingerichtet (benötigt die Pakete pyscard, requests, pystray, pillow) und läuft dann als kleines Symbol im Infobereich. Sie ist nur nötig, wenn du einen ACR122U verwendest.

📑 47. Auftragsverarbeitung (AVV) & Schlichtung

Für den datenschutzkonformen Betrieb stellt Tempio die einschlägigen Rechtstexte bereit. Sie ergänzen die Dokumente aus Kapitel 29.

47.1 AV-Vertrag (Auftragsverarbeitung)

Wird Tempio gehostet betrieben, verarbeitet der Hersteller in deinem Auftrag personenbezogene Daten – dafür ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO nötig. Den AVV-Text findest du im Rechtsbereich der Anwendung; er benennt Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die betroffenen Datenkategorien sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen.

47.2 Schlichtung

In den Firmen-/Rechtsangaben lässt sich eine Angabe zur Verbraucherschlichtung hinterlegen (Bereitschaft/keine Bereitschaft zur Teilnahme an einem Schlichtungsverfahren), die dann in den rechtlichen Hinweisen erscheint.

🏢 48. Betriebsmodus: gehostet oder selbst gehostet

Tempio unterscheidet, ob deine Installation von uns gehostet oder selbst betrieben wird. Der Betriebsmodus wirkt an mehreren Stellen und ist bewusst serverseitig festgelegt:

• Backup-Ziele – im Hosting-Betrieb ist NAS/Netzlaufwerk gesperrt und der lokale Pfad fest vorgegeben (Kapitel 24.5); selbst gehostet stehen alle Ziele offen.
• Rechtstexte – der AVV (47.1) ist vor allem im Hosting-Betrieb relevant.
• Serverstandort/DSGVO – die Formulierungen zum Serverstandort richten sich nach dem Modus.

Den aktuellen Modus siehst du in den Einstellungen bzw. auf der Diagnose-Seite. Eine Umstellung erfolgt im Zuge einer (Um-)Installation, nicht im laufenden Alltag.

🍓 49. Kiosk-Terminal auf dem Raspberry Pi einrichten

Ablauf in Kürze: Betriebssystem auf SD-Karte schreiben, eine Installationsdatei auf den Pi übertragen und starten, zum Schluss den Kartenleser anschließen.

49.1 Zwei Varianten – welche Installationsdatei?

Es gibt zwei Installationsdateien. Sie richten denselben Kiosk ein und unterscheiden sich nur im verwendeten Browser:

• tempio-kiosk-installer-epiphany.run – empfohlen für den Pi 3. Nutzt den schlanken Browser Epiphany (WebKit), braucht deutlich weniger Arbeitsspeicher und läuft auf dem speicherknappen Pi 3 (1 GB) stabiler im Dauerbetrieb.
• tempio-kiosk-installer.run – für stärkere Hardware (Pi 4/5 mit 2–4 GB). Nutzt Chromium. Auf dem Pi 3 kann Chromium im Dauerbetrieb an die Speichergrenze kommen; auf einem Pi 4/5 ist das kein Thema.

Beide werden gleich installiert und bedient. Überall, wo unten tempio-kiosk-installer.run steht, verwendest du einfach den Dateinamen deiner gewählten Variante. Kartenleser, WLAN, Drucker und Wartung funktionieren bei beiden identisch. Ein Wechsel der Variante bedeutet ein Neuaufsetzen mit der anderen Datei.

49.2 Was du brauchst

• Raspberry Pi 3 Model B+ mit Netzteil, microSD-Karte (≥ 16 GB) + Kartenleser für den Computer
• PN532-Kartenleser mit vier Anschlusskabeln (noch nicht anschließen)
• 7-Zoll-Display mit HDMI- und USB-Kabel
• Eine der beiden Installationsdateien (siehe 49.1)
• Server-Adresse und ein Geräte-Token (siehe 49.6), WLAN-Zugangsdaten

49.3 Schritt 1 – Betriebssystem auf die SD-Karte schreiben

Installiere den kostenlosen Raspberry Pi Imager (raspberrypi.com/software) und stecke die SD-Karte ein. Wähle unter „OS wählen“: Raspberry Pi OS (Legacy, 64-bit) – die Version mit Desktop, nicht „Lite“.

Vor dem Schreiben die Voreinstellungen setzen: Hostname (z. B. tempio-kiosk-01), Benutzername + Passwort (gut notieren), WLAN, SSH aktivieren (Reiter „Dienste“), Zeitzone Europe/Berlin, Tastatur de. Dann SD-Karte als Ziel wählen und „Schreiben“.

49.4 Schritt 2 – Ersten Start

SD-Karte in den Pi (Unterseite), Display per HDMI + USB anschließen, dann das Netzteil einstecken – der Pi startet automatisch (kein Ein-Schalter). Der erste Start dauert 2–4 Minuten. Warten, bis der Desktop erscheint. Kartenleser weiterhin nicht anschließen.

49.5 Schritt 3 – Installationsdatei übertragen

Auf dem Windows-Computer die PowerShell öffnen und die gewählte Datei per SSH kopieren (Benutzername/Adresse und Dateiname anpassen – hier beispielhaft die Epiphany-Variante):

scp "C:\Pfad\zu\tempio-kiosk-installer-epiphany.run" tempio@172.16.30.177:~/

Beim ersten Mal yes bestätigen, dann das Pi-Passwort eingeben (beim Tippen erscheint nichts – normal). Ohne Netzwerk: Datei per USB-Stick nach /home/tempio/ kopieren. Die Datei muss unverändert übertragen werden (scp oder USB sind sicher; kein FTP im Textmodus).

49.6 Schritt 4 – Installation starten

Per SSH auf dem Pi anmelden und zuerst nur prüfen (installiert noch nichts):

ssh tempio@172.16.30.177
bash tempio-kiosk-installer-epiphany.run --nur-entpacken ~/pruef

Erwartete Antwort: „Entpackt und geprueft nach: /home/tempio/pruef (Installer NICHT gestartet).“ Dann die eigentliche Installation starten – nicht mit sudo, als normaler Benutzer (für die Chromium-Variante auf Pi 4/5 stattdessen tempio-kiosk-installer.run; der Ablauf ist identisch):

bash tempio-kiosk-installer-epiphany.run

Der Installer fragt der Reihe nach ab: Server-Adresse (z. B. https://demo.tempio-suite.de), Geräte-Token, Drucker/Papierbreite (ohne Bondrucker „kein Drucker“), I2C für den Kartenleser (Freischaltung der I2C-Schnittstelle bestätigen) und eine optionale Wartungs-PIN (leer = zunächst ohne PIN-Schutz).

49.7 Schritt 5 – Neu starten

Nach der Installation muss der Pi einmal neu starten, damit die I2C-Schnittstelle für den Kartenleser aktiv wird. Der Installer bietet den Neustart meist selbst an; falls nicht:

sudo reboot

49.8 Schritt 6 – Kartenleser (PN532) verkabeln

Erst jetzt und bei abgezogenem Netzteil: die vier Kabel des PN532 mit den Pins des Pi verbinden. Der Modus-Schalter am PN532 muss auf I2C stehen: Schalter 1 auf ON, Schalter 2 auf OFF (Aufdruck „I2C“ am Board). Anders als bei UART werden SDA und SCL nicht gekreuzt verbunden (gleiche Namen an gleiche Namen).

Danach das Netzteil wieder einstecken – der Pi startet und der Kartenleser wird erkannt. Chip auflegen: flach über die Boardfläche (parallel, nicht hochkant), fast aufliegend; kein Metall zwischen Chip und Board.

49.9 Abschluss-Kontrolle & Technik-Hilfen

• Display zeigt die Kiosk-Oberfläche im Vollbild; am Server steht das Terminal auf Online.
• Die Wartungstaste ist unten auf der Kiosk-Seite sichtbar.
• Ein aufgelegter Chip erscheint in der Chip-Erfassung am Server.

Der Hinweis zu „Aw, Snap“ / weißer Bildschirm gilt wie bei Kapitel 50 – der Kiosk heilt sich selbst (Watchdog). Häufen sich die Aussetzer auf dem Pi 3 (1 GB) mehrfach pro Stunde, ist die Epiphany-Variante die schonendere Wahl bzw. ein Pi 4/5 die dauerhafte Abhilfe.

🪟 50. Kiosk-Terminal auf einem Windows-PC einrichten

50.1 Schritt 1 – Am Server ein Terminal anlegen

Am Tempio-Server unter Kiosk-Terminals einen Terminal-Namen eingeben (z. B. „Empfang Wadern“), „Token erzeugen“, dann „Token kopieren“ – diesen Token brauchst du gleich. Für jeden Kiosk ein eigenes Terminal/Token.

50.2 Schritt 2 – Setup ausführen

Das Setup-Programm auf den PC kopieren, per Doppelklick starten und die Windows-Sicherheitsabfrage bestätigen. Der Assistent fragt der Reihe nach ab:

• Server-Adresse (z. B. https://zeiterfassung.ihre-domain.de)
• Geräte-Token (den kopierten Token einfügen)
• Drucker: Typ (Netzwerk oder USB), Ziel (bei Netzwerk die IP, z. B. 192.168.1.50:9100) und Papierbreite (58 oder 80 mm). Kein Drucker → „kein Drucker“.

Das Setup schreibt die Konfiguration, installiert die Komponenten und richtet den automatischen Start ein.

50.3 Schritt 3 – Neu starten

Den PC nach dem Setup einmal neu starten. Danach startet der Kiosk automatisch im Vollbild und zeigt die Anmeldeseite.

50.4 Schritt 4 – Kartenleser (ACR122U) anschließen

Den ACR122U per USB anstecken. Windows 11 erkennt viele Modelle automatisch über den eingebauten Smartcard-Dienst (PC/SC). Reagiert der Kiosk beim Auflegen einer Karte nicht, den Herstellertreiber (ACS) installieren und den PC neu starten; in der Geräteverwaltung prüfen, ob der Leser als „Smartcard-Leser“ ohne Fehlerzeichen erscheint.

50.5 Schritt 5 – Bondruck testen

Der Druck läuft über die mitinstallierte Print-Bridge. In der Wartungsmaske des Kiosks: „Adresse prüfen“ testet bei einem Netzwerkdrucker die Erreichbarkeit unter IP:Port; „Testbon drucken“ löst einen Test-Ausdruck aus. Nach nachträglichen Drucker-Änderungen muss das Gerät neu starten, damit die Print-Bridge den neuen Wert nutzt.

50.6 Einstellungen nachträglich ändern

Server-Adresse, Token, Drucker, WLAN und PIN lassen sich über die Wartungsmaske am Kiosk ändern (die Wartungstaste öffnet sie; ein gesetzter PIN wird abgefragt). Nach Änderung von Server-Adresse, Token oder Drucker ist ein Neustart nötig – die Maske sammelt mehrere Änderungen und bietet einen Neustart-Knopf, sodass ein Neustart am Ende genügt.

50.7 Wenn kurz „Aw, Snap“ erscheint

Siehe den allgemeinen Betriebshinweis – er gilt für Pi und Windows gleichermaßen: Der Kiosk zeigt sehr selten kurz eine Fehlerseite und heilt sich selbst (meist in 2–4 Minuten). Kurz warten, notfalls „Reload“/F5, im Ausnahmefall Gerät neu starten. Erfasste Stempelungen gehen dabei nicht verloren.

🔌 51. Schnittstelle & Kalender-Abo

Alles zu diesem Kapitel findest du unter Einstellungen → System & Wartung → API-Zugänge. Dafür brauchst du das Recht „API-Zugänge verwalten“.

51.1 Überblick

Tempio stellt den Dienstplan nach außen nur lesend bereit. Über die Schnittstelle lässt sich nichts ändern. Jeder Zugang gilt für einen festen Bereich (Betrieb, Standort, Abteilung oder ein Mitarbeiter) und zeigt Namen im gewählten Namensformat („Vor- und Nachname“, „Vorname + Initial“ oder „Nur Vorname“). Die Schnittstelle zeigt nie mehr als die Weboberfläche. Es gibt zwei Arten der Nutzung:

• Anzeigen wie Home Assistant oder ein Wand-Tablet: ein Zugang mit Benutzername und Passwort (Abschnitte 51.3 und 51.4).
• Persönliches Kalender-Abo der Mitarbeiter: ein Link mit Schlüssel, den jeder Mitarbeiter selbst erzeugt (Abschnitt 51.5).

51.2 Voraussetzungen – Checkliste vor dem Einschalten

1. Öffentliche Adresse eingetragen, mit https:// (Kapitel 1.5). Sie wird für die Passwort-Mails und die Kiosk-Start-Adresse gebraucht. Für die Kalender-Abo-Links trägst du die Adresse zusätzlich im Abschnitt „Kalender-Abo für Mitarbeiter“ ein (Abschnitt 51.5).
2. Hinter Nginx Proxy Manager bzw. nginx: Proxy-IP übernommen (Kapitel 1.6). Warum das für die Schnittstelle wichtig ist: Ohne Eintrag sieht die Suite alle Zugriffe von außen mit der IP des Proxys. Zehn falsche Anmeldungen irgendeines Absenders sperren dann alle Kalender-Abos und alles andere, was über den Proxy kommt, für 5 Minuten. Home Assistant im eigenen Netz, das direkt auf die Suite zugreift, ist davon nicht betroffen, weil die Suite seine echte IP sieht.
3. Nginx Proxy Manager „Advanced“ vollständig (Abschnitt 51.6).
4. Firewall: Greift Home Assistant direkt im eigenen Netz zu, gib den Port der Suite in der Windows-Firewall nur für die IP des Home-Assistant-Geräts frei, nicht für das ganze Netz.
5. Nur für das Kalender-Abo: Die Adresse muss vom Handy auch über Mobilfunk erreichbar sein. Google Kalender ruft von Google-Servern ab und erreicht nur öffentlich erreichbare https-Adressen.

51.3 API-Zugänge

• Schalter „Externe Lese-API“ (Karte „Schnittstelle“): Bei ‚Aus‘ antwortet die Schnittstelle mit 404. Das gilt auch für alle Kalender-Abos.
• Zugang anlegen (Karte „+ Neuer Zugang“): Name (z. B. „Home Assistant Küche“), Bereich, „Namen anzeigen als“ und optional „Gültig bis“, dann „Zugang anlegen“.
• Einmal-Anzeige: Der Schlüssel erscheint genau einmal und wird nur als Prüfwert gespeichert. Er hat die Form PRÄFIX.GEHEIMNIS: Der Teil vor dem ersten Punkt ist der Benutzername, der Rest das Passwort. Geht er verloren: Zugang widerrufen und neu anlegen.
• Widerruf: in der Liste „Vorhandene Zugänge“ je Zeile mit „Widerrufen“. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
• Liste: Mit dem Filter „Alle · Integrationen · Kalender-Abos“ und „widerrufene anzeigen“ behältst du den Überblick. „Zuletzt genutzt“ zeigt, wann ein Zugang zuletzt gelesen hat.

51.4 Home Assistant einrichten

Lege vorher einen API-Zugang an (Abschnitt 51.3). SUITE-ADRESSE steht unten für die Adresse, unter der Home Assistant die Suite erreicht, im eigenen Netz z. B. http://192.168.1.100:8080 (Beispiel).

1. Verbindung prüfen (von einem Rechner im selben Netz). Die Antwort enthält "ok":true und den Namen des Zugangs:

curl -u PRÄFIX:GEHEIMNIS SUITE-ADRESSE/api/v1/ping

2. Zugangsdaten in die Datei secrets.yaml von Home Assistant:

tempio_api_praefix: PRÄFIX
tempio_api_geheimnis: GEHEIMNIS

3. Karten-Datei: In der Karte „Home Assistant“ auf der Seite API-Zugänge „⬇ Tempio-Karte herunterladen“ und die Datei nach /config/www/tempio-dienstplan-card.js kopieren.
4. REST-Sensoren in configuration.yaml (Woche alle 900 s, Heute alle 300 s):

rest:
  - resource: SUITE-ADRESSE/api/v1/dienstplan/wochen?anzahl=4
    authentication: basic
    username: !secret tempio_api_praefix
    password: !secret tempio_api_geheimnis
    scan_interval: 900
    timeout: 20
    sensor:
      - name: Dienstplan Wochen
        unique_id: tempio_dienstplan_wochen
        value_template: "{{ value_json.heute }}"
        json_attributes:
          - heute
          - stand
          - wochen

  - resource: SUITE-ADRESSE/api/v1/dienstplan/heute
    authentication: basic
    username: !secret tempio_api_praefix
    password: !secret tempio_api_geheimnis
    scan_interval: 300
    timeout: 20
    sensor:
      - name: Dienstplan heute
        unique_id: tempio_dienstplan_heute
        value_template: "{{ value_json.anzahl }}"
        json_attributes:
          - datum
          - stand
          - anzahl
          - jetzt_im_dienst
          - einsaetze
          - veranstaltungen
          - sperren

5. Recorder-Ausschluss, damit die großen Attribute nicht in die Datenbank von Home Assistant wandern (ebenfalls configuration.yaml):

recorder:
  exclude:
    entities:
      - sensor.dienstplan_wochen
      - sensor.dienstplan_heute

6. Home Assistant neu starten (bzw. die YAML-Konfiguration neu laden).
7. Ressource: Einstellungen → Dashboards → ⋮ → Ressourcen → Hinzufügen. URL /local/tempio-dienstplan-card.js?v=1.0.0 (die Versionsnummer steht auf dem Download-Knopf), Typ „JavaScript-Modul“. Danach den Browser neu laden; in der Home-Assistant-App den Cache leeren.
8. Karten im Dashboard (Karte hinzufügen → Manuell), eine für die Woche, eine für heute:

type: custom:tempio-dienstplan-card
entity: sensor.dienstplan_wochen
modus: woche
titel: Dienstplan

type: custom:tempio-dienstplan-card
entity: sensor.dienstplan_heute
modus: heute

Optionen der Karte: entity (Pflicht), modus (woche oder heute, Standard woche), titel (optional), veranstaltungen und sperren (Standard true; mit false ausblenden).

Optional – Kalender in Home Assistant: Integration „Remote Calendar“ mit der Adresse SUITE-ADRESSE/api/v1/dienstplan.ics; angemeldet wird mit demselben Zugang (Benutzername = Präfix, Passwort = Geheimnis). Home Assistant holt einen solchen Kalender von sich aus selten neu. Diese Automation aktualisiert ihn alle 15 Minuten (Entität an deinen Kalendernamen anpassen):

automation:
  - alias: Tempio-Kalender aktualisieren
    triggers:
      - trigger: time_pattern
        minutes: "/15"
    actions:
      - action: homeassistant.update_entity
        target:
          entity_id: calendar.dienstplan

51.5 Kalender-Abo für Mitarbeiter

1. In der Karte „Kalender-Abo für Mitarbeiter“ den Schalter „Einschalten“ drücken („Mitarbeiter dürfen ihren Dienstplan abonnieren“). Er wirkt nur, wenn auch die externe Lese-API eingeschaltet ist.
2. Im Feld „Öffentliche Adresse für Abo-Links“ die Adresse eintragen, z. B. https://dienstplan.ihre-firma.de, dann „Speichern“. Sie muss mit https:// beginnen und vom Handy auch über Mobilfunk erreichbar sein; ein Pfad wie /tempio ist erlaubt. Ohne Adresse werden keine Abo-Links angezeigt. Eine http://-Adresse im Firmennetz funktioniert nur im WLAN; Google Kalender erreicht sie nie.
3. Recht „Kalender abonnieren“: Die Standard-Rollen haben es. Eigene Rollen brauchen es zusätzlich (Einstellungen → Rollen).
4. Mitarbeiter finden das Abo unter Mein Bereich → „Dienstplan aufs Handy“. Sie erzeugen ihren Link selbst; er wird ihnen nur einmal angezeigt. Die Anleitung für die Mitarbeiter steht im Mitarbeiter-Handbuch, Kapitel 18.

Übertragen werden nur die eigenen Schichten (7 Tage zurück, 42 Tage voraus), auf Wunsch des Mitarbeiters Veranstaltungen und Freisperren. Abwesenheiten und Schichten von Kollegen werden nie übertragen.

• Zähler: Unter dem Adressfeld steht die Zahl der aktiven Abos.
• Einzelnes Abo beenden: in der Liste „Vorhandene Zugänge“ (Filter „Kalender-Abos“) mit „Widerrufen“.
• Notfall: „Alle Kalender-Abos widerrufen“ beendet sofort alle Abos, z. B. nach einem Sicherheitsvorfall. Alle Mitarbeiter müssen ihren Kalender danach neu einrichten; Zugänge für Anzeigen wie Home Assistant bleiben unberührt.

51.6 Reverse Proxy (Nginx Proxy Manager / nginx)

Die Kalender-Links enthalten einen geheimen Schlüssel im Pfad (/api/v1/kalender/…), weil Handy-Kalender keine Anmeldedaten mitschicken können. Ein normales Zugriffslog würde jeden Link im Klartext speichern. Deshalb bekommt dieser Pfad im Proxy einen eigenen Block ohne Zugriffslog.

Nginx Proxy Manager: Proxy Host der Suite bearbeiten → Reiter „Advanced“ → diesen Block eintragen (<SUITE-HOST>:<PORT> wie unter „Details“, z. B. 192.168.1.100:8080 als Beispiel) → Speichern:

location ^~ /api/v1/kalender/ {
    access_log off;
    proxy_pass http://<SUITE-HOST>:<PORT>;
    proxy_set_header Host $host;
    proxy_set_header X-Real-IP $remote_addr;
    proxy_set_header X-Forwarded-For $proxy_add_x_forwarded_for;
    proxy_set_header X-Forwarded-Proto $scheme;
    proxy_set_header X-Forwarded-Host "";
    proxy_set_header X-Forwarded-Prefix "";
}

• X-Forwarded-For $proxy_add_x_forwarded_for: Die Suite übernimmt vom eingetragenen Proxy genau den letzten Eintrag – den, den der Proxy selbst anhängt. Was ein Gerät vorne selbst mitschickt, wird ignoriert.
• X-Real-IP braucht die Proxy-Seite, um zu erkennen, dass die Suite hinter einem Proxy läuft.
• Die beiden leeren Zeilen X-Forwarded-Host "" und X-Forwarded-Prefix "" sind eine zusätzliche Absicherung: Die Suite wertet diese Header ohnehin nicht aus.
• Für alle übrigen Pfade sind in NPM keine Zusatzzeilen nötig: NPM setzt X-Forwarded-For, X-Forwarded-Proto und X-Real-IP dort selbst.
• nginx ohne NPM: Die Vorlage nginx.conf im Tempio-Ordner enthält denselben Block und die passenden Zeilen für alle übrigen Pfade.

Danach die Proxy-IP übernehmen (Kapitel 1.6) und die Suite neu starten. Kontrolle: Einstellungen → System & Wartung → Proxy-Konfiguration über die öffentliche Adresse aufrufen. Unter „Diese Anfrage“ stehen jetzt die IP deines Geräts und das Protokoll https.

Gehostete Instanzen: Das übernimmt Tempio. Die Suite selbst maskiert diese Pfade in ihren eigenen Logdateien automatisch.

51.7 Lebenszyklus: wann ein Zugang oder Abo endet

• Mitarbeiter archiviert: sein Kalender-Abo und alle Zugänge mit Bereich „dieser Mitarbeiter“ werden automatisch widerrufen.
• Mitarbeiter endgültig gelöscht: diese Zugänge werden mitgelöscht.
• Benutzer gelöscht (Mitarbeiter bleibt) oder Benutzer einem anderen Mitarbeiter zugeordnet / Zuordnung gelöst: das Kalender-Abo des bisherigen Mitarbeiters wird widerrufen – ein später neu verknüpftes Konto „erbt“ kein fremdes Abo. Zugänge für Anzeigen bleiben bestehen.
• Mitarbeiter auf „inaktiv“ (z. B. ruhend): das Abo wird nur gesperrt und läuft nach der Reaktivierung von selbst weiter.

Jeder automatische Widerruf steht im Protokoll (ohne Schlüssel, nur mit Kennung).

51.8 Datenschutz-Hinweis für den Betrieb

51.9 Fehlerbehebung