Administrator-Handbuch

📦 1. Installation & Einrichtung

Tempio Suite kann auf verschiedene Arten betrieben werden. Hier findest du die Kurzübersicht, damit du weißt, welche Variante zu deinem Betrieb passt. Ausführliche Details stehen in Kapitel 31 (Installationsvarianten).

1.1 Variante A – Lokal (Einzelplatz)

Tempio wird auf einem einzelnen PC im Betrieb installiert. Der Zugriff erfolgt innerhalb des Firmennetzes über die Adresse http://[Server-IP]:8080. Ein Internetanschluss wird nur für die Lizenzprüfung und für Updates benötigt – die tägliche Arbeit läuft komplett im eigenen Netz.

1.2 Variante B – Netzwerk (mehrere Geräte)

Ein PC dient als Server, weitere Geräte (PCs, Tablets, Handys) greifen im selben Netzwerk über die Server-IP zu. Das ist die typische Lösung, wenn mehrere Arbeitsplätze plus ein Kiosk-Terminal genutzt werden.

1.3 Variante C – Cloud / eigene Subdomain

Zugriff von überall über eine eigene, SSL-verschlüsselte Web-Adresse (z. B. zeiterfassung.deine-firma.de), meist über einen Reverse-Proxy wie den Nginx Proxy Manager. Erfordert eine eigene Domain und etwas Netzwerk-Konfiguration.

1.4 Kiosk-PC einrichten

Der Kiosk-PC ist das Stempel-Terminal am Eingang oder im Personalraum. Bei der Einrichtung werden die Server-Adresse, der Anzeige-Modus (ein oder zwei Monitore) und der RFID-Leser konfiguriert. Alle Details dazu stehen in Kapitel 20 (Kiosk-System).

🧭 2. Bedienung & Menüaufbau

Damit du dich sofort zurechtfindest, hier ein kurzer Überblick, wie Tempio aufgebaut ist. Wenn du diese Grundlagen kennst, erklären sich die meisten Funktionen von selbst.

2.1 Das Hauptmenü

Links (am Handy über das ☰-Symbol oben) findest du das Hauptmenü mit allen Bereichen: Dashboard, Mitarbeiter, Dienstplan, Zeiterfassung, Genehmigungen, Betriebsstruktur, Einstellungen und mehr. Welche Punkte du siehst, hängt von deiner Rolle ab – ein Administrator sieht alles, ein Mitarbeiter nur seine eigenen Bereiche.

2.2 Das Dashboard (Startseite)

Nach dem Anmelden landest du auf dem Dashboard. Es zeigt dir die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick: offene Anträge, die deiner Entscheidung harren, aktuelle Anwesenheiten, anstehende Aufgaben und Warnhinweise (z. B. auslaufende Lizenz oder verfallender Resturlaub). Von hier springst du mit einem Klick in den jeweiligen Bereich.

2.3 Einstellungen

Fast alle Konfigurationen (E-Mail, Backup, Lizenz, Schichtfarben, Pausenregeln, System-Werkzeuge) findest du gebündelt unter Einstellungen. Die Seite ist in übersichtliche Unterbereiche gegliedert, sodass du nicht lange suchen musst.

👥 3. Mitarbeiterverwaltung

3.1 Neuen Mitarbeiter anlegen (Schritt für Schritt)

1. Menü → Mitarbeiter → + Neu.
2. Stammdaten ausfüllen: Vor- und Nachname sind Pflicht. Personalnummer (ab 100 empfohlen), Geburtsdatum, Adresse usw. nach Bedarf.
3. Beschäftigung: Eintrittsdatum, Vertragsart, Abteilung, Position.
4. Vergütung & Arbeitszeit: Beschäftigungsart, Lohn, Soll-Stunden, Urlaubsanspruch. Bei Minijob erscheint zusätzlich die Option „Rentenbefreit“.
5. Optional Kiosk-PIN vergeben und ein Benutzerkonto anlegen (für den Web-Login).
6. Auf Speichern klicken.

3.2 Standort-Zuweisung

Hauptstandort: In der Personalakte im Dropdown „Standort“ wählen – wird automatisch in der Standortverwaltung eingetragen.
Nebenstandorte: Menü → Betriebsstruktur → Standorte → Standort auswählen → Mitarbeiter → Nebenstandort hinzufügen. Ein Mitarbeiter kann an mehreren Standorten arbeiten.

3.3 Benutzerkonto & Onboarding-E-Mail

Beim Anlegen „Benutzerkonto erstellen“ aktivieren und Benutzername/Passwort vergeben. Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt und SMTP konfiguriert (Kapitel 28), erhält der Mitarbeiter automatisch eine Willkommens-E-Mail mit seinen Zugangsdaten. Beim ersten Login muss er sein Passwort ändern.

3.4 RFID-Karte zuweisen

Es gibt zwei Wege:

• Manuell: Personalakte → Feld „RFID-Tag“ / „Ausweis-Nr.“ → Karten-Code eintragen.
• Chip-Anlernen am Kiosk (komfortabel, siehe Kapitel 21.3): Unbekannte Chips werden am Terminal erfasst und später im Backoffice einem Mitarbeiter zugeordnet.

3.5 Kiosk-, Web- & Verfügbarkeits-Zugang steuern

Menü → Kiosk-Zugang. Pro Mitarbeiter steuerst du getrennt:

• Kiosk aktiv: Darf am Terminal stempeln.
• Web-Stempeln aktiv: Darf zusätzlich über die Web-App/das Handy stempeln.
• Verfügbarkeit aktiv: Schaltet das Verfügbarkeits-Modul für diesen Mitarbeiter frei (siehe Kapitel 10).
• Befristung: Der Zugang kann mit einem Ablaufdatum vergeben werden (z. B. für Aushilfen und Saisonkräfte).

Jede Änderung wird protokolliert (wer, wann, was). So bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer wann freigeschaltet wurde.

3.6 Mitarbeiter archivieren & löschen

Archivieren (empfohlen): Der Mitarbeiter wird inaktiv, alle Daten und Zeiten bleiben erhalten – wichtig für Nachweise und gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
Endgültig löschen: Entfernt den Mitarbeiter samt aller verknüpften Daten unwiderruflich. Erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (siehe Kapitel 27) durchführen.

🔐 4. Rollen & Berechtigungen

Über Menü → Rollen legst du fest, wer was darf. Eine Rolle ist ein Bündel von Rechten; jedem Benutzer wird genau eine Rolle zugewiesen. So stellst du sicher, dass z. B. eine Schichtleitung Dienstpläne bearbeiten, aber keine Lohndaten sehen kann.

4.1 Typische Rollen

• Administrator: Vollzugriff auf alle Funktionen und Einstellungen.
• HR-Manager: Personal, Abwesenheiten, Lohn – ohne System-Einstellungen.
• Schichtleitung: Verwaltet Dienstpläne und Mitarbeiter des eigenen Standorts.
• Mitarbeiter: Sieht nur eigene Daten, stempelt, beantragt Urlaub.

4.2 Eigene Rolle anlegen oder anpassen

1. Menü → Rollen → + Neue Rolle (oder eine vorhandene bearbeiten).
2. Namen vergeben und die gewünschten Rechte ankreuzen. Die Rechte sind in Gruppen sortiert (z. B. Dienstplan, Personal, Sensible Daten), damit du den Überblick behältst.
3. Speichern und die Rolle anschließend in der Benutzerverwaltung zuweisen.

🔒 5. Sensible Personaldaten & Datenschutz (DSGVO)

Personaldaten sind besonders schützenswert. Damit nicht jeder mit Verwaltungsrechten automatisch auch Kontodaten, Krankmeldungen oder Vertragsdetails sieht, kannst du den Zugriff auf besonders sensible Bereiche gezielt einzeln vergeben. Diese drei Rechte findest du in der Rechtegruppe „Sensible Daten“ (Menü → Rollen).

5.1 Die drei Einzelrechte

• 💶 Finanzdaten – Zugriff auf Bankverbindung, Lohn, Sozialversicherungs- und Steuermerkmale. Nur wer dieses Recht hat, sieht diese Felder in der Personalakte.
• 🏥 Gesundheitsdaten – Zugriff auf gesundheitsbezogene Angaben (z. B. Krankmeldungen, Atteste, gesundheitliche Einschränkungen).
• 📄 Vertragsdaten – Zugriff auf Vertragsdetails (z. B. Vertragsart, Laufzeit, Kündigungsfristen, Zusatzvereinbarungen).

Diese Rechte wirken zusätzlich zu den normalen Personalrechten. Eine Schichtleitung kann also z. B. Namen, Abteilung und Dienstplan eines Mitarbeiters sehen, ohne Einblick in dessen Kontodaten oder Krankmeldungen zu haben.

5.2 Rechte einer Rolle zuweisen

1. Menü → Rollen → gewünschte Rolle bearbeiten.
2. In der Gruppe „Sensible Daten“ die passenden Häkchen setzen – nur die, die diese Rolle wirklich braucht.
3. Speichern. Die Änderung gilt sofort für alle Benutzer mit dieser Rolle.

🏢 6. Standortverwaltung

Menü → Betriebsstruktur → Standorte. Hier legst du Filialen bzw. Betriebsstätten an, weist Mitarbeiter zu und filterst Dienstpläne nach Standort.

6.1 Standort anlegen

Standorte → + Neu → Name und Adresse eingeben → Speichern.

6.2 Mitarbeiter zuweisen

Standort öffnen → Mitarbeiter → Personen als Haupt- oder Nebenstandort hinzufügen. Ein Mitarbeiter kann an mehreren Standorten arbeiten.

🗂️ 7. Abteilungen

Menü → Betriebsstruktur → Abteilungen. Abteilungen (z. B. Küche, Service, Lager) helfen, Mitarbeiter zu gruppieren und Dienstpläne sowie Auswertungen übersichtlicher zu gestalten. Jede Abteilung kann eine eigene Farbe bekommen.

1. Abteilungen → + Neu → Name (und optional Farbe) vergeben.
2. In der Personalakte unter „Beschäftigung“ die Abteilung zuweisen.

Im Dienstplan und in Berichten kannst du anschließend nach Abteilung filtern.

🧱 8. Betriebsstruktur – die Navigation verstehen

Alle Bereiche, die den „Aufbau“ deines Betriebs betreffen, sind unter dem Dach Betriebsstruktur zusammengefasst und über eine einheitliche Leiste erreichbar. So findest du dich überall sofort zurecht, egal in welchem Unterbereich du gerade bist.

8.1 Die obere Hauptleiste

Ganz oben findest du auf allen Betriebsstruktur-Seiten dieselbe Chip-Leiste mit den Hauptbereichen in dieser Reihenfolge:

🏢 Standorte  ·  🗂️ Abteilungen  ·  📅 Arbeitstage  ·  📇 Chips  ·  🖥️ Kiosk-Terminals  ·  ✅ Checklisten  ·  🧽 Reinigung

Ein Klick bringt dich direkt in den jeweiligen Bereich. Der aktuell geöffnete Bereich ist farblich hervorgehoben, sodass du immer weißt, wo du bist. „Checklisten“ und „Reinigung“ stehen bewusst nebeneinander, weil beides Aufgaben sind, die am Kiosk und auf dem Handy abgehakt werden.

8.2 Die untere Unterleiste

Manche Bereiche haben eigene Unterseiten. Diese erscheinen in einer zweiten, optisch abgesetzten Leiste direkt darunter – nur dort, wo es sie gibt:

• Checklisten: Übersicht · Protokoll / Kontrolle · Archiv
• Reinigung: Übersicht · Protokoll / Nachweis

So bleibt die obere Leiste immer gleich und aufgeräumt, während die seitenspezifischen Unterpunkte sauber getrennt darunter erscheinen. Wechselst du z. B. auf „Protokoll“, bleibt oben „Checklisten“ aktiv markiert, und unten siehst du, auf welcher Unterseite du gerade bist.

📅 9. Dienstplan

9.1 Schicht einplanen

Dienstplan → Tag/Woche/Monat → Zelle anklicken. Standardmäßig ist „Vorlage wählen“ voreingestellt; alternativ gibst du eine freie Zeit ein oder trägst eine Abwesenheit ein. Die Schicht erscheint sofort beim Mitarbeiter in seinem eigenen Dienstplan.

9.2 Schichtvorlagen

Dienstplan → Vorlagen → Neue Vorlage (z. B. „Frühschicht 06–14 Uhr“). Vorlagen beschleunigen die Planung enorm. Jede Vorlage kann einem Standort zugeordnet werden (global = alle Standorte sehen sie).

9.3 Offenes Schichtende (Endzeit verbergen)

In einer Schichtvorlage oder einzelnen Schicht kannst du „Endzeit vor Mitarbeiter verbergen“ aktivieren. Mitarbeiter sehen dann nur den Beginn (z. B. „ab 18:00″), das Ende bleibt offen. Admins sehen die Endzeit weiterhin. Praktisch in der Gastronomie, wenn das Ende vom Betrieb abhängt.

9.4 Schicht- & Status-Farben

Unter Einstellungen → Schichtplan-Farben legst du eigene Farben für Status wie Urlaub, Krank, Frei, Berufsschule usw. fest. Diese erscheinen im Dienstplan und machen ihn auf einen Blick lesbar.

9.5 Arbeitstage-Konfiguration (auch halbe Tage)

Du kannst festlegen, welche Wochentage Arbeitstage sind und ob ganz- oder halbtags gearbeitet wird (Anteil 1,0 oder 0,5). Das wirkt sich direkt auf die Soll-Stunden-Berechnung aus. Die Konfiguration gilt global oder – falls hinterlegt – mitarbeiterspezifisch.

9.6 Dienstplan sperren

Menü → Dienstplan-Sperren → Zeitraum, Antragsarten und Standort auswählen. In gesperrten Zeiträumen können Mitarbeiter keine (oder nur bestimmte) Abwesenheitsanträge stellen – nützlich für Stoßzeiten und wichtige Termine.

9.7 Standort-Filter & PDF-Druck

Über das Standort-Dropdown oben filtern. Schichtleitungen sehen automatisch nur ihren Standort. Über die Druck-/Export-Funktion erzeugst du Dienstpläne als PDF (Wochen- oder Monatsansicht) zum Aushang oder Versand.

🟢 10. Verfügbarkeits-Modul

Das Verfügbarkeits-Modul lässt Mitarbeiter (vor allem Minijob und Teilzeit) hinterlegen, wann sie arbeiten können. Das erleichtert die Dienstplanung erheblich, weil du auf einen Blick siehst, wer wann einsetzbar ist.

10.1 Pro Mitarbeiter freischalten

Das Modul ist standardmäßig aus. Aktiviere es pro Mitarbeiter unter Menü → Kiosk-Zugang → „Verfügbarkeit aktiv“. Erst dann erscheint beim Mitarbeiter der Menüpunkt Verfügbarkeit.

10.2 Die drei Stufen

• 🟢 Verfügbar  ·  🟡 Nur notfalls  ·  🔴 Nicht verfügbar
• Jeweils ganztägig oder mit Zeitfenster (von–bis).

10.3 Grundmuster & Ausnahmen

Mitarbeiter pflegen ein wöchentliches Grundmuster (pro Wochentag) und einzelne Ausnahmen für konkrete Daten. Als Admin siehst und bearbeitest du immer alle Verfügbarkeiten – unabhängig davon, ob der Self-Service beim Mitarbeiter aktiv ist.

10.4 Anzeige im Dienstplan & Warnungen

Die Verfügbarkeit erscheint in allen drei Dienstplan-Ansichten als farbiger Punkt (🟢/🟡/🔴), den du anklicken kannst (Details und Zeiten). Planst du jemanden außerhalb seines verfügbaren Fensters ein, erscheint eine Warnung mit den konkreten verfügbaren Zeiten – du kannst trotzdem einplanen, weißt aber Bescheid.

10.5 Wochen-Rhythmus (A/B/C-Wochen)

Manche Mitarbeiter haben kein gleichbleibendes Wochenmuster, sondern einen mehrwöchigen Rhythmus (z. B. eine „gerade“ und eine „ungerade“ Woche im Wechsel). Dafür lässt sich pro Mitarbeiter ein Wochen-Rhythmus mit einem Zyklus von 2 bis 6 Wochen aktivieren (Woche A, B, C … im Wechsel).

• Einschalten: Beim Aktivieren wird das bisherige Grundmuster als Woche A verstanden und automatisch in die weiteren Wochen (B, C …) kopiert – so startet jede Woche identisch und du passt sie danach einzeln an.
• Pflege: Auf der Verfügbarkeits-Seite gibt es dann pro Rhythmus-Woche einen eigenen Tab (Woche A / B / …), in dem du das Grundmuster dieser Woche einträgst.
• Zyklus ändern: Vergrößern füllt nur die neu hinzugekommenen Wochen; Verkleinern entfernt die überzähligen Wochen. Ein Zyklus unter 2 ist kein Rhythmus und wird auf 2 angehoben.
• Ausschalten: Die hinterlegten Wochen bleiben gespeichert – es gilt wieder nur Woche A.

Welche Kalenderwoche gerade A, B oder C ist, bestimmt Tempio anhand eines festen Ankers; jeder Tag derselben Woche liefert dieselbe Rhythmus-Woche. Ausnahmen für konkrete Daten gelten unabhängig vom Rhythmus (sie hängen am Datum, nicht an der Woche).

✅ 11. Checklisten / To-Do

Mit Checklisten gibst du wiederkehrende Aufgaben vor (z. B. „Öffnen Küche“, „Schließen Service“). Mitarbeiter haken sie auf dem Handy und/oder am Kiosk-Terminal ab – jeweils mit Name und Uhrzeit, also voll nachvollziehbar. Verwaltung unter Menü → Betriebsstruktur → Checklisten.

11.1 Checkliste anlegen & Punkte pflegen

1. Checklisten → Titel eingeben → Anlegen.
2. In der Bearbeiten-Ansicht Punkte hinzufügen, sortieren (↑/↓) und optional als „Pflicht“ markieren.

11.2 Zuweisung (wann gilt die Liste?)

Pro Liste optional kombinierbar – leer heißt jeweils „gilt für alles“:

• Abteilung (z. B. nur Küche)
• Wochentag (z. B. nur freitags)
• Schichtvorlage (z. B. nur Frühschicht) – entscheidend für die Trennung morgens/abends

11.3 Sichtbarkeit: Wo erscheint die Liste?

Unabhängig voneinander wählbar:

• 📱 Handy-Schalter – Liste erscheint in „Meine Checklisten“.
• 🖥 Kiosk-Terminals (Mehrfachauswahl) – auf welchen Terminals die Liste am Kiosk erscheint.

11.4 Trennung morgens/abends (Beispiel)

Lege die Morgen-Liste an und weise ihr die Schichtvorlage „Frühschicht“ zu, die Abend-Liste der Vorlage „Spätschicht“. Dann sieht ein morgens eingeteilter Mitarbeiter nur die Morgen-Liste, ein abends eingeteilter nur die Abend-Liste. Listen ohne Vorlage gelten für alle Schichten (z. B. eine allgemeine Hygiene-Liste). Ohne Schicht-Eintrag sieht der Mitarbeiter nur die allgemeinen Listen.

11.5 Geteilter Stand & Schicht-Kennung

Der Erledigt-Haken wird pro Punkt, Tag und Schicht gespeichert. Handy und Kiosk teilen denselben Stand für dieselbe Schicht. Für eine andere Schicht (z. B. Spät statt Früh) zählt ein eigener, frischer Stand – die Liste „setzt sich also pro Schicht zurück“.

11.6 Protokoll / Kontrolle & Archiv

Über die Unterleiste (siehe Kapitel 8.2) erreichst du zwei Nachweis-Seiten:

• Protokoll / Kontrolle: zeigt, welche Punkte wann und von wem abgehakt wurden – ideal zur Kontrolle, ob alles erledigt wurde.
• Archiv: ältere, abgeschlossene Listen zum Nachschlagen.

11.7 Duplizieren

In der Übersicht gibt es pro Liste den Button „⧉ Duplizieren“. Er fragt nach einem neuen Titel und kopiert alles (Punkte, Zuweisungen, Sichtbarkeit). Die Kopie wird inaktiv angelegt – erst prüfen, dann aktiv schalten. Praktisch, wenn sich Listen stark ähneln.

🧽 12. Reinigungsplan

Der Reinigungsplan ist für wiederkehrende Reinigungs- und Wartungsaufgaben mit festem Intervall gedacht (z. B. „Abfluss Theke reinigen – alle 7 Tage“). Im Unterschied zu Checklisten (die sich an der Schicht orientieren) hat jede Reinigungsaufgabe ein Fälligkeitsdatum und wird nach jedem Abhaken automatisch neu berechnet. So gerät keine turnusmäßige Aufgabe in Vergessenheit. Verwaltung unter Menü → Betriebsstruktur → Reinigung.

12.1 Reinigungsaufgabe anlegen

1. Titel eingeben (z. B. „Abfluss Theke reinigen“).
2. Intervall (Tage): Wie oft die Aufgabe fällig wird. Über die Schnellauswahl-Knöpfe geht’s noch schneller: täglich = 1 · wöchentlich = 7 · alle 2 Wochen = 14 · monatlich = 30 · quartalsweise = 90.
3. Karenz (Tage): Wie viele Tage vor der Fälligkeit die Aufgabe schon abgehakt werden darf. In dieser Zeit erscheint sie gelb als „bald fällig“. Karenz 0 = erst genau am Fälligkeitstag abhakbar.
4. Wo soll die Aufgabe erscheinen? Wähle Handy („Meine Reinigung“) und/oder ein oder mehrere Kiosk-Terminals. Wie bei Checklisten gilt: Wird nichts gewählt, erscheint die Aufgabe nirgends.
5. Auf + Anlegen klicken.

12.2 Status verstehen

In der Aufgabenliste zeigt eine farbige Markierung sofort den Zustand:

• 🟢 Erledigt – aktuell alles im grünen Bereich, noch nicht wieder fällig.
• 🟡 Bald fällig – innerhalb der Karenzzeit, darf schon erledigt werden.
• 🔵 Heute fällig – heute ist der Stichtag.
• 🔴 Überfällig – der Termin ist verstrichen (mit Anzeige, seit wie vielen Tagen).

Die Spalten „Zuletzt“ und „Nächste“ zeigen, wann die Aufgabe zuletzt erledigt wurde und wann sie das nächste Mal fällig ist.

12.3 Aufgaben abhaken, sortieren, bearbeiten

• Als Admin direkt abhaken: Über den ✓-Knopf in der Aktionsspalte verbuchst du eine Aufgabe sofort als erledigt (mit Sicherheitsabfrage). Das Fälligkeitsdatum rückt automatisch um das Intervall weiter.
• Sortieren: Mit den Pfeilen ↑/↓ die Reihenfolge anpassen.
• Bearbeiten/Löschen: Über die entsprechenden Symbole. Beim Bearbeiten kannst du Intervall, Karenz und Sichtbarkeit jederzeit ändern.

12.4 Protokoll / Nachweis

Über die Unterleiste oder den Knopf „📋 Protokoll / Nachweis“ siehst du, wer wann welche Reinigungsaufgabe erledigt hat. Das ist ein wertvoller Nachweis, z. B. für Hygiene- und Reinigungspflichten gegenüber Kontrollen.

🕐 13. Zeitkorrekturen

Nicht jede Stempelung sitzt perfekt: Mal wird das Ausstempeln vergessen, mal stimmt eine Zeit nicht. Über die Zeitkorrektur bringst du solche Buchungen sauber und nachvollziehbar in Ordnung. Menü → Zeitkorrekturen (bzw. im Bereich Zeiterfassung).

13.1 Zwei Wege: Antrag und Sofortkorrektur

• Mitarbeiter-Antrag: Ein Mitarbeiter beantragt eine Korrektur (siehe Mitarbeiter-Handbuch). Der Antrag landet bei dir zur Genehmigung.
• Admin-Sofortkorrektur: Du als Admin korrigierst direkt – die Änderung ist sofort wirksam und wird im Prüfprotokoll vermerkt.

13.2 Der Korrektur-Dialog

Im Dialog „Zeitkorrektur“ wählst du:

1. Den Mitarbeiter.
2. Bestehende korrigieren (eine vorhandene Buchung ändern) oder Neue Buchung anlegen (eine fehlende nachtragen).
3. Bei „Bestehende korrigieren“: Monat/Jahr und die betroffene Buchung auswählen. Die aktuellen Kommen-/Gehen-Zeiten werden vorbefüllt.
4. Neue Kommen– und Gehen-Zeit eingeben.
5. Optional eine Pause (Minuten) angeben – siehe Kapitel 14.
6. Eine Notiz / Begründung eintragen und speichern.

13.3 Vergessene Abmeldungen

Hat jemand vergessen auszustempeln, taucht die offene Buchung in der Korrektur-Übersicht auf. Du trägst die korrekte Gehen-Zeit nach – die Tagesstunden werden automatisch neu berechnet.

☕ 14. Pausenkorrektur

Manchmal stimmt nicht die Kommen-/Gehen-Zeit, sondern die Pause: Jemand hat vergessen, sich aus der Pause zurückzumelden, oder die Pause war in Wirklichkeit kürzer oder länger als automatisch berechnet. Genau dafür gibt es die Pausenkorrektur – als eigenes Feld im Korrektur-Dialog.

14.1 Das Feld „Pause (Minuten)“

Im Zeitkorrektur-Dialog (Kapitel 13) gibt es das optionale Feld „Pause (Minuten)“:

• Leer lassen → die Pause bleibt unverändert. Es greift wie bisher die automatische Pausenregel deines Betriebs. Bestehende Buchungen und reine Kommen-/Gehen-Korrekturen ändern sich dadurch nicht.
• Einen Wert eintragen (auch 0) → die Pause wird auf genau diesen Wert gesetzt. Beispiel: „20″ bedeutet, dass für diese Buchung genau 20 Minuten Pause gerechnet werden.

14.2 Wichtig: Eine gesetzte Pause hat Vorrang

Normalerweise rechnet Tempio automatisch eine Mindestpause, sobald eine bestimmte Arbeitsdauer überschritten wird. Trägst du im Korrekturfeld aber einen eigenen Pausenwert ein, hat dieser Vorrang – auch wenn er kürzer ist als die automatische Pause. So kannst du z. B. bewusst 20 Minuten setzen, obwohl die Automatik 30 vorsehen würde.

14.3 Mitarbeiter-Antrag mit Pause

Auch Mitarbeiter können eine Pausenkorrektur beantragen (z. B. „ich habe vergessen, mich aus der Pause zurückzumelden – es waren nur 20 Minuten“). Der Antrag erscheint bei dir zur Genehmigung mit der beantragten Pausenzeit. Genehmigst du ihn, wird die Pause exakt wie beantragt übernommen und die Tagesstunden werden neu berechnet.

✔ 15. Anträge genehmigen

Menü → Genehmigungen (bzw. „Offene Anträge“ auf dem Dashboard). Hier laufen alle Anträge zusammen, die deine Entscheidung brauchen: Urlaub, Schichttausch, Zeit- und Pausenkorrekturen.

1. Antrag öffnen und Details prüfen (bei Korrekturen siehst du auch die beantragte Pause).
2. Genehmigen oder Ablehnen (bei Ablehnung optional Begründung).
3. Der Mitarbeiter wird automatisch benachrichtigt.

Bei Urlaubsanträgen kannst du einen Gegenvorschlag mit geändertem Zeitraum machen; der Mitarbeiter nimmt ihn an oder ab. Bei Schichttausch kannst du den Tausch ebenfalls anpassen, bevor du bestätigst.

🌴 16. Urlaubsverwaltung

16.1 Urlaubsanspruch festlegen

In der Personalakte unter „Vergütung & Arbeitszeit“ den Jahres-Urlaubsanspruch in Tagen eintragen. Das System berechnet daraus den Resturlaub automatisch.

16.2 Urlaubsübersicht & Kalender

Menü → Urlaubsverwaltung. Du siehst alle Anträge, den Urlaubskalender (wer ist wann abwesend) und kannst Engpässe früh erkennen.

16.3 Resturlaub, Vorjahres-Übertrag & Verfall

Das System weist auf verfallenden Resturlaub hin (z. B. zum Jahresende). Resturlaub aus dem Vorjahr wird korrekt behandelt: Verbraucht ein Mitarbeiter im neuen Jahr Urlaub, wird dieser zuerst mit dem Übertrag aus dem Vorjahr verrechnet – nur der wirklich nicht genutzte Teil verfällt. Die Verfall-Liste zeigt, bei wem Handlungsbedarf besteht, damit du rechtzeitig erinnern kannst.

⏳ 17. Überstunden & Stundenkonten

Menü → Stundenkonto. Für jeden Mitarbeiter wird ein monatliches Stundenkonto geführt: Soll-Stunden gegen tatsächlich geleistete Ist-Stunden.

• Saldo: Plus- oder Minusstunden je Monat, kumuliert über die Zeit.
• Korrekturen: Du kannst manuelle Korrekturen mit Begründung erfassen (z. B. Auszahlung, Abbau).
• Ausdruck: Überstundenübersicht je Mitarbeiter als PDF zum Nachweis.

Die Soll-Stunden ergeben sich aus den hinterlegten Monats-/Wochenstunden und den Arbeitstagen (siehe Arbeitstage-Konfiguration in Kapitel 9.5).

💶 18. Lohn & Lohnabrechnung

Menü → Lohnexport. Tempio unterstützt die Vorbereitung der Lohnabrechnung, indem es Arbeitszeiten, Zuschläge und Abwesenheiten je Mitarbeiter und Monat zusammenfasst.

1. Monat auswählen.
2. Die berechneten Stunden/Beträge je Mitarbeiter prüfen.
3. Bei Bedarf Lohn-Korrekturen erfassen.
4. Abrechnung als PDF ausdrucken oder Daten exportieren (siehe DATEV-Export).

📤 19. DATEV-Export

Exportiert die aufbereiteten Lohn-/Stundendaten in einem Format, das deine Steuerberatung bzw. Lohnbuchhaltung weiterverarbeiten kann.

1. Abrechnungsmonat wählen.
2. Export starten – die Datei wird erzeugt und steht zum Download bereit.
3. Datei an die Steuerberatung übergeben. Die Export-Historie zeigt frühere Exporte.

🖥 20. Kiosk-System

20.1 Funktionsweise

Das Kiosk-Terminal läuft als Vollbild-Oberfläche auf dem Kiosk-PC. Mitarbeiter stempeln per RFID-Karte oder Personalnummer + PIN. Eine separate „RFID-Bridge“ liest die Karten am Leser und meldet sie an den Server.

20.2 Funktionen am Terminal

• Stempeln per RFID oder PIN (Personalnummer + ✓, dann PIN).
• Pause starten/beenden (vor dem Stempeln „Pause“ wählen).
• Anwesenheitsliste – wer ist gerade da.
• Checkliste – falls für das Terminal aktiviert (siehe Kapitel 21.2).
• Reinigung – falls Reinigungsaufgaben für das Terminal freigegeben sind.
• Tagesbon drucken (falls Thermodrucker eingerichtet).

20.3 Zwei-Monitor-Betrieb (Kiosk + Kasse/RDP)

Bei der Einrichtung Modus [2] Kiosk + anderes Programm wählen. Monitor 1 bleibt frei für Kassensystem, RDP etc. Monitor 2 zeigt den Kiosk im Vollbild.

20.4 Kiosk manuell starten/stoppen

kiosk_start.bat – Kiosk und RFID-Bridge starten
kiosk_stop.bat – Kiosk beenden

20.5 Tagesbon-Drucker

Unter Einstellungen → Thermodrucker die IP und Aktivierung hinterlegen. Beim Abmelden kann der Mitarbeiter dann einen Tagesbon direkt am Thermodrucker ausdrucken.

💳 21. Kiosk-Terminals & Chip-Anlernen

Menü → Betriebsstruktur → Kiosk-Terminals. Hier verwaltest du die einzelnen Stempel-Terminals. Jedes Terminal hat einen geheimen Geräte-Token: Nur Geräte mit gültigem Token eines aktiven Terminals dürfen stempeln. Das schützt davor, dass jemand über die öffentliche Adresse von außen stempelt.

21.1 Terminal anlegen

1. Kiosk-Terminals → + Neu → Name vergeben (z. B. „Empfang Wadern“, „Küche“).
2. Optional einem Standort zuordnen.
3. Das Terminal erhält einen Token, der beim Einrichten des Kiosk-PCs als Start-Adresse hinterlegt wird. Ein Terminal lässt sich jederzeit deaktivieren (z. B. bei Verlust).

21.2 Checkliste & Reinigung am Terminal anzeigen

Pro Terminal kannst du die Checklisten-Anzeige aktivieren. Ist sie an, erscheint am Kiosk die Kachel „Checkliste“ mit den offenen Punkten der laufenden Schicht. Ebenso lassen sich Reinigungsaufgaben je Terminal freigeben. Welche Listen bzw. Aufgaben ein Terminal zeigt, steuerst du zusätzlich in der Checkliste/Reinigungsaufgabe selbst (Kapitel 11.3 und 12.1).

21.3 Chip-Anlernen (neue RFID-Chips erfassen)

Statt jeden Karten-Code manuell abzutippen, kannst du neue Chips direkt am Terminal anlernen:

1. Am Kiosk auf Chip anlernen tippen und den Erfassungs-PIN eingeben (vorher in der Verwaltung setzen).
2. Neue Chips nacheinander auflegen – jeder erkannte Chip erscheint mit seiner Nummer.
3. Im Backoffice (Kiosk-Verwaltung) ordnest du die erfassten Chips den Mitarbeitern zu.
4. Die Erfassung endet automatisch nach 5 Minuten ohne Scan.

21.4 Kiosk-Zugang & Protokoll

Menü → Kiosk-Zugang zeigt pro Mitarbeiter den Status (Kiosk/Web/Verfügbarkeit, Befristung) und ein Audit-Protokoll aller Änderungen – wer hat wann wen freigeschaltet.

🔔 22. Benachrichtigungen & Push

Tempio informiert Mitarbeiter und Verwaltung über wichtige Ereignisse (genehmigter Urlaub, neue Anträge, Schichtänderungen) – im Programm und optional als Push auf dem Handy.

22.1 Push einrichten

Unter Einstellungen → Benachrichtigungen aktivierst du den Push-Dienst. Mitarbeiter müssen Tempio als App installiert haben und Benachrichtigungen erlauben (siehe Mitarbeiter-Handbuch).

22.2 Welche Ereignisse?

Jeder Mitarbeiter kann pro Ereignistyp festlegen, ob er benachrichtigt wird, und zwischen den Modi Push, Push + E-Mail, nur E-Mail oder keine wählen. So vermeidest du unnötige Meldungen und stellst sicher, dass Wichtiges ankommt.

📚 27. Aufbewahrungsfristen

Menü → Aufbewahrung. Tempio hilft dir, gesetzliche Aufbewahrungspflichten im Blick zu behalten, bevor du Daten endgültig löschst.

• Lohn-/Gehaltsunterlagen: in der Regel 6 Jahre (§ 257 HGB).
• Steuerlich relevante Unterlagen: in der Regel 10 Jahre (§ 147 AO).
• Zeiterfassung: in der Regel 2 Jahre (§ 16 ArbZG).

Die Übersicht zeigt, welche Daten noch der Aufbewahrung unterliegen. Erst nach Ablauf der Fristen solltest du archivierte Mitarbeiter endgültig löschen.

📧 28. E-Mail-Konfiguration

Einstellungen → E-Mail. SMTP-Zugangsdaten eingeben und mit „Test-E-Mail senden“ prüfen. Erst wenn der Test klappt, werden Onboarding- und Benachrichtigungs-Mails zuverlässig versendet.

28.1 E-Mail-Vorlagen

Unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen passt du Texte an (z. B. Willkommens-Mail). Platzhalter wie {name} oder {benutzername} werden automatisch ersetzt. Eine Vorlage muss „aktiv“ sein, damit sie genutzt wird.

⚖️ 29. Rechtliche Dokumente

Im Footer unter „Datenschutz“, „EULA“ und „Impressum“ erreichbar. Für Kunden mit eigener Domain: Impressum-Daten unter Einstellungen → Firma anpassen.

™ 30. Marken & Haftungsausschluss

Alle in dieser Software oder Dokumentation genannten Produktnamen sind Marken der jeweiligen Inhaber. DATEV® ist eine eingetragene Marke der DATEV eG – Tempio Suite ist kein zertifiziertes DATEV-Produkt. Windows® und OneDrive® sind Marken der Microsoft Corporation.

📊 31. Installationsvarianten im Detail

31.5 DNS-Erreichbarkeit des Lizenzservers prüfen (Linux-Server)

Symptom: Die Update-Kachel unter System-Werkzeuge → Software-Updates zeigt zeitweise „kein Hotfix“ bzw. „Update-Status nicht prüfbar“, obwohl der Lizenzserver erreichbar ist. Beim nächsten Neuladen stimmt die Anzeige wieder.

Ursache: Die Suite fragt bei jedem Aufruf der Kachel den Lizenzserver über seinen Domainnamen ab. Löst der Server diesen Namen bevorzugt über IPv6 auf und ist die IPv6-Anbindung zeitweise instabil, kann die Namensauflösung (DNS) sporadisch hängen – bis in einen Zeitüberschreitungsfehler. Fällt die Auflösung in dieses Fenster, wertet die Suite den Lizenzserver als „nicht erreichbar“. Der Anwendungscode ist daran nicht beteiligt, und auch die Firewall ist nicht die Ursache (ausgehender Verkehr ist üblicherweise erlaubt).

Diagnose – mehrfach ausführen und auf schwankende oder hängende Werte achten (LIZENZ-DOMAIN durch die tatsächliche Lizenzserver-Domain ersetzen):

for i in $(seq 1 10); do
  resolvectl flush-caches
  curl -sS -o /dev/null --max-time 8 \
    -w "dns=%{time_namelookup}s total=%{time_total}s\n" \
    "https://LIZENZ-DOMAIN/api/v1/version?produkt=suite&version=1.0.0"
  sleep 1
done

• Alle Werte durchweg unter ~0,1 s → DNS ist gesund, keine Maßnahme nötig.
• Einzelne Ausreißer über 1 s oder „Resolving timed out“ → DNS-Problem, unten beheben.

Behebung (Server-Einstellung, kein Anwendungscode): feste, schnelle DNS-Resolver mit IPv4-Vorrang eintragen. IPv6 bleibt als Ausfallsicherung erhalten, wird aber nicht mehr zuerst versucht.

1. Aktuelle Konfiguration sichern (Rückweg):

   sudo cp -a /etc/systemd/resolved.conf /etc/systemd/resolved.conf.bak_dns

2. In /etc/systemd/resolved.conf unter der Sektion [Resolve] eintragen:

   [Resolve]
   DNS=<IPv4-Resolver-1> <IPv4-Resolver-2> 1.1.1.1 8.8.8.8
   FallbackDNS=<optionale IPv6-Resolver>

   Die <IPv4-Resolver> sind die IPv4-DNS-Server des Hosters (oft schon in resolvectl status unter „DNS Servers“ sichtbar). 1.1.1.1 (Cloudflare) und 8.8.8.8 (Google) dienen als allgemeine Ausfallsicherung. Sind keine hosterspezifischen Resolver bekannt, genügen 1.1.1.1 8.8.8.8.
3. Dienst neu laden (unterbricht die Anwendung nicht):

   sudo systemctl restart systemd-resolved

4. Kontrolle – „Current DNS Server“ muss jetzt eine IPv4-Adresse zeigen:

   resolvectl status | grep -E 'Current DNS|DNS Servers'

   Anschließend die Diagnose-Schleife erneut laufen lassen; die Werte sollten stabil und schnell sein.

Rückweg – falls nach der Änderung Probleme auftreten:

sudo cp -a /etc/systemd/resolved.conf.bak_dns /etc/systemd/resolved.conf
sudo systemctl restart systemd-resolved

31.6 Zeitzone des Servers einstellen (nur Linux-Hosting)

Warum: Tempio zeigt Uhrzeiten (Stempeluhr, Kiosk, Backups, Dienstpläne) in der lokalen Zeit des Servers an. Frisch aufgesetzte Linux-Server laufen standardmäßig in der Weltzeit UTC und liegen dadurch im Sommer 2 Stunden, im Winter 1 Stunde hinter der deutschen Uhrzeit. Deshalb muss die Zeitzone einmalig auf Europe/Berlin gestellt werden.

Schritt 1 – Aktuelle Zeitzone prüfen. Steht in der Zeile Time zone: bereits Europe/Berlin, ist nichts zu tun. Steht dort Etc/UTC oder eine andere Zone, mit Schritt 2 fortfahren.

timedatectl

Schritt 2 – Zeitzone auf Deutschland stellen:

sudo timedatectl set-timezone Europe/Berlin

Schritt 3 – Ergebnis kontrollieren. Die Ausgabe muss nun zeigen:

timedatectl

      Local time: ...  (stimmt mit der echten Uhrzeit überein)
       Time zone: Europe/Berlin (CEST, +0200)   ← im Sommer
                  Europe/Berlin (CET,  +0100)   ← im Winter

Die Umstellung zwischen Sommer- und Winterzeit erfolgt danach automatisch – kein weiterer Eingriff nötig.

Schritt 4 – Tempio-Dienst neu starten. Damit die laufende Anwendung die neue Zeitzone übernimmt, den Dienst einmal neu starten. Dienstnamen an die Installation anpassen (z. B. tempio-demo, bei Kunden ggf. tempio oder tempio-<kunde>). Der Status muss anschließend active (running) anzeigen:

sudo systemctl restart tempio-demo
sudo systemctl status tempio-demo --no-pager

Schritt 5 – Sichtprüfung. In der Oberfläche kontrollieren, dass Uhrzeiten korrekt sind: ein Test-Backup anlegen und Kiosk/Stempeluhr öffnen – die angezeigte Uhrzeit muss der tatsächlichen lokalen Zeit entsprechen.

🖥 32. Hardware-Empfehlungen

Die folgenden Spezifikationen sind unverbindliche Empfehlungen für einen reibungslosen Betrieb. Tempio Suite läuft auch auf schwächerer Hardware, je nach Mitarbeiterzahl.

✉️ 34. Nachrichten & Rundnachrichten

Mit dem Nachrichtenmodul verschickst du Rundnachrichten (Broadcasts) an dein Team – z. B. Dienstanweisungen, Terminänderungen oder Informationen, für die du einen Lesenachweis brauchst. Die Zustellung läuft über denselben Weg wie die übrigen Benachrichtigungen (interner Posteingang, Push, E-Mail), zusätzlich wird pro Empfänger festgehalten, wer gelesen und wer bestätigt hat.

34.1 Eine Rundnachricht senden

1. Menü → Nachrichten → Senden.
2. Zielgruppe wählen: Alle, ein Standort, eine Abteilung oder einzelne Personen (Mehrfachauswahl möglich).
3. Betreff und Nachricht eingeben.
4. Priorität festlegen: Info (blau), Wichtig (gelb) oder Kritisch (rot).
5. Bei Bedarf „Lesebestätigung erforderlich“ anhaken.
6. Vor dem Senden zeigt die Empfänger-Vorschau, wie viele Personen zustellbar sind.

34.2 Wer darf an wen senden?

Das steuerst du über die Rechte (Kapitel 4). Es gibt vier Sende-Rechte – an alle, an den eigenen Standort, an die eigene Abteilung oder an Einzelpersonen. Wer nur Standort- bzw. Abteilungsrecht hat, kann ausschließlich den eigenen Standort bzw. die eigene Abteilung adressieren; das gilt auch technisch und lässt sich nicht umgehen.

34.3 Lesestand nachverfolgen (Empfänger-Matrix)

Unter Nachrichten → Gesendet siehst du zu jeder Rundnachricht, wie viele Empfänger sie zugestellt bekommen, gelesen und bestätigt haben. Die Detailansicht listet jede Person einzeln (mit Zeitpunkten und den genutzten Kanälen); noch ausstehende Empfänger stehen oben. Der Nachweis ist ein Schnappschuss vom Sende-Zeitpunkt – ein späterer Standort- oder Abteilungswechsel verändert ihn nicht rückwirkend. Als Administrator siehst du alle Broadcasts, andere Absender nur ihre eigenen.

34.4 Systemereignisse mit Nachweis

Neben von Hand verfassten Rundnachrichten kann Tempio auch Systemereignisse als nachweispflichtige Nachricht zustellen – etwa „Neue Schicht“, „Urlaub entschieden“, eine erreichte Minijob-Grenze oder Hinweise an die Führung. Ob dabei eine Lesebestätigung verlangt wird, lässt sich je Ereignistyp einstellen.

Für einen funktionierenden E-Mail-Versand und die klickbaren Bestätigungs-Links muss die SMTP-Konfiguration (Kapitel 28) und die öffentliche Adresse deiner Installation (extern_domain) gesetzt sein.

34.5 1:1-Chat

Neben den Rundnachrichten gibt es einen direkten 1:1-Chat zwischen zwei Personen – gedacht für kurze Rückfragen, nicht für Nachweise. Er ist bewusst schlicht: reiner Text (bis 4.000 Zeichen je Nachricht), eine „Gelesen“-Anzeige und eine Push-Benachrichtigung an den Empfänger. Es gibt keine Lesebestätigung und – anders als bei Rundnachrichten – keine E-Mail; der Chat ist ein flüchtiger Draht, kein dienstlicher Nachweis. Die Gesprächsübersicht öffnet sich über den Chat-Bereich; aus einer erhaltenen Rundnachricht führt ein „Antworten“-Knopf direkt in den Chat mit dem Absender.

34.5.1 Wer darf chatten

Der Chat steht standardmäßig jedem aktiven Benutzer offen – er hängt nicht an einem Rollen-Recht, sondern an einem eigenen Schalter je Mitarbeiter. Ein Gespräch mit sich selbst oder mit dem technischen System-Absender ist ausgeschlossen. Möchtest du einer Person den Chat entziehen, schaltest du das in der Zugang-Verwaltung (dieselbe Stelle wie Kiosk-, Web-Stempel- und Verfügbarkeits-Zugang) über den Schalter Chat-Zugang ab. Wirkung: Die Person taucht in keiner Auswahlliste mehr auf und kann weder schreiben noch angeschrieben werden; ihre Rundnachrichten-Funktionen bleiben unberührt.

34.5.2 Aufbewahrung & Löschung

Chat-Nachrichten werden nach einer einstellbaren Frist automatisch gelöscht (Einstellung chat_aufbewahrung_tage). Ein nächtlicher Aufräumlauf entfernt ältere Nachrichten; die Verlaufsseite weist auf die geltende Frist hin. Steht die Frist auf 0, wird nie automatisch gelöscht (und es erscheint kein Hinweis). Diese eine Einstellung steuert Anzeige und tatsächliche Löschung gemeinsam – beides kann nicht auseinanderlaufen.

🎁 35. Vergütungs-Vorlagen (wiederkehrende Sonderzahlungen)

Für regelmäßig wiederkehrende Zusatzzahlungen – etwa vermögenswirksame Leistungen (VWL), Firmenwagen-Beträge oder feste Zulagen – gibt es zentrale Vorlagen. So legst du eine solche Zahlung einmal als Vorlage an und weist sie dann einzelnen Mitarbeitern zu, statt sie jeden Monat neu zu erfassen.

35.1 Vorlagen verwalten

Unter Einstellungen → Vergütungs-Vorlagen legst du Vorlagen an. Eine Vorlage trägt nur die Definition: eine Bezeichnung, eine frei wählbare Kategorie (VWL, Firmenwagen, Zulage … – neue Kategorien lassen sich direkt im Dropdown ergänzen) und einen Turnus (monatlich, quartalsweise oder jährlich). Betrag und Laufzeit gehören nicht in die Vorlage, sondern an die Zuweisung.

35.2 Einem Mitarbeiter zuweisen

Die konkrete Zuweisung (mit Betrag und Gültigkeit von/bis) erfolgt in der Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters. In der Vorlagen-Übersicht siehst du zu jeder Vorlage, welche Mitarbeiter aktuell daran hängen und wie viele Zuweisungen aktiv sind.

35.3 Automatische Buchung

Ist die Automatik aktiv, bucht Tempio fällige Sonderzahlungen gemäß Turnus selbstständig – täglich ab der eingestellten Lauf-Stunde (Standard 03:00 Uhr). Der Turnus zählt ab dem Startmonat der Zuweisung: monatlich jeden Monat, quartalsweise alle 3, jährlich alle 12 Monate; der Endmonat ist inklusive. Gebucht wird immer nur der aktuelle Monat (kein Nachholen). Der Lauf ist doppelt idempotent – bereits gebuchte Beträge werden nie doppelt angelegt. Mit „Jetzt buchen“ löst du einen Lauf sofort aus, ohne auf die Uhrzeit zu warten.

Die Vorlagen-Funktionen setzen die Lohn-Rechte voraus: Ansehen erfordert Lohn lesen, Ändern/Buchen Lohn schreiben (Kapitel 4).

🧩 36. Rechte-Übersicht: Wer darf was

Dieses Kapitel ist die vollständige Nachschlage-Referenz zu allen Rechten der Suite. Das Konzept von Rollen und Rechten steht in Kapitel 4, die besonders sensiblen Personaldaten in Kapitel 5. Hier siehst du in einer Tabelle, welches Recht was erlaubt, wo es greift und welche der vier Standard-Rollen es serienmäßig besitzt. Eigene Rollen (Kapitel 4.2) stellst du frei aus genau diesen Rechten zusammen.

36.1 Sicht 1 – Recht für Recht

Admin = Administrator · HR = HR-Manager · SL = Schichtleitung · MA = Mitarbeiter. ✓ = Recht ist in dieser Standard-Rolle enthalten.

👥 37. Rechte-Übersicht: Sicht 2 – Rolle für Rolle

Dieselbe Information aus Blickrichtung der vier Standard-Rollen – nützlich, wenn du wissen willst, was eine bestimmte Rolle darf und wo ihre Grenzen liegen.

🛡️ Administrator

Alles. Vollzugriff auf sämtliche Funktionen und Einstellungen inklusive Backup, Audit-Log, Rollenverwaltung und aller sensiblen Personaldaten. Kann nicht ausgesperrt werden.

🧑‍💼 HR-Manager

Der Personal- und Lohn-Fokus: volle Personalverwaltung (lesen/schreiben, Dokumente, Qualifikationen), Abwesenheiten lesen/genehmigen und Urlaub verwalten, Zeiten lesen & Reports, komplette Lohnabrechnung inkl. DATEV-Export und Vergütungs-Vorlagen, alle drei sensiblen Datenrechte (Finanzen, Gesundheit, Vertrag), Handbuch-Pflege sowie Rundnachrichten an alle. Nicht enthalten: System-Einstellungen, Backup, Dienstplan bearbeiten, Zeiten schreiben. Hinweis: Das Audit-Log-Recht ist HR zwar zugeordnet, das Protokoll liegt aber innerhalb der Einstellungen und ist damit praktisch nur dem Administrator zugänglich (siehe Kasten unter 36.1).

👷 Schichtleitung

Der operative Standort-Fokus: Mitarbeiter lesen, Dienstplan vollständig (lesen/schreiben/Schichttausch/Sperren), Zeiten lesen & schreiben, Zeitreport, Abwesenheiten lesen & genehmigen, Checklisten sowie Rundnachrichten an Standort, Abteilung und Einzelpersonen. Bewusst nicht enthalten: Rundnachricht an alle, Lohn, sensible Personaldaten, Personal schreiben, System-Einstellungen.

🧑‍🍳 Mitarbeiter

Der Selbstbedienungs-Umfang: eigenen Dienstplan lesen und eigene Abwesenheiten beantragen. Alles Weitere (Stempeln, eigene Zeiten, Profil, Posteingang) läuft über die persönlichen Selbstbedienungs-Funktionen und braucht keine gesonderten Rechte. Den 1:1-Chat kann jeder Mitarbeiter nutzen (Kap. 34.5); gesteuert wird der Zugang über die Kiosk-Zugang-Verwaltung, nicht über ein Rollen-Recht.

⏰ 38. Bescheinigungen & Fristen

Die Suite überwacht ablaufende Nachweise und Fristen deiner Mitarbeiter und warnt rechtzeitig. Die Daten pflegst du in der Personalakte; eine betriebsübergreifende Übersicht findest du unter Menü → Mitarbeiter → Fristen (erfordert das Recht Mitarbeiter lesen).

38.1 Überwachte Fristen

• Infektionsschutz-Belehrung (§ 43 IfSG) – für Beschäftigte mit Lebensmittelkontakt. Erfasst werden Erstbelehrung (Gesundheitsamt) und letzte Folgebelehrung; die nächste Folgebelehrung wird automatisch 2 Jahre nach der letzten fällig.
• Aufenthaltstitel / Arbeitserlaubnis – Gültigkeit bei Beschäftigten aus Nicht-EU-Staaten (z. B. „Blaue Karte EU“).
• Schwerbehindertenausweis – Gültigkeit des Ausweises (Grad der Behinderung, Gleichstellung).
• Befristeter Vertrag – Ende der Befristung.
• Probezeitende – damit rechtzeitig über eine Übernahme entschieden werden kann.

Zusätzlich lassen sich Kündigung / Vertragsende (Kündigung am, Beschäftigungsende zum, Grund) in der Personalakte festhalten.

38.2 Ampel & Übersicht

Jede Frist erhält eine Farbe nach Restlaufzeit: abgelaufen, kritisch (≤ 30 Tage), bald fällig (≤ 60 Tage) oder ok. In der Fristen-Übersicht filterst du nach Zeitfenster (z. B. 30/60 Tage oder „alle“); abgelaufene Fristen werden immer angezeigt.

🧾 39. Entgeltdokumente (digitale Lohnabrechnung)

Mit diesem Modul stellst du deinen Mitarbeitern ihre Entgeltabrechnungen zusätzlich digital bereit. Du lädst das Sammel-PDF vom Steuerbüro hoch, Tempio zerlegt es in die einzelnen Belege, ordnet sie den Mitarbeitern zu und legt sie verschlüsselt ab. Nach deiner Freigabe kann der Mitarbeiter seinen eigenen Beleg im Self-Service herunterladen – sofern er das digital möchte.

39.1 Voraussetzungen & Rechte

• Das Feature muss eingeschaltet sein: Einstellungen → Schalter Entgelt aktiv (ab Werk an). Ist es aus, verschwinden Menüpunkt und alle Entgelt-Seiten.
• Rechte: Ansehen erfordert Lohn lesen, Hochladen/Zuordnen/Freigeben Lohn schreiben (Kapitel 4/36). Es gibt bewusst kein eigenes „Entgelt“-Recht – alles hängt an den beiden Lohnrechten.
• Für die verschlüsselte Ablage muss das Wiederherstellungs-Kennwort gesetzt sein (Kapitel 24.4). Es schützt Backups und Entgeltdokumente mit demselben Schlüssel.
• Für den Mitarbeiter-Download muss die Personalnummer des Steuerbüros (StB-Personalnummer) am Mitarbeiter gepflegt sein – sie ist der Zuordnungsschlüssel (siehe 39.4).

39.2 Der Ablauf im Überblick

Vom Sammel-PDF bis zum Mitarbeiter-Download sind es fünf Schritte:

39.3 Schritt 1 – Hochladen & Vorschau

Über die Betriebsleiste → Entgelt (Chip „Entgelt“) und dort Hochladen lädst du das Sammel-PDF hoch (bei passwortgeschützten PDFs das Kennwort mit angeben). Tempio zerlegt es inhaltsbasiert in Einzelbelege und zeigt eine Vorschau mit Blockgrenzen (Seite X–Y je Beleg), kleinen Thumbnails und der erkannten Dokumentart. In diesem Schritt wird noch nichts gespeichert – es ist eine reine Ansicht.

Erkennt Tempio eine mehrseitige Abrechnung fälschlich als zwei getrennte Belege, kannst du die betroffenen Einheiten in der Vorschau zu einem Beleg zusammenfassen („Zusammenfassen“). Das ist der Regelfall bei mehrseitigen Entgeltabrechnungen und sollte vor dem Import passieren, damit ein Beleg vollständig bleibt.

39.4 Schritt 2 & 3 – Importieren und automatische Zuordnung

Beim Import werden die Einzelbelege gespeichert und Tempio versucht, jeden Beleg automatisch dem richtigen Mitarbeiter zuzuordnen. Die Zuordnung läuft als Kaskade – die erste greifende Stufe gewinnt:

Die Ampel zeigt die Verlässlichkeit: grün = gesichert (Zuordnung über die eindeutige StB-Nummer bzw. von Hand bestätigt), gelb = prüfen (Alias-Treffer – bewusst nie grün, weil auf einem gelernten Namen beruhend). Rot gibt es nicht: Eine nicht gelungene Zuordnung bleibt schlicht offen.

Die Handzuordnung offener oder gelber Fälle erfolgt direkt in der Vorschau nach dem Hochladen (nicht in der späteren Dokumente-Übersicht): Du weist dort jeden noch nicht sicher zugeordneten Beleg der richtigen Person zu. Dabei kann Tempio die Zuordnung als Alias lernen, damit derselbe Fall künftig automatisch erkannt wird (siehe 39.7).

39.5 Schritt 4 – Freigeben

Erst mit der Freigabe wird ein Beleg für den Mitarbeiter sichtbar. Bis dahin ist er nur intern vorhanden. Du gibst einzeln frei oder nutzt die Sammelfreigabe für eine ganze Lieferung. Nur grün oder von Hand zugeordnete Belege sollten freigegeben werden. Bei der Freigabe wird der Mitarbeiter benachrichtigt („Entgeltdokument freigegeben“) – die Nachricht ist ein reiner Hinweis ohne Abrechnungsdaten und ohne Lesebestätigung (das würde dem Papierweg widersprechen).

Der Bereich Entgelt → Dokumente zeigt alle Belege mit Status (offen, freigegeben, verworfen), gefiltert nach Lieferung. Verworfene Belege werden nicht gelöscht – ihre Seitenspanne bleibt erhalten, damit die Vollständigkeitsprüfung des Sammel-PDFs stimmt.

Konnte für einen Beleg kein Abrechnungszeitraum automatisch gelesen werden (er steht nur bei der Entgeltabrechnung eindeutig im Text), kannst du ihn hier nachtragen (Monat/Jahr). Der Zeitraum bestimmt Bezeichnung, Sortierung und Dateinamen des Belegs – für Bestandsbelege ohne erkannten Zeitraum ist das Nachtragen die richtige Korrektur.

39.6 Einzelupload

Neben dem Sammel-PDF kannst du unter Entgelt → Einzelupload ein einzelnes Dokument gezielt einem Mitarbeiter und einer Dokumentart zuweisen – praktisch für Nachzügler oder Sonderbelege (z. B. einen Jahressteuerauszug).

39.7 Alias-Verwaltung

Unter Entgelt → Aliase siehst du die gelernten Zuordnungen (gelesene Kennung → Mitarbeiter). Ein Alias, der einmal falsch gelernt wurde, lässt sich hier löschen (mit Protokolleintrag). Aliase enthalten nie Gehaltsdaten – nur die Kennung und das Ziel; sie sind eine reine Lernhilfe für die automatische Zuordnung.

39.8 Beanstandungen bearbeiten

Findet ein Mitarbeiter einen Beleg, der nicht stimmt, kann er ihn beanstanden (siehe Mitarbeiter-Handbuch). Du bekommst dann eine Nachricht und bearbeitest den Fall unter Entgelt → Beanstandungen. Wichtig: Der Mitarbeiter hat den Beleg dabei nur aus seiner eigenen Ansicht ausgeblendet und einen Antrag gestellt – der Beleg selbst, seine verschlüsselte Datei und deine Vollansicht bleiben unverändert. Entschieden wird ausschließlich von der Lohnstelle. Drei Wege stehen zur Verfügung:

• Neu zuordnen – der Beleg gehörte zur falschen Person. Du weist ihn dem richtigen Mitarbeiter zu; andere offene Anträge zu diesem Beleg werden automatisch als gegenstandslos geschlossen. Der neue Mitarbeiter erfährt von seinem Beleg erst mit dessen Freigabe.
• Als überholt kennzeichnen – der Beleg ist inhaltlich falsch/veraltet. Er wird als überholt markiert (bleibt als Nachweis erhalten, wird nicht gelöscht).
• Löschen – der eigentliche Weg, einen Beleg endgültig zu entfernen (eigener, bewusst getrennter Vorgang).

Nach der Entscheidung wird der meldende Mitarbeiter benachrichtigt („Beanstandung bearbeitet“) – ebenfalls ohne Abrechnungsdaten. Die Grundauswahl, die der Mitarbeiter beim Melden trifft, ist eine feste Liste: Gehört nicht zu mir / falscher Mitarbeiter, Inhaltlich falsch / überholt oder Doppelt.

39.9 Zustellweg & Zustellübersicht

Jeder Mitarbeiter wählt selbst, ob er die Abrechnung nur auf Papier oder auf Papier und zusätzlich digital erhalten möchte (Standard: nur Papier). Diese Wahl trifft er in seiner Personalakte (Tab „Lohnzettel“); ändert er sie, wird die Lohnstelle informiert. Die Option „nur digital, ohne Papier“ existiert nicht.

Unter Entgelt → Zustellübersicht siehst du auf einen Blick, wer welchen Zustellweg gewählt hat – damit die Lohnstelle weiß, für wen weiterhin gedruckt werden muss. Ein digitaler Download ist nur möglich, wenn der Mitarbeiter Papier und digital gewählt hat; die Prüfung erfolgt zum Zeitpunkt des Abrufs.

39.10 Sicherheit, Verschlüsselung & Nachvollziehbarkeit

• Verschlüsselte Ablage: Freigegebene Belege liegen ausschließlich verschlüsselt (mit dem Wiederherstellungs-Kennwort abgeleiteter Schlüssel). Beim Download wird nur ein Klartext-Strom im Speicher erzeugt – nie eine unverschlüsselte Datei auf der Platte. Fehlt der Schlüssel (z. B. nach Hardwarewechsel ohne „Kennwort wiederherstellen“), ist kein Download möglich, bis das Kennwort wiederhergestellt ist (Kapitel 24.4).
• Strenger Zugriffsschutz: Der Mitarbeiter erreicht ausschließlich seinen eigenen, freigegebenen Beleg. Über geratene Belegnummern kommt niemand an fremde Dokumente.
• Audit-Log: Uploads, Zuordnungen, Freigaben, Alias-Änderungen, Zustellweg-Wechsel und Beanstandungs-Entscheidungen werden protokolliert.
• Keine Gehaltsdaten in Nachrichten: Sämtliche Benachrichtigungen (Freigabe, Zustellweg, Beanstandung) enthalten nur Hinweise, nie Abrechnungsinhalte.

🛠️ 40. Weitere Verwaltung & Einrichtung

Dieses Kapitel fasst Verwaltungsfunktionen zusammen, die im Alltag und bei der Inbetriebnahme wichtig sind.

40.1 Firmendaten & Logo

Unter Einstellungen hinterlegst du die Firmenstammdaten (Name, Anschrift, Telefon, E-Mail, verantwortliche Person) und lädst ein Firmenlogo hoch. Diese Angaben speisen den Kopf von PDF-Ausgaben, das Impressum sowie den Absender von E-Mails – sie gehören zu den ersten Einrichtungsschritten.

40.2 Benutzerkonten verwalten

In den Einstellungen verwaltest du die Benutzerkonten. Neben dem Anlegen (Kapitel 3.3) gehören dazu die häufigsten Support-Fälle:

• Passwort zurücksetzen – wenn ein Mitarbeiter sein Passwort vergessen hat (Gegenstück zum Hinweis „Passwort vergessen“ im Mitarbeiter-Handbuch).
• Konto reaktivieren – ein deaktiviertes Konto wieder freischalten.
• Konto einem Mitarbeiter zuordnen – ein Benutzerkonto mit der richtigen Personalakte verknüpfen.

40.3 Mitarbeiter per CSV importieren & exportieren

Für die Erstbefüllung bei der Inbetriebnahme kannst du Mitarbeiter per CSV-Datei importieren, statt jeden von Hand anzulegen. Lade dir zunächst die CSV-Vorlage herunter, fülle sie aus und importiere sie; Tempio zeigt vor dem endgültigen Übernehmen eine Bestätigungsansicht. Umgekehrt lässt sich der Bestand als CSV exportieren.

40.4 Massenaktionen in der Mitarbeiterliste

In der Mitarbeiterliste kannst du mehrere Mitarbeiter markieren und eine Aktion gesammelt auf alle anwenden – praktisch bei größeren Änderungen, die sonst Datensatz für Datensatz nötig wären.

40.5 Anteiliger Urlaubsanspruch

Optional lässt sich der anteilige Urlaubsanspruch für unter- jährige Ein- und Austritte aktivieren (Einstellung urlaub_anteilig_aktiv, ab Werk ausgeschaltet). Ist er aktiv, wird der Jahresanspruch bei Eintritt/Austritt im laufenden Jahr anteilig berechnet; für die Übernahme des berechneten Werts gibt es einen Bestätigungsschritt.

40.6 Terminal-API für externe Stempelgeräte

Neben dem Kiosk-Terminal (Kapitel 21) gibt es eine Programmier- Schnittstelle (API), über die externe Stempelgeräte Zeitbuchungen melden können. Die Schnittstelle ist nicht per Login geschützt, sondern über einen API-Schlüssel (Einstellung terminal_api_key).

40.7 Mitarbeiterfoto

Zu einem Mitarbeiter kann ein Foto hinterlegt werden, das in der Personalakte und in Übersichten angezeigt wird.

🧑‍🍳 41. Gäste / Aushilfen im Dienstplan

Manchmal arbeiten betriebsfremde Aushilfen mit, die kein eigenes Mitarbeiterkonto brauchen (z. B. Springer, Leiharbeit, kurzfristige Helfer). Für sie gibt es Gäste: rein informative Einträge im Dienstplan, damit sichtbar ist, wer wann eingeplant ist – ohne dabei den normalen Mitarbeiterbestand zu berühren.

41.1 Gäste verwalten

Die Gäste-Verwaltung erreichst du über die Gäste-Übersicht (aus dem Dienstplan heraus). Ein Gast hat nur wenige Angaben:

• Name (Pflicht) – wie er im Plan erscheint.
• Abteilung – in welcher Abteilungszeile er im Plan auftaucht.
• Farbe – zur schnellen optischen Unterscheidung.
• Notiz – kurze interne Bemerkung (bis 200 Zeichen).
• Aktiv – nur aktive Gäste werden im Dienstplan angeboten.

Wird ein Gast gelöscht, verschwinden auch seine Einsätze. Wer ihn nur vorübergehend nicht braucht, setzt ihn besser auf inaktiv.

41.2 Einsätze im Dienstplan setzen

Im Dienstplan trägst du für einen Gast pro Tag einen Einsatz ein – mit optionaler Beginn-/Endzeit und einer kurzen Notiz. Diese Einträge sind reine Anzeige; sie fließen in keine Stunden- oder Lohnberechnung ein.

41.3 Wer darf Gäste einplanen

Das Anlegen, Bearbeiten und Einplanen von Gästen erfordert das Recht Dienstplan schreiben (Kapitel 36) – also dieselbe Berechtigung, die auch zum Bearbeiten des normalen Dienstplans nötig ist. Der Administrator kann es immer.

🚪 42. Austritt & Offboarding-Checkliste

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, hilft die Austritts-Checkliste, nichts zu vergessen – von der Kartenrückgabe bis zur letzten Abrechnung. Sie ergänzt das reine Archivieren (Kapitel 3.6) um einen strukturierten Austrittsprozess.

42.1 Checklisten-Vorlage pflegen

Unter Einstellungen → Austritts-Checkliste legst du die Vorlage an: eine Liste von Punkten, die beim Austritt zu erledigen sind. Jeder Punkt hat einen Titel (Pflicht), optional eine Beschreibung und eine Kategorie; die Reihenfolge kannst du über die Sortierung steuern und Punkte aktiv/inaktiv schalten. Das Pflegen der Vorlage erfordert das Recht Einstellungen.

42.2 Austritt in der Personalakte

In der Personalakte gibt es den Tab „🚪 Austritt“ (sichtbar nur mit Personalakte-Schreibrecht bzw. für den Administrator). Dort hinterlegst du das Austrittsdatum (Pflichtfeld für die Abrechnung des letzten Monats, auch rückwirkend möglich) und den Austrittsgrund. Auf dem Tab arbeitest du die Checklisten-Punkte ab:

• Abhaken – jeder erledigte Punkt wird mit Zeitpunkt und bearbeitender Person festgehalten.
• Notiz – zu jedem Punkt lässt sich eine Bemerkung speichern.
• Freitext-Punkt – zusätzliche, individuell für diesen Austritt nötige Punkte ergänzen.

42.3 Automatische Austritts-Hinweise

Der Austritt-Tab zeigt zusätzlich informative Hinweise, die Tempio aus den vorhandenen Daten zusammenstellt – als Erinnerung, nicht als verbindliche Werte:

• Überstunden-Saldo zum Austrittsmonat – Abgeltung/Ausgleich mit dem Lohnbüro klären.
• Resturlaub laut Urlaubskonto – Abgeltung prüfen (läuft über den Steuerberater).
• Letzter Lohnexport – damit der Austrittsmonat noch abgerechnet wird.
• Noch aktive Zugänge – Kiosk-PIN, RFID-Karte oder aktives Login nach Austritt deaktivieren/entfernen.
• Offene Bescheinigungen/Fristen – vor dem Austritt prüfen (Kapitel 38).

Das Abhaken erfordert Administrator-Rechte oder das Recht Mitarbeiter schreiben. Alle Aktionen werden im Audit-Log protokolliert.

🖨️ 45. Bon-Druck am Kiosk-Terminal

Am Kiosk-Terminal (Kapitel 21) kann nach dem Stempeln ein Tages-Bon gedruckt werden. Es gibt zwei Wege, die sich ergänzen:

• Browser-Druck – funktioniert immer, sobald der Bon-Druck aktiviert ist; nutzt den Standarddrucker des Kiosk-PCs über den Browser-Druckdialog.
• Netzwerk-Bondrucker (ESC/POS) – ein IP-Bondrucker druckt direkt, ohne Browserdialog. Dafür trägst du in den Einstellungen die Drucker-IP und den Port (Standard 9100) ein und aktivierst den Drucker.

Steuernde Einstellungen: drucker_aktiv (schaltet den Bon-Button frei), drucker_ip und drucker_port. Ist kein Netzwerkdrucker hinterlegt, bleibt der Browser-Druck als Weg bestehen.

📑 47. Auftragsverarbeitung (AVV) & Schlichtung

Für den datenschutzkonformen Betrieb stellt Tempio die einschlägigen Rechtstexte bereit. Sie ergänzen die Dokumente aus Kapitel 29.

47.1 AV-Vertrag (Auftragsverarbeitung)

Wird Tempio gehostet betrieben, verarbeitet der Hersteller in deinem Auftrag personenbezogene Daten – dafür ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO nötig. Den AVV-Text findest du im Rechtsbereich der Anwendung; er benennt Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die betroffenen Datenkategorien sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen.

47.2 Schlichtung

In den Firmen-/Rechtsangaben lässt sich eine Angabe zur Verbraucherschlichtung hinterlegen (Bereitschaft/keine Bereitschaft zur Teilnahme an einem Schlichtungsverfahren), die dann in den rechtlichen Hinweisen erscheint.

🏢 48. Betriebsmodus: gehostet oder selbst gehostet

Tempio unterscheidet, ob deine Installation von uns gehostet oder selbst betrieben wird. Der Betriebsmodus wirkt an mehreren Stellen und ist bewusst serverseitig festgelegt:

• Backup-Ziele – im Hosting-Betrieb ist NAS/Netzlaufwerk gesperrt und der lokale Pfad fest vorgegeben (Kapitel 24.5); selbst gehostet stehen alle Ziele offen.
• Rechtstexte – der AVV (47.1) ist vor allem im Hosting-Betrieb relevant.
• Serverstandort/DSGVO – die Formulierungen zum Serverstandort richten sich nach dem Modus.

Den aktuellen Modus siehst du in den Einstellungen bzw. auf der Diagnose-Seite. Eine Umstellung erfolgt im Zuge einer (Um-)Installation, nicht im laufenden Alltag.