Mitarbeiter-Handbuch

⏱ 1. Arbeitszeit erfassen (Stempeln)

Es gibt drei Wege, deine Arbeitszeit zu erfassen. Welche für dich freigeschaltet sind, hängt von den Einstellungen deines Betriebs ab. Im Zweifel hilft dir die Verwaltung weiter.

1.1 Am Kiosk-Terminal (Tablet/Bildschirm im Betrieb)

Der häufigste Weg. So stempelst du dich ein:

1. Gehe zum Kiosk-Terminal (meist am Eingang oder im Personalraum).
2. Mit RFID-Karte: Halte deine Karte oder deinen Chip an das Lesegerät. Es erscheint sofort „Hallo, [dein Name]!“ – fertig.
3. Mit PIN: Tippe deine Personalnummer ein und bestätige mit ✓, dann deine 4–8-stellige PIN. Es erscheint die Begrüßung.

Zum Ausstempeln wiederholst du denselben Vorgang. Es erscheint „Tschüss, [dein Name]!“ mit deiner heutigen Arbeitszeit – und auf Wunsch kannst du einen Tagesbon ausdrucken.

1.2 Pause stempeln

Wenn du eine Pause machst, ohne ganz auszustempeln, tippe am Kiosk vor dem Scannen/PIN auf Pause und halte dann deine Karte an bzw. gib deine PIN ein. Tempio startet die Pause. Beim nächsten Pause-Stempeln wird sie wieder beendet. So wird deine Pausenzeit korrekt von der Arbeitszeit abgezogen.

1.3 Über die Web-App / am Handy

Wenn dein Betrieb das Web-Stempeln für dich freigeschaltet hat, kannst du dich auch direkt in der App ein- und ausstempeln:

1. Tippe unten in der Leiste auf Stempeln (das Uhr-Symbol).
2. Wähle bei Bedarf deinen Namen aus und tippe auf Kommen bzw. Gehen.

Erscheint der Hinweis „Web-App nicht freigeschaltet“, ist für dich nur das Kiosk-Terminal vorgesehen. Das legt deine Verwaltung fest.

1.4 Vergessen ein- oder auszustempeln?

Kein Problem – das passiert. Du hast zwei Möglichkeiten: Entweder du sagst deiner Verwaltung bzw. Schichtleitung Bescheid, oder du stellst selbst einen Zeitkorrektur-Antrag (siehe Kapitel 3). Vergessene Abmeldungen werden dir ggf. auch automatisch zur Korrektur angezeigt.

📊 2. Meine Arbeitszeiten einsehen

Auf deinem Dashboard (Startseite) siehst du auf einen Blick:

• Stunden diesen Monat: Deine eigenen geleisteten Stunden im laufenden Monat.
• Letzte 7 Tage: Eine kleine Grafik deiner Arbeitszeit der letzten Woche.
• Heutige Schicht: Falls für dich eine Schicht eingeplant ist.

Eine ausführliche Auflistung aller einzelnen Buchungen findest du im Bereich Zeiterfassung – dort siehst du jeden Tag mit Kommen-/Gehen-Zeiten und der Tagessumme. So kannst du selbst leicht prüfen, ob alles stimmt.

🕐 3. Zeitkorrektur beantragen

Ist eine deiner erfassten Zeiten falsch – z. B. weil du das Ausstempeln vergessen hast oder eine Zeit nicht stimmt – kannst du selbst eine Korrektur beantragen. Deine Verwaltung prüft den Antrag und bestätigt ihn.

3.1 So stellst du einen Antrag

1. Gehe in den Bereich Zeiterfassung bzw. Meine Zeiten.
2. Suche den Tag, der nicht stimmt, und tippe auf Korrektur beantragen.
3. Trage die richtige Kommen- und Gehen-Zeit ein.
4. Schreibe eine kurze Begründung (z. B. „Ausstempeln vergessen, bin um 17:00 gegangen“).
5. Auf Antrag senden tippen.

Dein Antrag geht zur Genehmigung an die Verwaltung. Sobald er bearbeitet ist, wirst du benachrichtigt, und deine Zeiten werden entsprechend angepasst.

☕ 4. Pausenkorrektur beantragen

Manchmal stimmt nicht die Kommen- oder Gehen-Zeit, sondern nur die Pause. Zum Beispiel, wenn du vergessen hast, dich aus der Pause zurückzumelden, und das System dadurch eine zu lange (oder zu kurze) Pause gerechnet hat. Dafür gibt es die Pausenkorrektur.

4.1 So beantragst du eine Pausenkorrektur

1. Gehe zu dem betreffenden Tag in Meine Zeiten.
2. Tippe auf Korrektur beantragen.
3. Trage im Feld Pause (Minuten) die tatsächliche Pausendauer ein (z. B. „20″ für 20 Minuten).
4. Schreibe eine kurze Begründung (z. B. „nur 20 Minuten Pause gemacht, Rückmeldung vergessen“).
5. Antrag senden.

Deine Verwaltung prüft den Antrag. Wird er genehmigt, wird genau die von dir angegebene Pausenzeit übernommen und deine Tagesstunden werden neu berechnet.

🌴 5. Urlaub & Abwesenheiten

5.1 Urlaub beantragen

1. Menü → Abwesenheiten.
2. Auf + Neuer Antrag tippen.
3. Von– und Bis-Datum wählen.
4. Art wählen (Urlaub, Sonderurlaub, …) und optional eine Bemerkung eintragen.
5. Bei einem halben Tag kannst du zusätzlich ein Zeitfenster (von–bis Uhrzeit) angeben.
6. Auf Antrag senden tippen.

Dein Antrag geht zur Genehmigung an die Verwaltung. Du wirst über die Entscheidung benachrichtigt. Manchmal schlägt die Verwaltung einen leicht geänderten Zeitraum vor – diesen Gegenvorschlag kannst du annehmen oder ablehnen.

5.2 Resturlaub & Übersicht

In der Urlaubsübersicht siehst du deinen Jahresanspruch, bereits genommene Tage und deinen Resturlaub. Ein Kalender zeigt deine geplanten Abwesenheiten.

5.3 Status verstehen

Offen – wartet auf Genehmigung  •  Genehmigt – bestätigt  •  Abgelehnt – nicht bewilligt (meist mit Begründung).

📅 6. Mein Dienstplan

Unter Menü → Dienstplan siehst du, wann du eingeplant bist. Du kannst zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansicht wechseln. Deine eigenen Schichten sind hervorgehoben.

Auf dem Dashboard werden dir außerdem deine nächsten Schichten der kommenden Tage angezeigt, damit du nichts verpasst.

🟢 7. Meine Verfügbarkeit angeben

Wenn deine Verwaltung das Verfügbarkeits-Modul für dich freigeschaltet hat, erscheint im Menü der Punkt Verfügbarkeit. Dort hinterlegst du, wann du arbeiten kannst – das hilft bei der Dienstplanung. Besonders praktisch für Minijob und Teilzeit.

7.1 Die drei Stufen

• 🟢 Verfügbar – du kannst arbeiten.
• 🟡 Nur notfalls – nur wenn es gar nicht anders geht.
• 🔴 Nicht verfügbar – du kannst nicht.

Zu jeder Angabe kannst du ein Zeitfenster (von–bis) angeben, z. B. „🟢 verfügbar nur 10–14 Uhr“. Ohne Zeitfenster gilt die Angabe ganztägig.

7.2 Grundmuster (wiederkehrend)

Im Grundmuster legst du fest, wie du normalerweise pro Wochentag verfügbar bist (z. B. „montags und mittwochs 🟢, freitags 🔴“). Das gilt dann jede Woche, bis du es änderst.

7.3 Ausnahmen für einzelne Tage

Brauchst du an einem bestimmten Datum etwas anderes als dein Grundmuster, trägst du eine Ausnahme ein: Tippe im Kalender auf den Tag und wähle deine Stufe. Die Ausnahme überschreibt für diesen Tag das Grundmuster.

7.4 Wechselnde Wochen (A/B/C)

Wenn du in einem mehrwöchigen Rhythmus arbeitest (z. B. eine Woche so, die nächste anders), kann deine Verwaltung dir einen Wochen-Rhythmus einrichten. Dann siehst du oben mehrere Wochen-Tabs – „Woche A“, „Woche B“ (und ggf. weitere). Pflege in jedem Tab dein Grundmuster für die jeweilige Woche; Tempio verwendet dann automatisch die richtige Woche je Kalenderwoche.

🔄 8. Schicht tauschen

Du kannst nicht? Dann frag eine Kollegin oder einen Kollegen, ob ihr tauscht:

1. Im Dienstplan deine Schicht antippen.
2. Tausch anfragen wählen und die gewünschte Person auswählen.
3. Die andere Person erhält die Anfrage und kann zustimmen oder ablehnen.
4. Je nach Einstellung muss die Verwaltung den Tausch noch bestätigen.

Den Status deiner Tauschanfragen siehst du jederzeit im Dienstplan-Bereich.

✅ 9. Checklisten abarbeiten

Checklisten sind Aufgabenlisten für deine Schicht (z. B. „Öffnen Küche“, „Schließen Service“). Du kannst sie auf dem Handy und – falls dort freigeschaltet – am Kiosk-Terminal abhaken. Welche Liste du siehst, hängt von deiner Schicht ab.

9.1 Auf dem Handy

1. Menü → Meine Checklisten.
2. Du siehst die Listen, die zu deiner heutigen Schicht passen.
3. Tippe auf das Kästchen, um einen Punkt als erledigt zu markieren. Dein Name und die Uhrzeit werden dabei gespeichert, damit nachvollziehbar ist, wer was erledigt hat.

Sind sehr viele Punkte auf einer Liste, kannst du oben zwischen „Nur offene“ und „Alle zeigen“ umschalten, und die Liste zeigt dir den Fortschritt (z. B. „7/24 erledigt“). Erledigte Punkte rutschen nach unten.

9.2 Am Kiosk-Terminal

Ist am Terminal eine Checkliste aktiv, erscheint dort die Kachel „Checkliste“ (mit Anzeige der offenen Punkte). Tippe sie an, wähle aus, wer abhakt, und hake die Punkte ab. Der Stand ist mit dem Handy verknüpft.

9.3 Geteilter Stand

Handy und Kiosk teilen sich denselben Stand für dieselbe Schicht. Hakt jemand am Handy einen Punkt ab, ist er nach dem Aktualisieren auch am Terminal abgehakt – und umgekehrt. So entstehen keine doppelten Listen.

🧽 10. Reinigungsaufgaben abhaken

Reinigungsaufgaben sind wiederkehrende Aufgaben mit einem festen Rhythmus (z. B. „Abfluss Theke reinigen – alle 7 Tage“). Anders als Checklisten gehören sie nicht zu einer bestimmten Schicht, sondern werden regelmäßig fällig. Falls dein Betrieb dies nutzt und für dich freigeschaltet hat, findest du sie auf dem Handy unter „Meine Reinigung“ oder als Kachel am Kiosk-Terminal.

10.1 Den Status erkennen

Jede Aufgabe hat eine farbige Markierung, damit du sofort siehst, was ansteht:

• 🟢 Erledigt – momentan nichts zu tun.
• 🟡 Bald fällig – darf schon erledigt werden.
• 🔵 Heute fällig – heute dran.
• 🔴 Überfällig – sollte dringend erledigt werden.

10.2 Aufgabe erledigen

1. Öffne „Meine Reinigung“ (Handy) oder die Reinigungs-Kachel am Kiosk.
2. Erledige die Aufgabe und tippe dann auf den Haken (✓).
3. Die Aufgabe wird als erledigt verbucht – mit deinem Namen und der Uhrzeit. Der nächste Fälligkeitstermin wird automatisch neu gesetzt.

⏳ 11. Überstunden & Stundenkonto

Falls dein Betrieb ein Stundenkonto führt, siehst du auf dem Dashboard deinen aktuellen Saldo (Plus- oder Minusstunden) für den laufenden Monat. Das Konto vergleicht deine Soll-Stunden (was du arbeiten solltest) mit deinen Ist-Stunden (was du tatsächlich gearbeitet hast).

Ein positiver Saldo bedeutet Mehrarbeit, ein negativer Saldo bedeutet Minusstunden. Bei Fragen zur Verrechnung wende dich an die Verwaltung.

🖥 12. Das Kiosk-Terminal im Detail

Das Kiosk-Terminal ist der feste Bildschirm im Betrieb zum Stempeln. Es ist bewusst einfach gehalten:

• RFID: Karte/Chip anhalten – der schnellste Weg.
• PIN: Personalnummer + ✓, dann PIN eintippen, falls du keine Karte hast.
• Pause: Vor dem Stempeln auf „Pause“ tippen, um eine Pause zu starten/beenden.
• Anwesenheitsliste: Das Terminal zeigt an, wer gerade eingestempelt ist.
• Checkliste: Ist eine Checkliste aktiv, erscheint die Kachel „Checkliste“ (siehe Kapitel 9).
• Reinigung: Sind Reinigungsaufgaben freigegeben, erscheint auch dafür eine Kachel (siehe Kapitel 10).
• Tagesbon: Beim Abmelden kannst du auf „Tagesbon drucken“ tippen – dann kommt ein kleiner Beleg mit deiner heutigen Arbeitszeit aus dem Drucker.

Nach jeder Stempelung springt das Terminal von selbst zurück, sodass die nächste Person sofort stempeln kann.

📱 13. Tempio auf dem Smartphone

Du kannst Tempio wie eine echte App auf deinem Handy installieren – ganz ohne App-Store. So geht’s:

13.1 App installieren (iPhone)

1. Öffne Tempio in Safari.
2. Tippe unten auf das Teilen-Symbol (Quadrat mit Pfeil nach oben).
3. Wähle „Zum Home-Bildschirm“.
4. Bestätige mit Hinzufügen – fertig, das Tempio-Symbol liegt jetzt auf dem Home-Bildschirm.

13.2 App installieren (Android)

1. Öffne Tempio in Chrome.
2. Tippe oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü.
3. Wähle „App installieren“ bzw. „Zum Startbildschirm hinzufügen“.

13.3 Push-Benachrichtigungen aktivieren

So verpasst du keine wichtigen Infos (z. B. genehmigter Urlaub, Schichtänderung):

1. Öffne die installierte App (nicht den normalen Browser-Tab).
2. Tippe oben rechts auf 🔔 Push bzw. gehe zu Menü → Profil.
3. Tippe auf Benachrichtigungen aktivieren und erlaube die Anfrage deines Handys.

👤 14. Mein Profil & Passwort

14.1 Passwort ändern

Tippe oben rechts auf das Schloss-Symbol 🔐. Gib dein altes und zweimal dein neues Passwort ein und speichere. Wähle ein sicheres Passwort, das du nirgends sonst nutzt.

14.2 Zwei-Faktor-Anmeldung (2FA)

Für mehr Sicherheit kannst du eine Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten (Code aus einer Authenticator-App zusätzlich zum Passwort). Du findest die Einrichtung in deinen Sicherheitseinstellungen. Bewahre die Backup-Codes gut auf – damit kommst du auch ohne Handy wieder rein.

14.3 Passwort vergessen

Auf der Anmeldeseite auf „Passwort vergessen“ tippen. Du erhältst (falls E-Mail hinterlegt) einen Link zum Zurücksetzen. Andernfalls hilft dir die Verwaltung.

❓ 15. Häufige Fragen & Hilfe

Ich kann mich nicht einstempeln.

Prüfe, ob du die richtige Personalnummer und PIN nutzt. Am Kiosk: Karte ruhig und flach anhalten. Klappt es weiterhin nicht, wende dich an deine Verwaltung – möglicherweise ist dein Zugang noch nicht freigeschaltet.

Meine Zeit oder Pause stimmt nicht.

Kein Problem: Du kannst selbst eine Zeitkorrektur (Kapitel 3) oder Pausenkorrektur (Kapitel 4) beantragen. Die Verwaltung prüft und bestätigt sie.

Ich sehe keine Verfügbarkeit / Checklisten / Reinigung im Menü.

Diese Funktionen werden von der Verwaltung freigeschaltet. Die Verfügbarkeit muss pro Mitarbeiter aktiviert werden; Checklisten und Reinigungsaufgaben erscheinen nur, wenn welche für dich hinterlegt und fürs Handy freigegeben sind.

„Web-App nicht freigeschaltet“ – was tun?

Dein Betrieb hat für dich nur das Kiosk-Terminal vorgesehen. Das ist eine Einstellung, die die Verwaltung ändern kann.

An wen wende ich mich bei Problemen?

Bei allen Fragen rund um deine Daten, Zeiten und Anträge ist deine Verwaltung bzw. Schichtleitung die richtige Anlaufstelle.

✉️ 16. Nachrichten & Posteingang

Deine Verwaltung oder Schichtleitung kann dir Nachrichten schicken – zum Beispiel Infos, wichtige Hinweise oder Anweisungen. Diese landen in deinem Posteingang und – je nach deinen Einstellungen – zusätzlich als Push auf dem Handy oder als E-Mail.

16.1 Nachrichten lesen

1. Öffne im Menü den Punkt Nachrichten (am Handy über das ☰-Symbol). Ungelesene Nachrichten sind hervorgehoben.
2. Tippe eine Nachricht an, um sie vollständig zu lesen. Sie gilt damit als gelesen.
3. Eine Farbe zeigt dir die Wichtigkeit: blau = Info, gelb = Wichtig, rot = Kritisch.

16.2 Eine Lesebestätigung geben

Manche Nachrichten sind mit dem Hinweis „Lesebestätigung erforderlich“ versehen. Dann findest du in der geöffneten Nachricht einen Knopf „Nachricht öffnen und bestätigen“ bzw. „Gelesen & verstanden“. Tippe ihn an – deine Bestätigung wird mit Zeitpunkt gespeichert.

Das ist kein Grund zur Sorge: Die Bestätigung dient nur als Nachweis, dass die Information bei dir angekommen ist. Kommt der Bestätigungsknopf per E-Mail, führt er dich direkt zur passenden Nachricht in Tempio.

16.3 Direkt chatten (1:1)

Neben den Rundnachrichten kannst du mit einzelnen Kolleginnen und Kollegen direkt chatten – gut für kurze Rückfragen. Öffne den Chat und wähle eine Person aus, oder tippe in einer erhaltenen Nachricht auf „Antworten“, um dem Absender zu schreiben. Du schreibst einfach Text; dein Gegenüber bekommt einen Hinweis (Push) und sieht, sobald du eine Nachricht gelesen hast.

🧾 17. Meine Lohnabrechnung digital abrufen

Wenn dein Betrieb das anbietet, kannst du deine Entgeltabrechnung zusätzlich digital in Tempio abrufen. Du findest deine Abrechnungen in deiner Personalakte im Tab „Lohnzettel“.

17.1 Zustellweg wählen

Du entscheidest selbst, ob du zusätzlich digital abrufen möchtest. Im Tab „Lohnzettel“ wählst du zwischen:

• Nur Papier – du bekommst deine Abrechnung ausschließlich auf Papier (Standard).
• Papier und digital – zusätzlich kannst du sie in Tempio herunterladen.

Deine Wahl kannst du jederzeit ändern; deine Lohnbuchhaltung wird darüber informiert (ohne dass dabei Beträge oder Abrechnungsinhalte mitgeschickt werden).

17.2 Eine Abrechnung herunterladen

1. Öffne deine Personalakte → Tab „Lohnzettel“.
2. Wähle das gewünschte Dokument. Du hast zwei Möglichkeiten: 👁 Ansehen öffnet die Abrechnung direkt im Browser, ⬇ Herunterladen speichert sie als PDF-Datei.
3. Du siehst nur deine eigenen, von der Lohnstelle freigegebenen Dokumente.

Steht ein neues Dokument bereit, bekommst du in der Regel einen Hinweis. Voraussetzung für den Download ist, dass du „Papier und digital“ gewählt hast.

17.3 Stimmt etwas nicht? – Beanstanden

Wenn eine Abrechnung nicht zu dir gehört oder inhaltlich falsch erscheint, kannst du sie beanstanden. Dabei passiert Folgendes:

• Das Dokument verschwindet aus deiner Ansicht (es wird nicht gelöscht).
• Deine Lohnbuchhaltung bekommt automatisch einen Hinweis, dass sie nachsehen soll.
• Du wählst kurz den Grund: Gehört nicht zu mir, Inhaltlich falsch / überholt oder Doppelt.

Du selbst löscht oder änderst nichts – das entscheidet die Lohnstelle. Sobald sie den Fall bearbeitet hat, bekommst du eine Rückmeldung. Ein zu Unrecht ausgeblendetes Dokument kannst du auch wieder einblenden.